Примерная форма регистрационно-контрольной карточки
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки
| Реквизиты | Пояснения к заполнению |
| 1 | 2 |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации |
| Дата и индекс поступления | Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов |
| Дата и индекс документа | Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа |
| Заголовок (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе |
| Резолюция или кому направлен документ | Переносится текст резолюции руководителя |
| Срок исполнения | Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении документа | Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа |
| Дело № | Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел |
| Приложение 8к Инструкции по делопроизводствув государственных органах, иных организациях |
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
| Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание | Резолюция или кому направлен документ | Расписка в получении | Отметка об исполнении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Приложение 9к Инструкции по делопроизводствув государственных органах, иных организациях |
Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Приложение 10к Инструкции по делопроизводствув государственных органах, иныхорганизациях |
Форма номенклатуры дел организации
| Наименование вышестоящей организацииНаименование организацииНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ___________ № __________________________________________(место составления)на _____________ год | УТВЕРЖДАЮ_______________________________(наименование должности_______________________________руководителя организации) |
| Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Номенклатура дел составлена на основании_______________________________________
(названия и выходныеданные
___________________________________________________________________________
нормативныхправовых актов, использованных приопределении сроков хранения дел)
| Наименование должности руководителяслужбы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) | Подпись | Расшифровка подписи |
| Заведующий архивом (наименование должности лица, ответственного за архив) | |
| Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| СОГЛАСОВАНОПротокол заседания ЦЭК (ЭК)_________________________________________(наименование организации)____________ № ____________ | СОГЛАСОВАНО*Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)_____________________________________________(наименование_____________________________________________государственного архива или_____________________________________________структурного подразделения по архивам и _____________________________________________делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов,_____________________________________________вышестоящей организации)_________________ № _________________________ |
______________________________
*В организациях,не являющихся источниками комплектованиягосударственных архивов и не имеющихвышестоящего органа управления, неоформляется.
| Приложение 11к Инструкции по делопроизводствув государственных органах, иных организациях |
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
Источник: //StudFiles.net/preview/5404572/page:19/
Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве (1)
Сохрани ссылку в одной из сетей:
План
Введение 2
1. Регистрационно-контрольные документы. Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. 4
2. Экспертные комиссии организаций, учреждений и предприятий. Экспертиза ценности документов. Права экспертной комиссии. 14
3. Приказ по личному составу об увольнении 19
Заключение 21
Список использованной литературы 23
Введение
Делопроизводство или документационноеобеспечение управления (ДОУ) – отрасльдеятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работыс официальными документами, – являетсяважным аспектом работы любого предприятия:в организациях создаются документы,отражающие результаты и ведениепроизводственной деятельности, финансовоесостояние, работу с персоналом,материально-техническое обеспечениеи т.п.
Именно документы обеспечиваютреализацию управленческих функций, вних определяются планы, фиксируютсяучетные и отчетные показатели и другаяинформация. В связи с этим можно сказать,что от того, как налажена работа сдокументами, во многом зависятоперативность и качество принимаемыхрешений, эффективность их выполненияи деятельность организации в целом.
Организация, ведение исовершенствование системы документационногообеспечения управления современнойорганизацией должны проводиться наоснове единых требований к оформлениюдокументов, использованию фирменногостиля и применения современных техническихсредств в работе с документами. Этоявляется очень важным не только потому,что унификация оформления документов- это удобно и технологично, но и потому,что качество документов свидетельствуето культуре организации, как речь,поведение и одежда свидетельствуют окультуре человека.
Правильная регистрация документовобеспечивает их быстрый поиск иоперативное решение управленческихзадач.
Регистрация придает юридическуюсилу документу, так как она фиксируетфакт его создания или получения. Например,приказ вступает в силу и начинаетдействовать только с момента егорегистрации.Письмо, отправляемоеорганизацией, получает официальныйхарактер только при наличии исходящегорегистрационного номера.
Присвоениерегистрационного номера входящемудокументу является фиксацией факта егополучения и установления ответственностиорганизации за его исполнение илииспользование содержащейся в неминформации.
