Сопроводительное письмо к лицензионному договору

Содержание

Как пишется сопроводительное письмо к документам образец – Управление персоналом

Вверху документа, в самой шапке указывается:

Наименование компании.
Фамилия, имя, отчество получателя.

Далее ставится дата, номер и заголовок сопроводительного письма. Потом идет обращение к получателю. Каждое сопроводительное письмо начинается обычно с таких слов, как:

Представляем Вам.
Высылаем Вам.
Направляем Вам.

Здесь нужно обязательно указывать названия документов, которые отправляются, их дату, номер. Также нужно написать специальную пояснительную инструкцию для получателя (там поясняется, что он должен сделать с полученной документацией). В основной части в письме может еще быть просьба.

Сопроводительное письмо к документам

Внимание Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр. Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Как составить сопроводительное письмо к документам?

Важно Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма. В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма. Ниже следует обращение к получателю.

Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес.

Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый». Сопроводительное письмо к претензиям — нужно ли оно? Порой возникает ситуация, когда необходимо направить претензию стороне по договору, не исполняющей свои обязательства.

Обычно все требования, обоснования и приложения указываются непосредственно в претензии.

Казалось бы, для чего может понадобиться сопроводительное письмо? Дело в том, что претензия может стать не только официальным доказательством в суде, но и в некоторых случаях исполнительным документом.

В ней следует указывать юридически корректные и значимые вещи, а коммуникативной функции она не несёт.

Образец сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам по договорам При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора. В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей.

При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения. Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.

Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная «сопроводиловка» при правильном подходе! Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.

Как написать сопроводительное письмо к документам

Когда есть необходимость написать сопроводительное письмо к документам для нескольких адресатов, а приложение отправляется только одному из них, об этом тоже следует упомянуть в письме. Существует еще несколько правил, как написать сопроводительное письмо к документам.

Если письмо имеет приложения, на нем должна быть соответствующая отметка, а на каждом приложении сверху справа указывается, к какому сопроводительному письму оно относится. Подписывается письмо должностным лицом, которое имеет на это право.

Но чтобы его потом не беспокоили по поводу уточнений, следует также указать имя и контакты исполнителя. Также не рекомендуется указывать точный срок выполнения требований письма, если ваша организация не является вышестоящей контролирующей инстанцией.
В практике делового общения на рассмотрение таких документов обычно дается месяц.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Просьба обычно начинается с таких обычных фраз, как:

Просим передать.
Просим подтвердить получение.
Просим информировать.
Просим руководствоваться.
Просим возвратить.

Дальше, под основным текстом могут быть отметки о приложениях, присутствующих в документе. Они нужны для того, чтобы было легче в дальнейшем производить обработку почты, и была меньшая вероятность потерять отправленную документацию. В заключительной части сопроводительного письма содержатся:

Подпись отправителя.
Должность отправителя.
Фамилия, имя, отчество отправителя.

Оформляется сопроводительное письмо обычно на специальном фирменном бланке организации. Ниже расположен типовой бланк и образец сопроводительного письма к документам вариант которого можно скачать бесплатно.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

на фирменном бланке;
с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович! Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам образец

Кто подписывает сопроводительный документ? Для этого используется правило иерархии: обращаться к президенту компании лучше директору предприятия; документацию в банк может передать главный бухгалтер; «сопроводиловку» к информации в центр занятости может подписать и заместитель директора по управлению персоналом. Сопроводительное письмо может стать незаменимой визиткой, если оформить его правильно!

Источник: //tr777.ru/kak-pishetsya-soprovoditelnoe-pismo/

Образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к лицензионному договору

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2021 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

«высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
«представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
«направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

полное название документа;
количество экземпляров;
при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

дата принятия документа;
общее количество пересылаемых экземпляров;
количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: //2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Сопроводительное письмо к отчету МСП

Сопроводительное письмо к лицензионному договору

Ежегодно субъекты малого и среднего предпринимательства представляют в территориальный орган Росприроднадзора отчет МСП. В нем отражается информация о количестве образованных отходов в процессе деятельности предприятия и об их дальнейшем движении: использовании, обезвреживании и размещении.

Мы уже писали о том, как подготовить отчет МСП, а теперь рассмотрим, нужно ли сопроводительное письмо к отчету МСП, и как его правильно составить.

МСП: состав отчетности и сопроводительное письмо

Отчетность о движении отходов МСП подается один раз в год. Порядком представления такой отчетности (утв. приказом Минприроды и экологии от 16.02.2010 № 30) установлен срок сдачи – до 15 января следующего года, но территориальные органы Росприроднадзора в своих регионах могут установить и другие сроки.

В состав отчета МСП входят:

общие сведения об отчитывающейся организации или ИП (раздел 1),
сведения об организациях, которым передаются отходы (раздел 2),
показатели в тоннах, отражающие образование и движение отходов по видам (раздел 3),
приложения.

Какие документы нужны для отчета МСП в качестве приложения? Все, которые подтверждают передачу или прием отходов отчитывающимся субъектом:

копия лицензии на размещение и обезвреживание отходов I-IVкласса опасности отчитывающейся организации или ИП, если они принимают такие отходы,
копия такой же лицензии, принадлежащей другим организациям или ИП, если в отчетном году им передавались отходы отчитывающимся субъектом,
копии договоров на передачу, или прием отходов,
копии актов приема-передачи отходов, в том числе и на передачу лома и отходов черных и цветных металлов.

Определив, какие документы прикладываются к отчету МСП, сделав их копии и заверив подписью и печатью, нужно прошить весь комплект отчетности (отчет МСП вместе с копиями документов), а затем проставить номера всех прошитых страниц сквозной нумерацией.

Порядок представления не содержит указаний на то, чтобы прилагаемое к отчету МСП сопроводительное письмо сшивать с отчетностью.

При этом, заверенные подписью и печатью копии документов должны прилагаться как к бумажному варианту отчета, так и в виде файлов при передаче электронного отчета, подписанного ЭЦП, через портал приема отчетности Росприроднадзора.

Как составить сопроводительное письмо к отчету МСП

Отчет МСП составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, а также подается в электронном виде. При наличии ЭЦП, подписанный ею отчет можно не сдавать на бумаге.

Бумажный отчет подается на основании сопроводительного письма, которое не является пояснительной запиской к отчету МСП-отходы. Требования к его оформлению могут быть разработаны и утверждены на местном уровне.

Например, в Москве такие требования содержит Порядок приема и рассмотрения отчетности об отходах, утвержденный приказом Правительства Москвы от 23.12.2014 № 487.

В других регионах порядок составления сопроводительного письма, а также оформления подаваемой отчетности (к примеру, сшивать ли сопроводительное письмо с отчетом МСП) нужно уточнять в своих территориальных ведомствах.

Сопроводительное письмо к отчету МСП должно содержать следующие сведения:

полное наименование отчитывающегося лица, ИНН, ОГРН, все адреса, по которым осуществляется его деятельность, контактные данные (телефон, электронная почта);
кому направляется отчетность: по Москве – это Департамент природопользования г. Москвы, а в регионах адрес представления отчета МСП следует уточнить;
название направляемой отчетности и период, за который она сдается,
идентификационный номер, присвоенный на веб-портале Росприроднадзора; если такой номер в отчете МСП не указан, то он считается несданным;
наличие или отсутствие обособленных подразделений (филиалов, представительств и т.п.) за пределами подведомственной территории;
приложение – указывается количество листов и экземпляров передаваемой отчетности;
письмо подписывается руководителем, или ИП, подпись расшифровывается и ставится дата подписания.