Номенклатура дел планово-экономического отдела

Номенклатура дел: как навести порядок в документах. Часть I

Перефразируя известное высказывание, напомним: порядок в документах – порядок в управлении. Первый шаг в этом процессе – разработка номенклатуры дел. О значении данного нормативного документа в вопросах систематизации информации рассказывает опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке . В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование. 

Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е.

в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел).

Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации.

Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел.

На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте – «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, вопросам, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением, классификатор сроков хранения документов организации, список/классификатор ответственных за обеспечение сохранности и т.п. 

Номенклатура дел является также плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно изменяться в течение примерно 5 лет).

Плановый характер номенклатуры дел (как и её значение в качестве одной из форм классификации документов) был заложен исторически в определение этого термина: «номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год» («Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». М., 1964) 

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Следует отметить, что первый этап экспертизы ценности документов организации начинается в процессе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и намечаются сроки их хранения.

Таким образом, номенклатура дел позволяет соблюдать принцип единства в учёте, систематизации, описании и поиске документов и в делопроизводстве, и в архиве организации. 

Классификационная схема (главная таблица) номенклатуры дел закрепляет организационный аспект формирования документального фонда организации, отражает или схему оргструктуры (но не всегда обязательно должна быть идентична ей) или основные направления (функции) её деятельности, фиксирует комплексы документов (дела), устанавливает сроки их хранения. 

Номенклатура дел является обязательным для составления локальным нормативом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях, и органах местного самоуправления, документы которых подлежат передаче в установленном порядке в государственные или муниципальные архивы. 

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, что соответствует концепции управления документами и требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа. 

Номенклатура дел структурного типа

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. 

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.

Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Департамент Генерального секретариата»,«Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия». 

Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости: 

Структура по штатному расписанию:

1. Генеральный директор 

2. Коммерческий директор 

3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам 

4. Заместитель генерального директора по качеству 

5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям 

6. Главный бухгалтер 

7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления 

8. Аппарат генерального директора 

9. Склад сырья и готовой продукции

10. Отдел кадров 

11. Отдел информационно-технологического обеспечения 

12. Отдел логистики 

13. Отдел бухгалтерского учета 

14. Отдел сетевых продаж 

15. Отдел региональных продаж 

16. Отдел маркетинга 

17. Финансовый отдел 

18. Планово-экономический отдел 

19. Лаборатория контроля качества сырья 

20. Отдел контроля качества готовой продукции 

21. Производственный отдел

таблица номенклатуры дел структурного типа: 

01. Аппарат 

02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

03. Отдел внутреннего аудита 

04. Отдел кадров 

05. Планово-экономический отдел 

06. Финансовый отдел 

07. Отдел бухгалтерского учета 

08. Отдел информационно-технологического обеспечения 

09. Отдел маркетинга 

10. Производственный отдел 

11. Лаборатория контроля качества сырья 

12. Отдел контроля качества готовой продукции 

13. Склад сырья и готовой продукции 

14. Отдел логистики 

15. Отдел сетевых продаж 

16. Отдел региональных продаж 

Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.

Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа

В номенклатуре дел производственно-­отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например:

таблица номенклатуры дел производственно-отраслевого типа:

01. Организация деятельности

02. Управление кадрами

03. Правовое обеспечение

……………………

10. Производственная деятельность

10.1 ….по видам продукции

таблица номенклатуры дел  функционального типа:

01. Руководство

02. Подбор, прием, перемещение, увольнение и учет кадров

03. Контроль соблюдения действующего законодательства

………………………

10. Производство … вида продукции

11. Производство …. вида продукции

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру и переработке в связи с каждым изменением структуры организации.

Номенклатуры дел производственно­-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным. 

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел. 

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. 

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер. 

