Протокол по результатам проведения переговоров по размещению заказа
Документирование переговоров
Должностные обязанности секретаря-референта достаточно разнообразны, и не последнее место среди них занимает участие в переговорах, которые ведет организация. В настоящей статье мы рассмотрим ряд моментов, направленных на обеспечение данного процесса.
Зачем это нужно?
Переговоры – это сложный процесс, в ходе которого участники (стороны), имеющие общие и/или противоречивые интересы, в процессе очной либо заочной дискуссии пытаются достигнуть взаимовыгодного результата.
И общие, и противоречивые интересы обеспечивают причину и основу переговоров. В первом случае стороны стремятся достигнуть соглашения о синхронизации и согласованности своих действий с целью возникновения эффекта синергии[1].
Во втором – стремятся снизить потери от противодействия своим действиям путем выработки взаимоприемлемого компромисса.
В рамках хозяйственной деятельности практически во всех переговорах компания решает обе задачи. Иллюстрацией этого может служить классическое, хотя далеко не всегда отвечающее истине, утверждение «каждый стремится купить товар лучшего качества по наименьшей цене и продать товар худшего качества по максимально высокой цене».Существует множество бизнес-школ, проводящих обучение эффективным методикам подготовки и ведения переговоров. Однако нам этот процесс интересен не столько с позиции достижения положительного результата, сколько с утилитарной точки зрения.
Если оставить за скобками основные задачи переговорного процесса, то процедура оформления преследует несколько базовых целей. Первая – создание системы обеспечения единообразного подхода к ведению переговоров в компании.
Это комплексный процесс, включающий в себя как формирование преддоговорных целей и возможность определения собственных ошибок в ходе ведения переговоров, так и создание архива, позволяющего установить, когда, с кем, о чем проводились переговоры.
Вторая – формирование пула документов, позволяющих эффективно оформлять первичные бухгалтерские документы («списывать») на представительские расходы. Третья – формирование документарной базы, позволяющей обосновывать наличие экономической цели и реальной экономической операции для целей налогообложения.
Наличие документов, фиксирующих факт и ход переговоров, в случае необходимости может послужить доказательством того, что организация не заключала сделки с фирмой-однодневкой, а в некоторых случаях – и облегчить процесс расследования «кидков»[2] со стороны недобросовестных контрагентов.
Первый этап: подготовка
Переговоры – это не только «переговаривание» за круглым столом. Это комплексный процесс, и прежде чем руководители лично сядут за тот самый легендарный стол и возьмут в руки перьевые ручки, их подчиненным предстоит много работы. Мы опустим поиск и выбор контрагентов со всей сопутствующей им работой, поскольку этим, как правило, занимаются профильные специалисты.
На этапе подготовки необходимо определить для компании граничные условия: максимум (чего необходимо достигнуть) и минимум (после которого ведение переговоров теряет смысл). Это тем более важно, если переговоры проводятся не первыми лицами компании, а подчиненными, объем полномочий которых заведомо ограничен.
С психологической точки зрения (и это отмечают практически все бизнес-тренеры) выходить на переговоры нужно, имея несколько «пряников» в рамках второстепенных условий, не являющихся ключевыми для вас, но, возможно, являющихся таковыми для вашего контрагента. Эти условия могут быть не всегда логичными, но, возможно, именно они «исторически» сложились в компании и их изменение вызывает какие-либо организационные трудности для менеджера, ведущего переговоры.Представим, что предварительная работа проведена. Отделом снабжения выбраны две-три компании, базовые параметры сделок известны и обсуждены сторонами. Осталось несколько основных вопросов. Условно выберем три параметра сделки, требующих внимания и обсуждения сторон, – цену, срок поставки и качество.
В ряде случаев переговоры требуют жесткого установления повестки дня и регламента, которые обсуждают до встречи или непосредственно на ее первом этапе. Поскольку традиционно ведение переговоров предполагается равным составом делегаций, есть смысл оговорить количество участников.
На основе вышесказанного можно сформировать перечень необходимых документов, в который войдут:
- приказ об организации поиска контрагентов с установлением граничных условий (Пример 1);
- докладная записка исполнителя с предварительными данными по возможным контрагентам (Пример 2);
- распоряжение с определением параметров переговоров с каждым из контрагентов и повестки ведения переговоров (Пример 3);
- письмо-предложение контрагенту для проведения встречи (Пример 4).
Пример 1
Приказ об организации поиска поставщика
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»
(ООО «Вектор-Север»)
ПРИКАЗ
01.04.2013 № 45
Пос. Деревянка
Об организации поиска поставщика ГСМ
В целях повышения эффективности работы организации при закупке ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Отделу снабжения под руководством начальника отдела Сиволапова М.В. в срок до 15 апреля 2013 г. провести исследование ГСМ с целью выявления потенциальных поставщиков.
2. Определить следующие требования к организациям-поставщикам:
– наличие технической возможности поставки ГСМ в места присутствия организации;
– присутствие на рынке ГСМ в регионе не менее двух лет.
