+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

РеквизитыПояснения к заполнению
12
Название вида документаЗаполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)При регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступленияЗаполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документаЗаписываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документПереносится текст резолюции руководителя
Срок исполненияПроставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документаКратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа
Дело № Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел
Приложение 8к Инструкции по делопроизводствув государственных органах, иных организациях

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документаКорреспондент, дата и индекс поступившего документаКраткое содержаниеРезолюция или кому направлен документРасписка в полученииОтметка об исполнении
123456
Приложение 9к Инструкции по делопроизводствув государственных органах, иных организациях

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документаКорреспондентКраткое содержание документаОтметка об исполнении документа
1234
Приложение 10к Инструкции по делопроизводствув государственных органах, иныхорганизациях

Форма номенклатуры дел организации

Наименование вышестоящей организацииНаименование организацииНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ___________ № __________________________________________(место составления)на _____________ годУТВЕРЖДАЮ_______________________________(наименование должности_______________________________руководителя организации)
ПодписьРасшифровка подписи
Дата
Индекс делаНазвание раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)Кол-во дел (томов, частей)Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечнюПримечание
12345

Номенклатура дел составлена на основании_______________________________________

(названия и выходныеданные

___________________________________________________________________________

нормативныхправовых актов, использованных приопределении сроков хранения дел)

Наименование должности руководителяслужбы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ)ПодписьРасшифровка подписи
Заведующий архивом (наименование должности лица, ответственного за архив)
ПодписьРасшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНОПротокол заседания ЦЭК (ЭК)_________________________________________(наименование организации)____________ № ____________СОГЛАСОВАНО*Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)_____________________________________________(наименование_____________________________________________государственного архива или_____________________________________________структурного подразделения по архивам и _____________________________________________делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов,_____________________________________________вышестоящей организации)_________________ № _________________________

______________________________

*В организациях,не являющихся источниками комплектованиягосударственных архивов и не имеющихвышестоящего органа управления, неоформляется.

Приложение 11к Инструкции по делопроизводствув государственных органах, иных организациях

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник: https://StudFiles.net/preview/5404572/page:19/

Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве (1)

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Сохрани ссылку в одной из сетей:

План

Введение 2

1. Регистрационно-контрольные документы. Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. 4

2. Экспертные комиссии организаций, учреждений и предприятий. Экспертиза ценности документов. Права экспертной комиссии. 14

3. Приказ по личному составу об увольнении 19

Заключение 21

Список использованной литературы 23

Введение

Делопроизводство или документационноеобеспечение управления (ДОУ) – отрасльдеятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работыс официальными документами, – являетсяважным аспектом работы любого предприятия:в организациях создаются документы,отражающие результаты и ведениепроизводственной деятельности, финансовоесостояние, работу с персоналом,материально-техническое обеспечениеи т.п.

Именно документы обеспечиваютреализацию управленческих функций, вних определяются планы, фиксируютсяучетные и отчетные показатели и другаяинформация. В связи с этим можно сказать,что от того, как налажена работа сдокументами, во многом зависятоперативность и качество принимаемыхрешений, эффективность их выполненияи деятельность организации в целом.

Организация, ведение исовершенствование системы документационногообеспечения управления современнойорганизацией должны проводиться наоснове единых требований к оформлениюдокументов, использованию фирменногостиля и применения современных техническихсредств в работе с документами. Этоявляется очень важным не только потому,что унификация оформления документов- это удобно и технологично, но и потому,что качество документов свидетельствуето культуре организации, как речь,поведение и одежда свидетельствуют окультуре человека.

Правильная регистрация документовобеспечивает их быстрый поиск иоперативное решение управленческихзадач.

Регистрация придает юридическуюсилу документу, так как она фиксируетфакт его создания или получения. Например,приказ вступает в силу и начинаетдействовать только с момента егорегистрации.

Письмо, отправляемоеорганизацией, получает официальныйхарактер только при наличии исходящегорегистрационного номера.

