Журнал регистрации исходящих документов

Журнала регистрации исходящих документов: порядок ведения

В статье рассмотрен порядок ведения журнала регистрации исходящих документов. В законодательстве нет нормативно утвержденной формы данного акта. В связи с этим для удобства приведено несколько образцов журнала регистрации исходящих документов.

Форма журнала регистрации исходящих документов

В законодательстве отсутствует нормативно утвержденный журнал регистрации исходящих документов. В связи с этим организации вправе утвердить локальным актом свою форму.

Для ориентира можно использовать ведомственные акты. Эти подзаконные акты устанавливают рекомендуемый образец журнала регистрации исходящих. Таким актом является, например, Приказ ФМС России от 08.11.2010 N 400 “По делопроизводству в системе ФМС России”.

В каждой фирме свой журнал. Однако, как правило, в нем всегда есть такие графы:

• дата документа – день, когда акт был утвержден и на нем поставил подпись руководитель организации или иное уполномоченное лицо;
• наименование акта. Указывается название акта. Например, договор, претензия, письмо и т.д;
• его номер;
• адресат документа. Здесь необходимо указать, кому направляется акт;
• краткое содержание акта. Данная графа является факультативной. В ней кратко описывается основная мысль документа. Это удобно для поиска акта;
• исполнитель. В этой графе фиксируется сотрудник, которому передан акт на исполнение.

В конце статьи приводится журнал регистрации исходящих документов, образец которого можно скачать и использовать в практической деятельности.

Процесс регистрации акта в журнале представляет собой проставление номера и даты регистрации на оригинале документа. Это можно сделать только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.

Посмотрите видео по теме:

Виды журналов исходящих документов

Как правило, в организации различные виды исходящих актов регистрируются в разных журналах. Это особенно актуально для крупных фирм. Ведь им ежедневно приходится отправлять большое количество актов.

Отдельно можно завести журнал для кадровых бумаг, отправляемых почтой. В конце статьи вы сможете скачать журнал регистрации исходящих документов образец заполнения исходящей корреспонденции.

Данные акты целесообразно выделять в отдельную категорию, поскольку они хранятся в кадровой службе. Эти бумаги играют важную роль в доказательстве того, что работодатель не нарушал права своих работников.

А исходящие договоры и претензии лучше регистрировать в другом журнале. Актов такого рода в коммерческой фирме обычно очень много. Поэтому чтобы они не путались с кадровыми документами лучше регистрировать их отдельно.

Журнал регистрации хозяйственных документов может служить доказательством в суде по гражданско-правовым спорам. Например, можно будет доказать, что контрагенту отправлялся корректировочный счет.

Однако есть определенные группы документов, которые не регистрируются ни в одном журнале. К ним относятся:

• Поздравления.
• Приглашения на мероприятия.
• Прайс-листы.
• Материалы с рекламным содержанием.
• Коммерческие предложения.

Исключения составляют эти акты, если они содержат сопроводительную записку. В этом случае они подлежат регистрации по общим правилам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Как правило, данный журнал ведет секретарь фирмы или делопроизводитель. Важно, чтобы все бумаги регистрировались своевременно. В связи с этим целесообразно, чтобы в фирме был свободный человек, ответственный за ведение журнала.

В не зависимости от должности данного сотрудника, его обязанность по регистрации исходящих актов должна быть прописана в его должностной инструкции. В противном случае есть риск, что лицо откажется выполнять эту функцию. Или потребует за это дополнительную оплату как за совмещение.

Также регистрация документов именно уполномоченным лицом важна для хозяйственной деятельности компании. Если официальные бумаги принял не уполномоченный на то сотрудник, иногда суды признают, что эти документы организация не получала.

Требование к форме и содержанию журнала регистрации исходящих документов

Во избежание риска привлечения к ответственности желательно, чтобы в организации был единый утвержденный журнал регистрации исходящих документов с образцом заполнения. Данный документ должны применять все структурные подразделения организации.

Разработку формы данного акта можно поручить кадровой или юридической службе. А утверждается он, как правило, приказом руководителя фирмы.

Сам журнал может иметь любую форму. Это может быть, как обычная тетрадь, так и специальный типографский документ. Как правило, его страницы прошиваются и пронумеровываются.

Нумерация в журнала текже может различаться. Обычно исходящим актам присваивают цифровые и (или) буквенные номера. Если документов не много, то можно применять сквозную нумерацию.

Часто номера связаны с годом или даже месяцем. Например, исходящий номер 23/2021 или 123/02/2021. Это позволяет идентифицировать номер с конкретной датой получения акта.

