+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

Содержание

Приказ о назначении ответственного за формирование личного дела

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании.

В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец.

Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.

Приказ о назначении ответственного за ведение личных дел образец

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами. Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к.

приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

[attention type=red]
То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.
[/attention]

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

И на его место приходит другой человек.

Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей.

Личное дело: формируем и оформляем

14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». Напомним, что персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, а персональными данными работника — информация, необходимая работодателю в процессе трудовых отношений.

К ним относятся не только фамилия, имя и отчество сотрудника, но и сведения о его образовании, доходах, имущественном положении и пр. К сведению.

Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных. Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от 22.10.

2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при ликвидации организации.

Приказ о назначении ответственного за кадровое дело

Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании.

(1.этого достаточно? 2.нужно писать контроль оставляю за собой?) Ответ Ответ на вопрос: Приказ о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, издается в произвольной форме. Отметим, что если в указанной ситуации директор является руководителем организации, то прямо обязанности издавать приказ именно в отношении руководителя законодательство не содержит.

Приказ о назначении на должность; личную карточку №Т-2

Ф. зачитала приказ о назначении на должность заведующей, о ее переводе из мбдоу «Буратино».Цель занятия: ознакомить обучающихся с видами документации по личному составу, научить составлять и оформлять резюме, заявления,.Анализ государственной аттестации учащихся в 2019 году на нмс гимназии, педагогическом совете 27.

09. 2019Т-2) или личной карточке государственного служащего (форма n т-2 гс (МС)), утвержденной Государственным комитетом Российской Федерации.Вы можете разместить ссылку на наш сайт: При копировании материала укажите ссылку © 2019 Поиск&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp

Вход на сайт

: 1) внутренняя опись документов личного дела; 2) дополнение к личному листку по учету кадров; 3) личный листок по учету кадров; 4) автобиография; 5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; 6) заявление о приеме на работу; 7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления. Ах, кружите меня, кружите!

Беларусь, Минск Написал 1240 Репутация:

4 ноября 2019, 9:25 1.2.

Приказ о назначении ответственного

К первым относятся филиалы и представительства, ко вторым — отделы, службы, управления, подразделения и т.п. В данной статье мы будем говорить о делегировании ответственности за делопроизводство сотрудникам внутренних структурных подразделений, поскольку именно этот вопрос вызывает наибольшие сложности.

Как это ни парадоксально, сложности заключаются в территориальной близости отделов к основному аппарату управления предприятием и к центральному отделу ДОУ. Руководители отделов считают, что наличие в компании специализированной службы ДОУ освобождает их от необходимости дополнительно брать на себя функции по работе с документацией.

Отчасти их позицию можно понять.

Источник: http://disk-shetka.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-formirovanie-lichnogo-dela-80666/

Приказ о назначении ответственного лица

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

Назначение ответственных лиц производится приказами работодателя. Форма приказа о назначении ответственного лица свободная.

Образец приказа о назначении ответственных лиц

Ответственность лиц устанавливается работодателем за конкретное направление деятельности, в рамках подразделения или всего предприятия. Например, работники могут быть назначены ответственными за:

  • охрану труда;
  • пожарную и электробезопасность;
  • сохранность материальных ценностей (материальная ответственность) и т.д.

Работодатель ограничен в выборе ответственных лиц по направлениям профессиональной деятельности. Данное ограничение обусловлено требованиями законодательства. Например, ответственным за охрану труда на предприятии может быть исключительно работник, который:

  • прошел обучение по соответствующей программе;
  • подтвердил свои знания на квалификационном экзамене и получил документ государственного образца (диплом);
  • соответствует профессиональному стандарту специалиста по охране труда.

Аналогичная ситуация с пожарной и электротехнической безопасностью.

Материальная ответственность

В отличие от иных видов, матответственность может быть распространена на весь персонал предприятия. Рамки такой ответственности ограничиваются пределами среднего месячного заработка работника либо устанавливаются в рамках обязанности возмещения полного объема причиненного ущерба (упущенная выгода взысканию не подлежит).

Образец формы приказа о назначении материально ответственного лица

скачать

Любая материальная ответственность устанавливается договором (индивидуально заключенным с работником либо коллективным). Перечень должностей (работ) сотрудников, с которыми работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85. В данный перечень включены:

  • кассиры и работники, работающие с наличными деньгами;
  • сотрудники, в том числе руководящего состава, осуществляющие депозитарную деятельность и др.