Присвоениерегистрационного номера входящемудокументу является фиксацией факта егополучения и установления ответственностиорганизации за его исполнение илииспользование содержащейся в неминформации.

Регистрация документов – записьучетных данных о документе по установленнойформе, фиксирующая факт его создания,получения или отправления.

Процесс регистрации представляетсобой снятие (перенос) с документа егореквизитов и занесение их в определеннуюрегистрационную форму (журнал, картотеку).Это позволяет создать базу данных одокументах организации, их рассмотрениии исполнении, может служить основой длясоздания информационно-поисковойсистемы по всем документам организациии информационно-справочной работы поним.

Целью данной работы являетсякомплексное изучение процесса оформлениярегистрационно-контрольных документов,а также проведения экспертизы ценностидокументов экспертной комиссией.

1.Регистрационно-контрольные документы.Формы регистрации (журнальная, карточная,автоматизированная), их достоинства инедостатки. Показатели, вводимые врегистрационные формы

В организации работы с документамиведущее место занимает постановкарегистрации документов. Именноотлаженность этого участка работыпредопределяет в дальнейшем быстрыйпоиск необходимой информации и документови отсюда – обеспечение оперативногорешения управленческих задач.

Регистрация документов – этоключевой момент в организацииделопроизводства. Одна из важнейшихзадач службы делопроизводства – в любоевремя и в кратчайший срок выдать нужнуюсправку по документу и найти сам документ.

Формы регистрации документовмогут быть трех видов: журнальная,карточная и автоматизированная(электронная на ПЭВМ).

Журнальная система регистрациинужна тогда, когда учет документоввыступает на первое место, предотвращаетпретензии со стороны граждан, конфликтныеситуации и т.п., например, при выдачедокументов об образовании, трудовыхкнижек, пропусков. Это, как правило,документы, регистрационный индекскоторых состоит из порядкового номера.

Банки, например, ведут журналы учетадоговоров о депозитном вкладе, счетовфирмы и т.д. Журнальная система регистрациииспользуется в работе с документамиограниченного доступа: секретными,конфиденциальными. Для каждой категориидокументов обычно разрабатывается свояформа журнала с разной степенью дробностисведений о документе.

Журнальная система удобна и втом случае, когда в организацию поступаеточень незначительное количестводокументов.

Для организаций, имеющихзначительный документооборот, журнальнаяформа регистрации в настоящее время неприменяется (устарела), так как имеетряд существенных недостатков:

– поскольку запись в журналведется в последовательности поступлениядокументов, регистрацию может веститолько один человек. Поэтому при большомколичестве поступивших документовпроцесс регистрации занимает значительноевремя, что естественно приводит кзадержке дальнейшей работы с документом;

– журнальная система регистрациинеизбежно приводит к дублированию этойоперации, так как данные о документенужны не только в канцелярии, но и вструктурных подразделениях, куда онпередается для исполнения, и документрегистрируется повторно во всех отделах,через которые проходит. В результатеранее в крупных учреждениях документрегистрировался три-пять раз в различныхформах журналов;

– журнальная система регистрацииделает практически невозможной справочнуюработу по документам, так как прихронологической записи документов дляих поиска надо знать хотя бы приблизительнодату получения документа;

– при журнальной системе регистрацииневозможно вести сроковый контроль заисполнением документов, так как документыимеют разные сроки исполнения и длявыявления документов, срок исполнениякоторых истекает на определенную дату,надо просматривать все записи в журнале.В связи с этим на документы, требующиеконтроля, в организациях обычно заполнялидополнительные контрольные карточки,т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальнойсистемы регистрации позволяет преодолетькарточная система регистрации. Онапоявляется в начале XX в. и находит широкоераспространение в странах Европы.

Внашей стране попытки внедрить карточнуюсистему регистрации были предпринятыв 1920-е годы, но, к сожалению, этапрогрессивная для того времени формарегистрации не удержалась в советскихучреждениях.