Иногда в зависимости от типа документа могут присваиваться различные номера. Например, претензии контрагента присваивается буквенное значение П. А судебной повестке буквенное обозначение С.

Можно предусмотреть разные обозначения в зависимости от отдела, которому адресован акт. Например, если исходящая корреспонденция предусмотрена для кадровой службы можно в конце номера прописать буквенный код К. А если договорному отделу – Д.

Стоит помнить, что логичная нумерация позволяет быстро найти нужный документ.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Лучше вести такой документ в фомате Word и Excel. При этом распечатывать файл с заполненной формой и заверять его нет необходимости.

Хранить такой журнал можно на специальном электронном носителе. Однако делать бумажную копию целесообразно для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения.

В конце статьи журнал регистрации исходящих документов образец электронного формата можно скачать и использовать на практике.

Исправление ошибок в журнале регистрации исходящих документов образец заполнения

Никто не застрахован от ошибок и опечаток. Однако уже зарегистрированные акты не подлежат исправлению и переписке. В связи с этим при наличии ошибки нужно придерживаться следующего алгоритма:

• В журнале регистрации исходящих документов в графе примечании сделать запись об аннулирвоании акта,
• На самой бумаге также сделать нужно пометку о том, что он зарегистрирован ошибочным образом.

После истечения срока хранения (или если такой срок не установлен при ненужности акта) уничтожить бумагу в соответствии с установленными правилами.

Также в практической деятельности может возникнуть ситуация, когда одна бумага зарегистрирована в журнале (или разных журналах) дважды. Это может случиться как по невнимательности сотрудника, так и из-за направления бумаги дважды.

При двойной регистрации необходимо сделать соответствующую пометку с указанием номера исходного документа. Это существенно облегчит поиск нужного акта.

Таким образом, журнал регистрации играет важную роль для организаций. С помощью него можно доказать, что акты действительно отправлялись данной фирмой.

Учитывая, что нормативно утвержденная форма отсутствует каждая организация вправе разработать и с использовать свою форму.

При принятии формы журнала регистрации исходящих документов необходимо руководствоваться спецификой деятельности конкретной фирмы.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: //www.pro-personal.ru/article/1088757-16-m8-shablon-jurnala-registratsii-ishodyashchih-dokumentov

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированныйперечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке.

Номенклатура дел предназначена дляорганизации группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации иучета дел, определения сроков их храненияи является основой для составленияописей дел постоянного и временного(свыше 10 лет)хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно)хранения.

Сроки хранения документов определяютсяПеречнем типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельностиорганизаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральнойархивной службы России 6 октября 2000 г.

В организациях составляются номенклатурыдел структурных подразделений и своднаяноменклатура дел организации.

Сводная номенклатура дел составляетсяслужбой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел в конце каждогогода уточняется и вводится в действиес 1 января следующего календарного года.В случае коренных изменений функций иструктуры организации сводная номенклатурадел составляется и согласовываетсязаново.

Названиями разделов номенклатуры делорганизации являются названия структурныхподразделений. В сводной номенклатуредел разделы располагаются в соответствиис утвержденной структурой организации.Периодические издания в номенклатурудел не включаются.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1– проставляется индекскаждого дела, включенного в номенклатуру.Индекс дела состоит из установленногов организации цифрового обозначенияструктурного подразделения и порядковогономера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскимицифрами,например:12-05, где 12 – обозначение структурногоподразделения, 05 – порядковый номерзаголовка дела по номенклатуре.

Первымразделом номенклатуры является«секретариат» («дирекция», «отдел ДОУ»,«общий отдел») ему присваивается индекс1, другие структурные подразделениярасполагаются по степени значимости.

При отсутствии структурных подразделенийв качестве разделов можно использоватьнаправления деятельности предприятияили должности руководителей и специалистов:1- генеральный директор, 2- заместительдиректора, 3- коммерческий директор.В номенклатуре дел рекомендуетсясохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разныхструктурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графе 2 – включаются заголовкидел (томов, частей).Заголовок деладолжен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документовдела. Не допускается употребление взаголовке дела неконкретных формулировок(разные материалы, общая переписка), также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов,располагаемых в следующей последовательности:название вида документа (переписка,приказы); название организации илиструктурного подразделения (автордокумента); название организации, которойбудут адресованы или от которой будутполучены документы (адресат иликорреспондент документа); краткоесодержание документов дела; названиеместности (территории), с которой связаносодержание документов дела; дата(период), к которой относятся документыдела.

