Пример оформления общего бланка с продольным расположением реквизитов (на двух языках)

Содержание

Делопроизводство от А до Я. Как оформлять бланки в негосударственных организациях

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы: докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере.

Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Исходя из удобства применения, можно рекомендовать угловой бланк для писем, а продольный – для распорядительных документов.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч.

4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации.

Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций).

Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера.

В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации (автор документа);
справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа (ОКУД);
отметка для регистрационного номера и даты документа;
отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать [FILE=1]

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать [FILE=2] Скачать [FILE=3] Скачать [FILE=4] Скачать [FILE=5]

Общий бланк

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации (автор документа);
отметка для проставления даты и номера документа;
место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках.

Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Бланки структурных подразделений

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений.

Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения.

Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

arrowrootmedia.com

Источник: //naar.ru/articles/deloproizvodstvo-ot-a-do-ya-kak-oformlyat-blanki-v-negosudarstvennyh-organizatsiyah/

Основные проблемы при конструировании бланков

Пример оформления общего бланка с продольным расположением реквизитов (на двух языках)

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Общийбланк используютдля изготовления любых видов документов,кроме письма.1

Общий бланкв зависимости от учредительных документоворганизации включает в себя реквизиты:

01- Государственныйгерб Российской Федерации (02 – гербсубъекта Российской Федерации(02 – гербсубъекта Российской Федерацииили 03 – эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания));
08-наименованиеорганизации;
14 – местосоставления или издания документа.2

Примечание:в пункте 4.7ГОСТа 6.30-2003допущена ошибка: реквизит “Датадокумента” ошибочно назван в числереквизитов общего бланка, в то времякак на бланке обозначаются лишь отметкидля проставления даты.

1Такжена общем бланке необходимо ставитьограничительные отметки для реквизита”Регистрационный номер документа”.

Общийбланк организационно-распорядительногодокумента может изготавливаться наоснове продольного или угловогорасположения реквизитов.3

Рис.1. Расположение реквизитов(угловойвариант)
общего бланка (размеры указаны вмиллиметрах)

01- Государственныйгерб Российской Федерации;02 – гербсубъекта Российской Федерации;
03 – эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания);
08 – наименованиеорганизации;11 – датадокумента;
12 – регистрационныйномер документа;
14 -место составления или издания документа

Рис.2. Расположение реквизитов(продольныйвариант)
общего бланка (размеры указаны вмиллиметрах)

Общий бланк организационно-распорядительногодокумента может изготавливаться дляорганизации, структурного подразделенияи должностного лица. Образцы общегобланка документа также приводятся вследующих документах:

-ГОСТР 6.30-2003 “Унифицированные системыдокументации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов”(приложениеБ, рисунок Б.1);

-Типоваяинструкция по делопроизводству вфедеральных органах исполнительнойвласти, утвержденная приказом Министерствакультуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 8 ноября 2005 г.№ 536(приложения № 11 и 12).

3.2 Бланк письма

Бланкписьма в зависимости от учредительныхдокументов организации включает в себяреквизиты:

01- Государственный герб РоссийскойФедерации(02 – гербсубъекта Российской Федерацииили03 – эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания));
04- код организации;
05 – основнойгосударственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационныйномер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);
08- наименование организации”;
09- справочные данные об организации,атакже ограничительные отметки дляреквизитов:

11- дата документа;

12- регистрационный номер документа;
13- ссылка на регистрационный номер и датудокумента.И,при необходимости, ограничительныеотметки для верхних границ зон расположенияреквизитов.

Бланк письма можетизготавливаться на основе продольногоили угловогорасположения реквизитов.

Рис.1. Расположение реквизитов(угловойвариант) бланка письма (размеры указаныв миллиметрах)

01-Государственныйгерб Российской Федерации;02-герб субъекта Российской Федерации;
03-эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания);04– кодорганизации;
05– основнойгосударственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
06– идентификационныйномер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);
08– наименованиеорганизации;09– справочныеданные об организации;
11– датадокумента;12– регистрационныйномер документа;
13– ссылкана регистрационный номер и датудокумента;
15– адресат;18– заголовокк тексту;
19– отметкао контроле;20– текстдокумента

Рис.2. Расположение реквизитов(продольныйвариант) бланка письма (размеры указаныв миллиметрах)

01– Государственныйгерб Российской Федерации;02-герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания);04– кодорганизации;
05– основнойгосударственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
06– идентификационныйномер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);
08– наименованиеорганизации;09– справочныеданные об организации;
11– датадокумента;12– регистрационныйномер документа;
13– ссылкана регистрационный номер и датудокумента;
15– адресат;18– заголовокк тексту;
19– отметкао контроле;20– текстдокумента

Использованиепродольного бланка письма целесообразнов случаях, когда наименование организациисодержит большое количество печатныхзнаков, например, может быть в случае,когда реквизиты бланка даются на двухи более языках.