Руководители организации и их заместители, а также главные бухгалтеры могут нести полную материальную ответственность, положения о которой могут быть прописаны в их трудовых договорах.

Образец приказа о материально ответственных лицах

Скачать

Под материальной ответственностью работника подразумевается его обязанность возместить работодателю ущерб, который сотрудник нанес организации вследствие своих виновных действий (или бездействия).

Материальная ответственность возлагается на работника в полном объеме (статья 243 ТК РФ) в случае:

  • недостачи ценностей, полученных на основании письменного договора или по разовому документу;
  • умышленного причинения вреда;
  • причинения вреда в состоянии опьянения;
  • совершения преступления или административного проступка, установленных приговором суда или соответствующим государственным органом;
  • разглашения конфиденциальных сведений;
  • причинения ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (после окончания рабочего времени).

Это значит, что даже если работник уволится или сядет в тюрьму за свои виновные действия, он все равно будет должен возместить работодателю тот ущерб, который он ему нанес.

До взыскания ущерба с конкретного сотрудника работодатель обязан организовать и провести провести проверку с целью установления размера причиненного ущерба.

Для проведения такой проверки работодатель должен создать специальную комиссию? в ходе работы которой от виновного работника необходимо получить письменные объяснения по факту случившегося.

В случае отказа или уклонения от предоставления объяснений, комиссия должна составить акт в свободной форме. Без этих документов взыскание ущерба невозможно.

Как написать приказ о назначении ответственного лица

  1. Заключить договор о материальной ответственности в двух экземплярах.

  2. Подготовить проект приказа о назначении ответственных лиц.

  3. Желательно согласовать проект приказа с юристами.

  4. Подписать приказ у генерального директора.

  5. Ознакомить работника с приказом под роспись.

Типовой проект договора о полной индивидуальной материальной ответственности

Скачать

Материальная ответственность не может быть применена к работнику, если ущерб был нанесен по причине:

  • непреодолимой силы (стихийные природные действия);
  • естественного риска (наличие производства не гарантирует наличия сбыта готовой продукции);
  • необходимости или обороны (например пришлось сломать стол, чтобы подпереть дверь в случае нападения);
  • ненадлежащих условий хранения имущества по вине работодателя (продукты хранились в неисправном холодильнике).

Кроме того, работодатель имеет право отказаться полностью или частично от взыскания ущерба с виновного работника (статья 240 ТК РФ). Порядок и условия отказа от взыскания ущерба должны быть определены договором или иным нормативным документом работодателя, например? Уставом организации.

Внесение изменений в документы

В случае увольнения одного работника или его замены на другого, работодатель должен подготовить документы о смене материально ответственного лица.

Образец приказа о смене материально ответственного лица

скачать

Однако это еще не все. При смене ответственных лиц очень часто работодатели забывают оформить один важный документ, а именно акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение. Без оформления этого документа, в случае обнаружения недостачи в дальнейшем, будет невозможно доказать вину ответственного лица.

Форма акта о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-litsa

Приказ о назначении ответственного за ведение личных дел образец

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к.

приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

[attention type=red]
То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.
[/attention]

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

Организационная структура и штатное расписание

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Регламенты и процедуры

Режим работы компании

Охрана труда и техника безопасности

www.hr-ok.ru

Что такое приказы по основной деятельности

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • текст приказа;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания приказа;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

ppt.ru

О назначении ответственного за ведение личных дел

Источник: https://advokat343.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-z/

Как организовать проверку делопроизводства? | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

В деятельности организаций образуется некое количество официальных документов. У одних – большое, у других – не очень. Но в любом случае документообороту стоит уделять внимание. Делопроизводство является значимой частью деятельности.

Правильно оформленные документы – залог успешного функционирования организации. Соответственно, плохо налаженная система документооборота может тормозить ее деятельность. Как провести аудит делопроизводства – рассмотрим в рамках статьи.

Основные термины

 Для начала разберемся с терминологией. Обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это важно для понимания того, чем делопроизводство отличается от документооборота.

Делопроизводство – деятельность по документированию, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документооборот – движение документов в рамках ДОУ.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документопотоки организации

Напомним, что в делопроизводстве существует три основных потока документации:

1. Документы, поступающие из сторонних организаций (входящие).