В заголовках дел, содержащих документыпо одному вопросу, но не связанныхпоследовательностью исполнения, вкачестве вида дела употребляется термин«документы», а в конце заголовка вскобках указываются основные разновидностидокументов, которые должны бытьсгруппированы в дела (планы, отчеты,доклады), например: «Документыо проведении тематических выставок(планы, списки, доклады, характеристикиэкспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку,указывается, с кем и по какому вопросуона ведется. В заголовках дел содержащихпереписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указываетсяих общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями окомплектовании Архивного фонда РоссийскойФедерации научно-техническойдокументацией».

В заголовках дел,содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние неперечисляются, например:«Перепискаоб организации семинаров и совещанийпо вопросам документирования управленческойдеятельности».

В заголовках делауказывается конкретный корреспондент,если переписка ведется только с ним,например:«Перепискас ВНИИДАТ по вопросам научно-методической работы».

Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы(населенного пункта), ее (его) названиеуказывается в заголовке дела, например:«Переписка сфилиалами РГАНТД (г.Самара) об использованииархивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановуюили отчетную документацию, указываетсяпериод (квартал, год), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты), например: «Годовые отчетыЗАО «Большевский текстиль» о работеавтотранспорта».

Если дело состоит из нескольких томовили частей, то составляется общийзаголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома(части), уточняющие содержание заголовкадела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатурыдел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью. Вначале располагаютсязаголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительнуюдокументацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессеформирования и оформления дел.

Графе 3– заполняется по окончаниюкалендарного года.

В Графе 4- указываются срокхранения дела, номера статей по перечню,а при его отсутствии – по типовой илипримерной номенклатуре дел илисогласованный со службой ДОУ срокхранения.

В графе 5 – «Примечание»указываются названия перечней документов,использованных при определении сроковхранения дел, проставляются отметки озаведении дел, переходящих делах(например, переходящие с 2000 г), выделениидел к уничтожению, о лицах, ответственныхза формирование дел, передаче дел вдругую организацию для продолжения идр.

Если в течение года в организациивозникают новые документированныеучастки работы, непредусмотренныедела, они дополнительно вносятся вноменклатуру. Для вновь заводимых делв каждом разделе номенклатуры оставляютсярезервные номера.

По окончанию года в конце номенклатурыдел делается итоговая запись о количествезаведенных дел (томов).

Киноцентр«Темп» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ Генеральный директор кино центра

00.00.0000 № 00 подпись И.О.Фамилия

на 0000 год

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Зав.архивом подпись И.О.Фамилия

Итоговая записьо категориях и количестве дел, заводимыхв _______ году в организации (структурномподразделении)

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Зав.архивом подпись И.О.Фамилия

Источник: //StudFiles.net/preview/5333023/page:2/

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.

Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

• Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
• Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

• Вышестоящие инстанции.
• Нижестоящие организации.
• Предприятия-партнеры.
• Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств).

Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы.

Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы.

Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями.

Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот.

Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица.

Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

• Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
• Принтер.
• Сканер.
• Компьютерную электронную почту.
• Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

• Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
• Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
• Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

//www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

• Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
• Дата отправления.
• Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
• Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
• Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
• Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
• Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
• Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
• Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
• Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

1. Вышестоящие инстанции.
2. Нижестоящие организации.
3. Фирмы-партнеры.
4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

• Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
• Дата получения.
• Организация, направившая документ.
• Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
• Название документа.
• Количество экземпляров.
• Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия.

Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях).

В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя.

Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию.

На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов.

Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку.

Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции.

На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя.

Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале.

Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

• Упорядочивает документооборот.
• Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
• Рационализирует обмен информацией внутри производства.
• Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
• Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Источник: //fb.ru/article/400750/ishodyaschaya-korrespondentsiya-jurnalyi-registratsii-ucheta-obraztsyi-pravila-zapolneniya

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения

Любая, даже самая небольшая организация или индивидуальный предприниматель в процессе работы сталкивается с необходимостью отправки документов «во внешний мир».

Отправляются письма-запросы и коммерческие предложения, приходят запросы и письма из различных инстанций, на которые приходится отвечать.

И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет. Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе.

Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими.

Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.

Что это такое?

Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине. Они выпускаются разного формата и толщины, имеют разные названия граф. Можно в качестве такого журнала использовать обычную тетрадь или большой блокнот, разлиновав его соответствующим образом.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции позволяет отследить и легко найти всю отправленную корреспонденцию, убедиться, что требующиеся ответы отправлены своевременно, а при необходимости и подтвердить факт создания и отправки письма. При получении ответа легко и быстро можно найти исходящее письмо и восстановить в памяти предмет обсуждения.