При этом слева следуетпечатать реквизиты на русском языке, асправа – на национальном, на одном уровне.

Если количество используемых национальныхязыков более одного, сверху следуетуказывать реквизиты на русском, а ниже- на национальном языке, продлевая строкудо границы правого поля.

Бланк письма можетизготавливаться для организации,структурного подразделения и должностноголица.

Образцыобщего бланка документа также приводятсяв следующих документах:

3.3Бланк конкретного вида документа

Бланкконкретного вида документа,кроме письма (для письма существуетспециальный вид бланка), в зависимостиот учредительных документов организациивключает в себя реквизиты:

01- Государственный герб РоссийскойФедерации (02 -гербсубъекта Российской Федерацииили 03 – эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания));
08- наименование организации”;
10- наименование вида документа;
14- место составления или изданиядокумента,атакже ограничительные отметки дляреквизитов:

11- дата документа;

12- регистрационный номер документа.И, при необходимости, ограничительныеотметки для верхних границ зон расположенияреквизитов.

18- заголовок к тексту;

19- отметка о контроле.

Бланкконкретного вида документа можетизготавливаться на основе продольногоили углового расположения реквизитов.

Продольныебланки на практике используютпреимущественно для подготовкинормативных правовых актов.

Рис.1. Расположение реквизитов(угловойвариант) бланка конкретного видадокумента
(размеры указаны в миллиметрах)

01– Государственныйгерб Российской Федерации;02-герб субъекта Российской Федерации;
03-эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания);
08– наименованиеорганизации;10– наименованиевида документа;
11– датадокумента;12– регистрационныйномер документа;
13– ссылкана регистрационный номер и датудокумента;
14– местосоставления или издания документа;18– заголовокк тексту;
19– отметкао контроле

Рис.2. Расположение реквизитов(продольныйвариант) бланка конкретного видадокумента
(размерыуказаны в миллиметрах)

01– Государственныйгерб Российской Федерации;02-герб субъекта Российской Федерации;
03-эмблемаорганизации или товарный знак (знакобслуживания);
08– наименованиеорганизации;10– наименованиевида документа;
11– датадокумента;12– регистрационныйномер документа;
14– местосоставления или издания документа;18– заголовокк тексту;
19– отметкао контроле

Бланкконкретного вида документа можетизготавливаться для организации,структурного подразделения и должностноголица.

Бланкитех или иных конкретных документовцелесообразно применять при издании ворганизации большого количеств данныхвидов документов. Остальные документыоформляются на общем бланке.

3.4Продольный бланк документа

Бланки документов могутизготовляться на основе продольногоили углового расположения реквизитов,идентифицирующих организацию, и другихреквизитов оформления документов,дополняющих сведения об организации.Использование углового или продольногобланка не влияет на юридическую силудокумента или его правовой статус.

При продольном расположении(продольные бланки) реквизиты “Наименованиеорганизации”,”Виддокумента” идругие необходимые реквизиты на бланкеразмещаются вдоль верхнего поля ицентруются (центрируются).

Рис.1. Продольное расположение реквизитовна бланке

Продольныебланки на практике используютсяпреимущественно для подготовкинормативных правовых актов.

Использованиепродольного бланка письма целесообразноприменять в случаях, когда наименованиеорганизации содержит большое количествопечатных знаков, например, может бытьв случае, когда реквизиты бланка даютсяна двух и более языках.

При этом слеваследует печатать реквизиты на русскомязыке, а справа – на национальном, наодном уровне.

Если количество используемыхнациональных языков более одного, сверхуследует указывать реквизиты на русском,а ниже – на национальном языке, продлеваястроку до границы правого поля.

При использовании в бланкенаименования организации на иностранномязыке рекомендуется также пользоватьсястандартными требованиями.

Продольные бланки писемиспользуются в рекламных целях, когдане стоит вопрос об экономии бумаги,рациональном размещении необходимогоколичества реквизитов и т.п.

Рис.2. Продольный бланк письма

Примерыоформления продольного бланка такжеприводятся в следующих пунктах”Энциклопедии делопроизводства”:общийбланк,бланкписьмаи бланкконкретного вида документа,– а также в документах:

Источник: //works.doklad.ru/view/CcK2aBcR6NY/2.html