Регистрация документов – записьучетных данных о документе по установленнойформе, фиксирующая факт его создания,получения или отправления.
Процесс регистрации представляетсобой снятие (перенос) с документа егореквизитов и занесение их в определеннуюрегистрационную форму (журнал, картотеку).Это позволяет создать базу данных одокументах организации, их рассмотрениии исполнении, может служить основой длясоздания информационно-поисковойсистемы по всем документам организациии информационно-справочной работы поним.
Целью данной работы являетсякомплексное изучение процесса оформлениярегистрационно-контрольных документов,а также проведения экспертизы ценностидокументов экспертной комиссией.
1.Регистрационно-контрольные документы.Формы регистрации (журнальная, карточная,автоматизированная), их достоинства инедостатки. Показатели, вводимые врегистрационные формы
В организации работы с документамиведущее место занимает постановкарегистрации документов. Именноотлаженность этого участка работыпредопределяет в дальнейшем быстрыйпоиск необходимой информации и документови отсюда – обеспечение оперативногорешения управленческих задач.
Регистрация документов – этоключевой момент в организацииделопроизводства. Одна из важнейшихзадач службы делопроизводства – в любоевремя и в кратчайший срок выдать нужнуюсправку по документу и найти сам документ.
Формы регистрации документовмогут быть трех видов: журнальная,карточная и автоматизированная(электронная на ПЭВМ).
Журнальная система регистрациинужна тогда, когда учет документоввыступает на первое место, предотвращаетпретензии со стороны граждан, конфликтныеситуации и т.п., например, при выдачедокументов об образовании, трудовыхкнижек, пропусков. Это, как правило,документы, регистрационный индекскоторых состоит из порядкового номера.Банки, например, ведут журналы учетадоговоров о депозитном вкладе, счетовфирмы и т.д. Журнальная система регистрациииспользуется в работе с документамиограниченного доступа: секретными,конфиденциальными. Для каждой категориидокументов обычно разрабатывается свояформа журнала с разной степенью дробностисведений о документе.
Журнальная система удобна и втом случае, когда в организацию поступаеточень незначительное количестводокументов.
Для организаций, имеющихзначительный документооборот, журнальнаяформа регистрации в настоящее время неприменяется (устарела), так как имеетряд существенных недостатков:
– поскольку запись в журналведется в последовательности поступлениядокументов, регистрацию может веститолько один человек. Поэтому при большомколичестве поступивших документовпроцесс регистрации занимает значительноевремя, что естественно приводит кзадержке дальнейшей работы с документом;
– журнальная система регистрациинеизбежно приводит к дублированию этойоперации, так как данные о документенужны не только в канцелярии, но и вструктурных подразделениях, куда онпередается для исполнения, и документрегистрируется повторно во всех отделах,через которые проходит. В результатеранее в крупных учреждениях документрегистрировался три-пять раз в различныхформах журналов;
– журнальная система регистрацииделает практически невозможной справочнуюработу по документам, так как прихронологической записи документов дляих поиска надо знать хотя бы приблизительнодату получения документа;
– при журнальной системе регистрацииневозможно вести сроковый контроль заисполнением документов, так как документыимеют разные сроки исполнения и длявыявления документов, срок исполнениякоторых истекает на определенную дату,надо просматривать все записи в журнале.В связи с этим на документы, требующиеконтроля, в организациях обычно заполнялидополнительные контрольные карточки,т.е. операция регистрации дублировалась.
Указанные недостатки журнальнойсистемы регистрации позволяет преодолетькарточная система регистрации. Онапоявляется в начале XX в. и находит широкоераспространение в странах Европы.
Внашей стране попытки внедрить карточнуюсистему регистрации были предпринятыв 1920-е годы, но, к сожалению, этапрогрессивная для того времени формарегистрации не удержалась в советскихучреждениях.
Активно карточная системастала внедряться в делопроизводство сразработкой ЕГСД.
