Сопроводительная опись (Форма 0402530147)

Опись документов для передачи в налоговую (образец)

О том, как подать в налоговые органы декларацию о доходах и оформить опись документов в налоговую к 3-НДФЛ, мы уже рассказывали в одной из наших статей. Незатронутой осталась тема формирования пакета документов и сопровождающего документа – описи, для последующей передачи документов, запрашиваемых ИФНС.

Передавая запрашиваемые документы налогоплательщик (компания или ИП) должен приложить к пакету документов опись документов в налоговую, образец которой, не всегда может отвечать установленным требованиям. О том, как правильно составить опись вложения в налоговую, каким должно быть ее содержание, расскажем в этой статье.

Опись документов в налоговую: бланк

При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).

Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным.

Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.

Наличие описи (реестра) для передачи документов в налоговую регламентируют ряд нормативных актов, в числе которых Приложение № 18 к Приказу ФНС РФ№ ММВ-7-2/628@ от 07.11.2021 года “Об утверждении форм документов…».

Данным приказом в составе документов, передаваемых в ИФНС регламентировано наличие сопроводительной описи. Это может быть отдельно прилагаемый бланк описи документов в налоговую или опись, приведенная в тексте сопроводительного письма.

Составляем опись документов в налоговую

Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.

Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них. В этих случаях правильно составленная опись в налоговую поможет избежать ответственности за непредоставление необходимых документов и начисления штрафных санкций.

Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:

• исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;
• в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);
• наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;
• преамбула;
• перечень документов с указанием числа листов в сшивке;
• указание на общее количество листов;
• подпись руководителя;
• дата составления, печать (при наличии).

Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов. Рассмотрим их более подробно.

Преамбула – часть текста, в которой налогоплательщик указывает на требование ФНС, согласно которому предоставляется данный пакет документов.

Перечень документов – основной раздел описи. При его формировании следует указывать:

• порядковые номера позиций описи;
• наименование документов, в ней перечисленных;
• формат каждого документа – (оригинал, ксерокопия, заверенная копия);
• регистрационные данные документа (при наличии – собственный номер, исходящий номер, и проч.);
• количество листов по каждому из документов;
• общее количество приложений и листов.

Опись документов в налоговую составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с пакетом подтверждающих документов в налоговые органы, в второй экземпляр, на котором специалист ИФНС должен проставить дату принятия документов к рассмотрению и регистрационный входящий номер – хранится у налогоплательщика.

При отправке пакета документов почтой (ценным письмом), также составляется сопроводительная опись письма в налоговую, на которой количество и номенклатура вложений подтверждается подписью почтового оператора.

Источник: //spmag.ru/articles/opis-dokumentov-dlya-peredachi-v-nalogovuyu-obrazec

Образец описи документов и правила составления

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2021

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

ссылкой:

(3 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: //2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Распоряжение ОАО

Документ по состоянию на август 2014 г.

в графе 14 “Время нахождения контейнера под сортировкой” – время (часы, минуты), рассчитанное как разность между датой и временем окончания сортировки (графы 12, 13) и датой и временем подачи под сортировку (графы 10, 11);

в графе 15 “Номер вагона, на который погружен контейнер” – номер вагона, в который контейнер перегружен при сортировке, на основании сведений вагонного листа;

в графах 16, 17 “Станция выгрузки (сортировки) вагона: код, наименование” – код и наименование станции, до которой сформирован вагон с контейнерами, на основании сведений вагонного листа на вагон, в который контейнер перегружен при сортировке;

в графе 18 “Примечание” – номер уведомления формы ВУ-23к, оформленного на неисправный груженый транзитный контейнер, отметка “Под таможенным контролем” и другие данные.

5. В конце отчетных суток подводится итог по Книге. В итоге указывается:

“Итого контейнеров, погруженных в вагоны” – количество контейнеров, по которым в Книге заполнены графы, начиная с двенадцатой;

“Сумма контейнеро-часов простоя” – значение, рассчитанное по строкам с заполненной графой 14 следующим образом. Указанные в графе 14 часы и минуты простоя суммируются по строкам отдельно. К суммарному значению часов простоя прибавляется суммарное значение минут простоя, переведенное в часы, с округлением до второго знака после запятой;

“Среднее время простоя контейнера” – значение, полученное в результате деления суммы контейнеро-часов простоя на итоговое количество контейнеров, погруженных в вагоны, с округлением до двух знаков после запятой.

6. При формировании Книги в АСУ КП в конце отчетных суток она печатается на АРМ ПСК и подшивается в специальную папку.

4.1. Форма ГУ-3 “Ведомость номерного учета погруженных вагонов”

1. Ведомость номерного учета погруженных вагонов (далее – Ведомость) формы ГУ-3 ведется при отсутствии на станции АРМ ППД системы ЭТРАН или другого АРМ для ее заполнения в условиях автоматизации.

2. Ведомость составляется на повагонные, групповые и маршрутные отправки, а также сборные вагоны, загруженные мелкими отправками и грузами, перевозимыми в контейнерах, подлежащие учету в погрузку.