2. Документы, отравляемые в сторонние организации (исходящие).

3. Документы, создаваемые и используемые работниками  внутри организации (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы:

1. Первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Рассмотрение руководством.

5. Передача на исполнение.

 Вышеуказанные этапы – это последовательная система жизненного цикла документа. Каждый новый этап – это действия по определенным правилам. Эти правила отражены в ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Почему при аудите делопроизводства важно просмотреть нормативные материалы и их требования? Это нужно для сравнения ожидаемых показателей с существующими.

Рассмотрим аудит делопроизводства и анализ документов, проводимые силами самой организации.

Аудит делопроизводства включает в себя проверку документов. Это проверка на соответствие требованиям внутренних ЛНА и законодательству Российской Федерации. Также оценивается организация работы с документами. Кроме того, проверка дает возможность получить:

  • объективную оценку состояния делопроизводства;
  • представление о профессиональных компетенциях сотрудников, связанных с документами.

 В дальнейшем она поможет скорректировать внутренние процессы и избежать ошибок.

 Основные задачи и этапы аудита делопроизводства

Проверка делопроизводства проводится планово или внепланово.

1. Плановый аудит проводится один раз в год или реже. Но его обязательно проводят тогда, когда поменялось законодательство. В связи с этим необходимо дополнить информацию в нормативных документах организации. Это позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций. Параметры проверок должны быть четко прописаны в Инструкции по делопроизводству.

2.  Внеплановый аудит проводится по решению руководства организации.

Периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства законодательно не предусмотрена. Обязательность ее проведения не закреплена для работодателя. Проведение данного мероприятия (плановый, неплановый аудит) должно быть отражено в ЛНА организации.

Выдержка из Инструкции по делопроизводству

6.   Ежегодная проверка делопроизводства

В организации осуществляются плановые и внеплановые проверки делопроизводства.

6.1. Плановые проверки:

– проводятся ежегодно в течение первого квартала года, следующего за проверяемым;

– организуются на основании приказа генерального директора ежегодно создаваемой им комиссией;

– осуществляются в сроки, определенные приказом о проведении проверки (с учетом возможных продлений, но не более чем в течение одного календарного месяца).

Объем проверки определяется Планом проверочных мероприятий. Он утверждается приказом генерального директора.

 Плановая проверка делопроизводства может быть как выборочной, так и сплошной.

6.2. Внеплановые проверки

Внеплановые проверки осуществляются в связи:

  • с введением в действие новых законодательных актов и требований в области делопроизводства и архивного дела;
  • со сменой руководителя организации;
  • с увольнением, переводом на другую должность лица, ответственного за документооборот

Далее рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Задачи проверки делопроизводства

 Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя организации. Основные задачи комиссии заключаются в следующем:

Назначение комиссии

     Чаще всего членов комиссии для аудита делопроизводства назначают из штатных сотрудников. Например: главный бухгалтер, инспектор отдела кадров, офис-менеджер, юрист, секретарь.

Кроме того, по решению руководителя в организации может быть сформирован постоянный состав комиссии. Он закрепляется в ЛНА организации, что упрощает дальнейшую задачу по подбору членов комиссии. Комиссия может быть создана и разово для проведения определенных работ.

 Задача любой комиссии состоит в обеспечении правомерности и объективности проводимой процедуры.

   А теперь несколько слов о сроках проведения аудита.

Руководитель организации и комиссия совместно определяют этот срок. Он зависит от объема документов. Он может составлять от одного до трех и более дней. Не стоит затягивать сроки проведения аудита. Любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Она отрывает членов комиссии от основных должностных обязанностей.

   Решения, принятые на этом этапе, следует отразить в приказе. Этот приказ и будет служить основанием для проведения проверки.

    Далее готовится приказ по основной деятельности. В приказе:

  • указываются председатель комиссии, члены комиссии;
  • обозначается цель ее создания – проведение аудита делопроизводства;
  • определяются сроки проведения аудита.

Приказ о назначении комиссии по проведению проверки

  Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

ПРИКАЗ

15.06.2015                                                                   № 107

Москва

О назначении комиссии по проведению проверки

делопроизводства

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210497-qqe-16-m7-kak-organizovat-proverku-deloproizvodstva

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.