Преимущество карточной системырегистрации заключается в следующем:
– регистрацией одновременномогут заниматься несколько работников;
– карточки можно изготовить внеобходимом количестве экземпляров и,следовательно, отпадает необходимостьв повторной регистрации документов вструктурных подразделениях;
– карточки «подвижны», их можносистематизировать по, различным признаками создавать картотеки. Таким образом,карточная система регистрации обеспечиваетинформационно-справочную работу;
– карточная система регистрациипозволяет сразу же один экземпляркарточки передать в сроковую картотекудля контроля за исполнением документов.
Преимущества карточной системырегистрации позволяют значительноподнять уровень организацииделопроизводственного обслуживания вучреждении.
Форма карточки (РКК -регистрационно-контрольной карточки)и расположение в ней реквизитов могутбыть определены в самом учреждении изаписаны в инструкцию по делопроизводству.
Для ведения карточной системырегистрации в ручном режиме необходимоиметь тираж карточек на год и, какминимум, два картотечных ящика дляхранения карточек: в сроковой контрольнойкартотеке и справочной картотеке.
Количество экземпляров заполняемыхрегистрационных карточек определяетсяучреждением. Как правило, таких карточекзаполняется, как минимум, две. Заполнивкарточку, одну из них помещают в сроковуюкартотеку, другую – в информационно-справочную,а документ передают исполнителю дляработы с ним. Но чаще изготавливают триэкземпляра карточки.
Из них два ставятв картотеки (справочную и контрольную),а третий экземпляр передают с документомисполнителю. Если справочные картотекистроят по различным признакам, например,по корреспондентам, регионам или повопросам, то соответственно увеличиваютколичество карточек, чтобы экземпляровхватило для каждой картотеки.
В этомслучае количество экземпляров карточкив крупных учреждениях возрастет допяти-шести. Естественно, что созданиеи ведение больших картотек – это трудоемкаяработа и она была поставлена лишь вотдельных учреждениях, имеющих хорошоорганизованную делопроизводственнуюслужбу.Избавиться от громоздких картотеки организовать трудоемкуюинформационно-справочную работупрактически в любом учреждении позволиловнедрение компьютерных технологий.
Сегодня ручная карточная системарегистрации повсеместно заменяетсянаиболее рациональной регистрациейдокументов на компьютере. Но и в этомслучае на экран выводится регистрационнаяформа.
Регистрация документов накомпьютере позволяет:
– регистрировать документы наразличных рабочих местах;
– организовать децентрализованнуюрегистрацию документов в структурныхподразделениях с объединением сведенийо документах (как внутренних, так ипоступивших) в единой базе данныхорганизации;
– на основе базы данных организоватьинформационно-справочную работу;
– организовать контроль заисполнением документов.
Наиболее удобна (предлагаетсябольшинством компьютерных программ)выводимая на экран форма регистрационнойкарточки, в которую заносятся сведенияо документе, аналогичная традиционнойручной карточке на бумажной основе
Для возможного многоаспектногопоиска в регистрационную карточку можновнести значительно больше сведений одокументе, а именно:
– Дата получения (регистрации)документа.
– Номер регистрируемого документапо порядку (регистрационный номер).
– Наименование корреспондента.
– Дата документа.
– Номер документа.
– Краткое содержание.
– Автор резолюции.
– Текст резолюции.
– Наименование исполнителей.
– Срок исполнения (когда документдолжен быть исполнен).
– Ход исполнения.
– Дата исполнения (когда документфактически был исполнен).
– Номер дела (в которое подшитисполненный документ).
Для удобства поиска документов,статистического учета в регистрационнуюкарточку могут быть добавлены:
– Название структурногоподразделения.
– Количество листов в документе.
– Количество листов приложений.
– Вид документа (приказ, акт,договор и т.п.).
– Названия связанных документов.
В карточке могут быть и иныепоказатели, устанавливаемые каждойорганизацией в соответствии с ееспецификой.
Источник: //works.doklad.ru/view/hJciYrM8neE.html