Сборные вагоны, загруженные мелкими отправками и грузами, перевозимыми в контейнерах, не подлежащие учету в погрузке, указываются в справке о занятых и освобожденных вагонах при грузовых операциях, не учитываемых в погрузке и выгрузке (формы ГУ-92, ГУ-92-ВЦ).

3. Ведомость составляется в двух экземплярах отдельно на вагоны, загруженные грузами:

3.1. принятыми к перевозке непосредственно от грузоотправителей как на местах общего пользования, так и на местах необщего пользования (собственная погрузка станции);

3.2. принятыми от речного, морского транспорта по документам прямого смешанного сообщения, принятыми к перевозке на речном, морском транспорте;

3.3. принятыми от речного, морского транспорта по документам прямого смешанного сообщения при перевозке транзитом по водному пути;

3.5. принятыми от строящихся железнодорожных линий;

3.6. поступившими от иностранных железных дорог с перегрузом на пограничной станции;

3.7. при погрузке в вагоны нерабочего парка, не подлежащие учету в погрузку;

3.8. при транспортировке между структурными подразделениями ОАО “РЖД”;

3.9. воинские отправки отдельно с предъявлением воинского требования формы 2 при отправлении и с отметкой в перевозочных документах “Воинское требование формы 2 будет предъявлено на станции назначения”.

Кроме того, в Ведомость формы ГУ-3 включаются:

3.10. грузовые вагоны, используемые для перевозки людей, с оформлением транспортной железнодорожной накладной;

3.11. вагоны, загруженные грузами при внутристанционных перевозках (в пределах одного тарифного пункта), разрешенных начальником железной дороги и включенных в заявку на перевозку грузов.

4. Основанием для составления Ведомости формы ГУ-3 служат следующие документы:

4.1.

на вагоны, погруженные повагонными, маршрутными и групповыми отправками на местах общего и необщего пользования для последующей перевозки по общей сети железных дорог, в том числе для передачи водному транспорту в прямом смешанном сообщении, – корешки дорожных ведомостей и дополнительные экземпляры дорожных ведомостей к накладным СМГС или листы накладных других прямых международных сообщений; на сборные вагоны, загруженные мелкими отправками и грузами, в контейнерах – вагонные листы;

4.2.

на вагоны, загруженные грузами по документам прямого смешанного железнодорожно-водного сообщения, поступившие от речного, морского транспорта по документам прямого смешанного водно-железнодорожного сообщения, – передаточные ведомости по приему или сдаче грузов с железной дороги на водный транспорт или с водного транспорта на железную дорогу формы ГУ-41 станции приема от водного транспорта;

4.3. на вагоны, загруженные грузами, поступившими с линий другой колеи (кроме Сахалинской), находящихся на территории Российской Федерации, – сдаточные списки формы ГУ-40, и из вагонов, принадлежащих иностранным железным дорогам, а также на сборные, сборно-раздаточные вагоны в грузовых поездах – копии вагонных листов (форма ГУ-38а, ГУ-38б, ГУ-38в, ГУ-38г);

4.5. на вагоны, поступившие от иностранных железных дорог с перегрузом на пограничных станциях, – копии вагонных листов, передаточные ведомости на сдачу грузов в прямом международном железнодорожном сообщении (форма ИНУ-3).

5. Ведомость формы ГУ-3 составляется станциями общей сети железных дорог, открытыми для приема грузов к отправлению, приема от иностранных железных дорог и водного транспорта.

6. Ведомость формы ГУ-3 составляется агентом АФТО в двух экземплярах.

7. Ведомость формы ГУ-3 составляется за каждые отчетные сутки на 18 часов по московскому времени.

8. Ведомость ГУ-3 состоит из 5 разделов:

8.1. в первом разделе без наименования указываются сведения о вагонах, загруженных повагонными, групповыми и маршрутными отправками, в строгой последовательности нумерации отправок.

При приеме к перевозке повагонных, групповых и маршрутных отправок с оплатой наличными денежными средствами сведения о вагонах указываются в конце раздела, а в графе 10 указывается “Нал.

расчет” – наличный расчет.

Испорченная по каким-либо причинам транспортная железнодорожная накладная на бланке строгого учета (типографская нумерация отправок) записывается в Ведомость с отметкой “Испорчено” в графе 10.

Повагонные отправки, принятые на склад станции, но не погруженные в вагон, указываются без заполнения графы 8 “N вагона”, при этом в графе 10 указывается “Не погружен”;

8.2. во втором разделе “Прием предыдущих суток” указываются повагонные отправки, принятые на складе станции в предыдущие сутки, при этом номер отправки в графе 1 “Номер отправки” не указывается;

8.4. в четвертом разделе под наименованием “Вагоны с контейнерами” указываются вагоны, загруженные контейнерными отправками, у которых количество контейнеров собственной погрузки станции 50% и более, графа 1 не заполняется, в графе 4 проставляется шифр “ГЯ”.