Журнал поможет также убедиться в корректности адресата и назвать точную дату отправки корреспонденции.

В небольших организациях, не имеющих часто не только специализированной службы документооборота, но и секретаря, а также при работе индивидуального предпринимателя ведение журнала регистрации обычно ложится на самого руководителя (предпринимателя) или кого-то из сотрудников. При этом, если учет и регистрация документов возлагается на сотрудника, данную обязанность лучше закрепить приказом руководителя (предпринимателя).

Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео.

Срок хранения?

Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Как заполнить?

Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих документов искать не стоит, поскольку единых требований к заполнению не существует. Все правила ведения журнала регистрации диктуются логикой и удобством учета документов, а также некоторыми специфическими особенностями организации.

В первую очередь стоит сказать о тех исходящих документах, которые в регистрации не нуждаются. Такой список следует принять в любой организации, чтобы облегчить работу секретаря (или другого сотрудника, ответственного за регистрацию документов). Обычно не регистрируют следующие категории документов:

• рекламные проспекты и материалы, отправляемые в различные организации;
• поздравительные письма и открытки;
• пригласительные билеты на мероприятия;
• бухгалтерские документы.

Порядок работы с исходящими документами, которые необходимо зарегистрировать следующий. Сначала составляется проект документа. Если в организации несколько подразделений, то проекту может быть присвоен номер, включающий код подразделения, являющегося его создателем или инициатором.

После согласования документа с руководителем и внесения необходимых правок документ оформляется согласно правилам организации на фирменном бланке и подписывается руководителем.

Только после этого документу присваивается оригинальный регистрационный номер и документ заносится в журнал регистрации исходящих документов.

Следует упомянуть о том, что иногда в организациях заносят в журнал регистрации еще не подписанные руководителем документы на стадии проекта.

Однако такая практика не является оптимальной, потому что документ в итоге может быть не подписан совсем – и тогда в журнале останется запись о несуществующем документе.

Или документ может быть подписан через несколько дней (а то и недель) и внесен в журнал регистрации повторно, тогда в журнале образуется дубль записи. И то, и другое является неприятным, поскольку затрудняет впоследствии работу с документами.

Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):

• номер исходящего документа;
• дата;
• получатель (адресат);
• краткое содержание;
• исполнитель;
• примечание.

Из этих граф обязательными будут номер, дата и получатель. Краткое содержание иметь удобно, чтобы не было необходимости каждый раз поднимать подшивку документов в поисках одного письма.

Исполнителя указывают крупные организации, если же работает один предприниматель, то, естественно, данная графа будет лишней.

Не существует и единых правил нумерации документов. Каждая организация разрабатывает наиболее удобную форму, главное, чтобы нумерация была сплошной, без пропусков и дублей. Наиболее удобно вести учет просто порядковыми номерами. Иногда нумерацию начинают каждый год заново, при этом добавляя через дробь последние две цифры года (14/1, 14/2 и т.д.).

В графе «Получатель» пишут название организации и конкретное лицо, которому направлен документ. Если же это массовая рассылка, которая содержит несколько адресов, то делается запись «Согласно списку рассылки», а сам список рассылки прилагается к копии письма.

Как исправить ошибки?

Даже самый квалифицированный секретарь может допустить ошибку, например, пропустить несколько номеров при регистрации исходящих документов.

В таком случае не следует исправлять номера уже зарегистрированных документов.

Просто для внесения ясности в журнале, в том месте, где пропущены номера, делается соответствующая запись, которая скрепляется подписью ответственного сотрудника и печатью.

Если какой-то документ зарегистрирован по ошибке, например, секретарь поторопилась записать письмо, которое так и не было подписано руководителем. То в графе «Примечание» делают пометку об аннулировании записи, которую также заверяют подписью ответственного лица и печатью.

При возникновении двойной записи об одном и том же документе также в графе «Примечание» делают запись о повторной регистрации со ссылкой на регистрационный номер первой записи, чтобы облегчить поиск нужного документа.

Аккуратное ведение журнала регистрации исходящих документов – не просто прихоть руководителя. Это требование современного делопроизводства, которое призвано, в первую очередь, упорядочить работу с документами, и, в конечном итоге, облегчить поиск необходимой информации в условиях огромного информационного потока и массового документооборота, присущего современному бизнесу.

Источник: //propravoguru.ru/raznoe-5/dokumenty-2/zhurnaly/22534-zhurnal-registracii-ishodjashhih-dokumentov.html