Активно карточная системастала внедряться в делопроизводство сразработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системырегистрации заключается в следующем:

– регистрацией одновременномогут заниматься несколько работников;

– карточки можно изготовить внеобходимом количестве экземпляров и,следовательно, отпадает необходимостьв повторной регистрации документов вструктурных подразделениях;

– карточки «подвижны», их можносистематизировать по, различным признаками создавать картотеки. Таким образом,карточная система регистрации обеспечиваетинформационно-справочную работу;

– карточная система регистрациипозволяет сразу же один экземпляркарточки передать в сроковую картотекудля контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системырегистрации позволяют значительноподнять уровень организацииделопроизводственного обслуживания вучреждении.

Форма карточки (РКК -регистрационно-контрольной карточки)и расположение в ней реквизитов могутбыть определены в самом учреждении изаписаны в инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной системырегистрации в ручном режиме необходимоиметь тираж карточек на год и, какминимум, два картотечных ящика дляхранения карточек: в сроковой контрольнойкартотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемыхрегистрационных карточек определяетсяучреждением. Как правило, таких карточекзаполняется, как минимум, две. Заполнивкарточку, одну из них помещают в сроковуюкартотеку, другую – в информационно-справочную,а документ передают исполнителю дляработы с ним. Но чаще изготавливают триэкземпляра карточки.

Из них два ставятв картотеки (справочную и контрольную),а третий экземпляр передают с документомисполнителю. Если справочные картотекистроят по различным признакам, например,по корреспондентам, регионам или повопросам, то соответственно увеличиваютколичество карточек, чтобы экземпляровхватило для каждой картотеки.

В этомслучае количество экземпляров карточкив крупных учреждениях возрастет допяти-шести. Естественно, что созданиеи ведение больших картотек – это трудоемкаяработа и она была поставлена лишь вотдельных учреждениях, имеющих хорошоорганизованную делопроизводственнуюслужбу.

Избавиться от громоздких картотеки организовать трудоемкуюинформационно-справочную работупрактически в любом учреждении позволиловнедрение компьютерных технологий.

Сегодня ручная карточная системарегистрации повсеместно заменяетсянаиболее рациональной регистрациейдокументов на компьютере. Но и в этомслучае на экран выводится регистрационнаяформа.

Регистрация документов накомпьютере позволяет:

– регистрировать документы наразличных рабочих местах;

– организовать децентрализованнуюрегистрацию документов в структурныхподразделениях с объединением сведенийо документах (как внутренних, так ипоступивших) в единой базе данныхорганизации;

– на основе базы данных организоватьинформационно-справочную работу;

– организовать контроль заисполнением документов.

Наиболее удобна (предлагаетсябольшинством компьютерных программ)выводимая на экран форма регистрационнойкарточки, в которую заносятся сведенияо документе, аналогичная традиционнойручной карточке на бумажной основе

Для возможного многоаспектногопоиска в регистрационную карточку можновнести значительно больше сведений одокументе, а именно:

– Дата получения (регистрации)документа.

– Номер регистрируемого документапо порядку (регистрационный номер).

– Наименование корреспондента.

– Дата документа.

– Номер документа.

– Краткое содержание.

– Автор резолюции.

– Текст резолюции.

– Наименование исполнителей.

– Срок исполнения (когда документдолжен быть исполнен).

– Ход исполнения.

– Дата исполнения (когда документфактически был исполнен).

– Номер дела (в которое подшитисполненный документ).

Для удобства поиска документов,статистического учета в регистрационнуюкарточку могут быть добавлены:

– Название структурногоподразделения.

– Количество листов в документе.

– Количество листов приложений.

– Вид документа (приказ, акт,договор и т.п.).

– Названия связанных документов.

В карточке могут быть и иныепоказатели, устанавливаемые каждойорганизацией в соответствии с ееспецификой.

Источник: https://works.doklad.ru/view/hJciYrM8neE.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.