В графе 7 указывается масса на основании сведений вагонного листа формы ГУ-38в, при этом указывается масса отправок собственной погрузки. В графе 10 указывается “ср.” – среднетоннажные или “кр.

” – крупнотоннажные в зависимости от типоразмера контейнера, погруженного на вагон;

8.5.

в пятом разделе под наименованием “Мелкие отправки” указываются вагоны, загруженные мелкими отправками разных номенклатурных групп, в том числе погруженные на местах необщего пользования, масса которых составляет 50% и более. Графа 1 не заполняется, в графе 4 указывается шифр “ГЮ”. В графе 7 на основании сведений вагонного листа формы ГУ-38в указывается масса отправок собственной погрузки.

9. По каждому погруженному вагону, включенному в Ведомость, указывается:

9.1. в графе 1 – номер отправки, кроме случаев, предусмотренных пунктом 8;

9.2. в графе 2 – цифровой код станции в соответствии со сведениями транспортной железнодорожной накладной или вагонного листа. По грузам, принятым к перевозке по документам прямого смешанного железнодорожно-водного сообщения или прямого международного сообщения, указывается код станции передачи груза на водный транспорт или выходной пограничной станции;

9.3. в графе 3 – наименование груза в соответствии с транспортной железнодорожной накладной, при этом у вагонов, включенных в раздел 3 (пункт 8.3), указывается наименование номенклатурной группы, а у вагонов, включенных в разделы 4 и 5 (соответственно пункты 8.4, 8.5), она не заполняется;

9.4. в графе 4 – буквенный шифр отчетов ГО-2, соответствующий учету погрузки вагонов;

9.5. в графе 5 – восьмизначный код по ГНГ, при этом у вагонов, включенных в раздел 3, указывается код номенклатурной группы в соответствии с Тарифным руководством N 1, а у вагонов, включенных в разделы 4 и 5, она не заполняется;

9.6. в графе 6 – соответственно цифровой код по форме ГО-10;

9.8. в графе 10 – отметки, предусмотренные пунктом 8, в том числе:

“Переадресовка” – при оформлении по новым перевозочным документам;

“Заадресовка” – при отправлении вагонов с заадресовкой в пути следования;

“вн.ст.пер.” – внутристанционная перевозка при разрешении начальника дороги;

“Люди” – у вагонов, занятых под перевозку людей по транспортной железнодорожной накладной, при этом в графе 7 указывается масса 33 т;

“Прикрытие” – при использовании порожнего вагона в качестве прикрытия, при перевозках грузов на сцепах;

“Сцеп” – у груженых вагонов при перевозке грузов на сцепах, при этом масса груза отправки между гружеными вагонами сцепа распределяется равномерно;

“Аренда” – при оформлении вагонов инвентарного парка (в том числе СНГ и Балтии), находящихся в аренде;

“Досылка” – при оформлении отправки досылочной дорожной ведомостью;

“Тепл.” – теплушки, вагоны, занятые для проезда проводников при перевозке грузов на сцепах или кольцевыми маршрутами;

наименование страны назначения при погрузке экспортных грузов и транзитных.

10. Запись в Ведомость формы ГУ-3, составляемую на перегрузку грузов из вагонов другой колеи, производится на основании копий вагонных листов и сдаточных списков формы ГУ-40 в последовательном порядке фактического перегруза.

11. На принятые груженые контейнеры от водного транспорта, а также из-за границы составляются две Ведомости формы ГУ-3: одна – на вагоны, загруженные контейнерами, и вторая – на принятые груженые контейнеры. К Ведомостям прилагаются соответственно передаточные ведомости формы ГУ-41 или ИНУ-3.

12. После окончания составления ведомости по форме ГУ-3 агент АФТО подсчитывает общий итог по Ведомости:

12.1. “Итого отправок” – сумма заполненных строк графы 1;

12.2. “Масса груза” – сумма сведений по графе 7, кроме строк, у которых в графе 10 сделаны отметки: “Переадресовка”, “Тепл.”, “Не погружен”, “Досылка”, “Прикрытие”;

12.3. “Вагоны” – количество груженых вагонов как сумма строк графы 8, за исключением тех строк, масса груза которых в отчет не включалась;

12.4. “Итого сумма” – сумма провозных платежей на основании сведений листа 3 транспортной железнодорожной накладной и дополнительных экземпляров накладной СМГС, подлежащая взысканию в территориальный центр фирменного транспортного обслуживания.

13. Ведомость формы ГУ-3 подписывается составившим ее агентом.

14. Ежедневно Ведомости формы ГУ-3 высылаются АФТО в адрес территориального центра фирменного транспортного обслуживания с приложением подтверждающих документов. Вторые экземпляры Ведомости остаются в делах станции.

4.2. Форма ГУ-3-ВЦ

“Ведомость номерного учета погруженных вагонов”

Источник: //www.lawru.info/dok/2007/03/01/n295617/page3.htm