3. Определить параметры сделки:
– стоимость ГСМ с учетом транспортировки не более определенного размера (Приложение № 1 к приказу);
– возможность поставки ГСМ в соответствии с графиком потребностей организации (Приложение № 2 к приказу);
– соответствие качества ГСМ действующим ГОСТам;
– порядок оплаты: с максимально возможной отсрочкой платежа или платежом по факту.
Генеральный директор Сторожейко С.С. Сторожейко
С приказом ознакомлен:
Сиволапов М.В. Сиволапов 01.04.2013
Пример 2
Докладная записка
| ООО «Вектор-Север»Отдел снабжения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от Сиволапова М.В.О поставщике ГСМ | Генеральному директоруСторожейко С.С. |
В соответствии с приказом от 01 апреля 2013 г. № 45 отделом снабжения проведено исследование рынка ГСМ. Установлено, что установленным критериям соответствуют следующие компании:
1. Общество с ограниченной ответственностью «Топливная компания “Северо-Запад”» (ул. Ключевая, д. 18, оф. 208, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185000).
2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис» (ул. Боровая, д. 12, стр. 1а, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185013).
3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания» (ул. Чапаева, д. 5, стр. 42, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185007).
Предложения и возможности поставки указанными компаниями необходимого нам объема ГСМ изучены. В результате определен ряд вопросов, требующих более детальной проработки.
1. ООО «Топливная компания “Северо-Запад”»:
– есть возможность получения скидки за объем поставки, и исходя из условий платежа размеры скидки определяются в индивидуальном порядке;
– в отношении графика поставки предложение контрагента значительно отличается от наших запросов. Заключение договора с данной организацией потребует наличия дополнительных емкостей для хранения на территории организации.
Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией с учетом значительно меньшей стоимости ГСМ, чем у конкурентов. Прошу поставить соответствующую задачу финансовому управлению.
2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис»:
– обсуждение дополнительных гарантий поставки (компания действует на рынке 2,5 года);
– обсуждение порядка оплаты. Возможно получение отсрочки до 30 дней.
3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания»:
– стоимость товара определяется исходя из условий платежа, возможно получение дополнительной скидки при наличии дополнительных гарантий оплаты;
– график поставки. Предложение контрагента отличается от наших запросов. Предложенный нами график готовы обсуждать при условии, что мы возьмем на себя дополнительные издержки по доставке товара.Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией. По ряду позиций рост стоимости товара от предельной величины составит от 5 до 10 % при высокой гарантии поставки в срок.
Начальник отдела снабжения Сиволапов М.В. Сиволапов
Пример 3
Распоряжение об организации переговоров
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»
(ООО «Вектор-Север»)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Источник: //www.profiz.ru/sr/4_2013/dokum_peregov/
Пример протокола переговоров
Терентьев Богдан
Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.
В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании.
Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся. Краткая и полная разновидности В одной и той же организации могут проводиться разные совещания.
Внимание Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол.
В целом можно выделить 2 разновидности документа:
- Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы.
В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада).
Обычная форма образца протокола совещания состоит из:
- Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
- Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
- Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
- Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф.
И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий). - В конце подписи ставит секретарь и руководитель.
Образцы протоколов совещаний. как составить протокол совещания: образец
Образцы по теме: Коммерческие организации, Протокол, Юридическое лицо ПРОТОКОЛ результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве Место проведения переговоров: г. Время проведения переговоров: начало » » г., окончание » » г. Дата подписания настоящего протокола » » г. При проведении переговоров ПРИСУТСТВОВАЛИ: 1.
Со стороны (наименование организации) Следующие представители: 2. Со стороны (наименование организации) Результаты проведения переговоров: Подписывают настоящий протокол и указывают следующее: 1.
Стороныпришлик выводу, что их финансовыеикоммерческие возможности дают им основание установить долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество по следующим направлениям деятельности: .
2.
Также в ходе переговоров достигнуты следующие результаты: .
Протокол результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве
Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам. Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица.
На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз.
Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов. Оформление Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ.
В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.
Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы.
Так же оформляется слово «секретарь». Например, Председатель — Матвеев В.И.
Секретарь — Иванова СБ. Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.
Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
ПРОТОКОЛ результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве Место проведения переговоров: г. Время проведения переговоров: начало » » г., окончание » » г. Дата подписания настоящего протокола » » г. При проведении переговоров ПРИСУТСТВОВАЛИ: 1. Со стороны (наименование организации) Следующие представители: 2.
Со стороны (наименование организации) Результаты проведения переговоров: Подписывают настоящий протокол и указывают следующее: 1. Стороныпришлик выводу, что их финансовыеикоммерческие возможности дают им основание установить долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество по следующим направлениям деятельности: . 2.
Также, в ходе переговоров достигнуты следующие результаты: .
Что должно быть зафиксировано Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение. Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр.
Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.
Образец протокола переговоров
Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
- Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
- Решения, которые были приняты в результате совещания.
- Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
- Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.
- Бланк и образец 2021 В наиболее простом случае бланк выглядит так. А в качестве образца можно выбрать такую форму: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.
Источник: //alishavalenko.ru/primer-protokola-peregovorov/