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Источник: //naar.ru/articles/Nomenklatura-del-kak-navesti-porjadok-v-dokumentah/

Номенклатура дел на предприятии

→ Услуги → Номенклатура дел

Номенклатура дел является основным нормативным документом для организации делопроизводства предприятия.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, которые должны быть заведены в делопроизводстве предприятия в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой, функциями и направлениями деятельности предприятия.

Рано или поздно каждая организация сталкивается с проблемой упорядочения документооборота. Любой руководитель стремится, чтобы прохождение документов осуществлялось ритмично, сбалансировано, не нарушая спокойствия сотрудников поисками необходимых документов в авральном порядке. Выход? Составление номенклатуры дел.

Если приходится сталкиваться с проблемами восстановления потерянных бумаг – номенклатура дел упорядочит документооборот.

Номенклатура дел для небольших организаций

В организации не более 50 человек, а делопроизводство осуществляется в 2-3 структурных подразделениях. Составление номенклатуры дел можно отложить на некоторое время. Проблема упорядочения текущего делопроизводства наступит только лет через 5-7 после начала деятельности, когда объем документной массы значительно увеличится.

Номенклатура дел для средних и крупных организаций

Если структура Вашей организации состоит из более, чем 10 структурных подразделений – задача упорядочения текущего делопроизводства является насущной с первых дней существования организации. Иначе проблема управляемости документооборотом будет постоянно отвлекать сотрудников от основной производственной деятельности.

И тогда организации придется заняться описанием документов, составляющих текущее делопроизводство.

Составление номенклатуры дел для государственных предприятий и учреждений

Вопрос о необходимости разработки номенклатуры дел для государственных предприятий и учреждений решается в соответствии с основными документами – Уставами, Положениями, приказами о создании. Правильное и нормативно регламентируемое формирование и описание дел является необходимым условием организации делопроизводства государственных предприятий и учреждений.

Другое дело – коммерческие структуры, которые в настоящий момент составляют основу экономической жизни.

Архивные услуги для Обществ с ограниченной ответственностью

В небольшой организации в форме Общества с ограниченной ответственностью функции Главного бухгалтера и Руководителя Отдела кадров зачастую совмещает один сотрудник. В этом случае необходима квалифицированная помощь в организации архива, выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Упорядочение документооборота для ООО и ЗАО

Организация в форме Общества с ограниченной ответственностью или Закрытого акционерного общества имеет в своем составе более 10 структурных подразделений и соответствующий документооборот. Тогда стоит задуматься о необходимости составления номенклатуры дел на предстоящий делопроизводственный год.

Номенклатура дел для Открытых акционерных обществ

Если Ваше предприятие – Открытое акционерное общество, номенклатура дел – необходимый нормативный документ для текущего делопроизводства с момента создания Вашего предприятия.

Вы не уверены в целесообразности составления номенклатуры дел для Вашей организации? Мы проведем обследование документального фонда, предложим план работ по составлению номенклатуры дел.

Если предприятие имеет разветвленную структуру, мы составим примерную номенклатуру дел для зависимых обществ и филиалов, находящихся в территориальной удаленности от основного предприятия.

В идеальном случае все структурные подразделения предприятия должны иметь номенклатуру дел.

Потому что многие управленческие проблемы отражаются в готовом документе вполне отчетливо и сама номенклатура дел может стать отправной точкой в принятии значимых управленческих решений при выстраивании вертикальных и горизонтальных связей внутри организации. Если Ваша организация ограничена в средствах, можно составить номенклатуры дел для наиболее важных структурных подразделений.

При наличии квалифицированных сотрудников канцелярии, секретариата, управления делами составление номенклатуры дел – задача посильная, но достаточно трудоемкая.

Однако, не всегда исполнители, организующие текущее делопроизводство, обладают достаточными профессиональными знаниями и практическими навыками проведения необходимой аналитической работы.

Когда же предприятие имеет сложную структуру, большой объем документных потоков, подготовка квалифицированно составленного, понятного для практического использования документа в виде номенклатуры дел представляет собой необходимую, но не всегда решаемую силами самого предприятия задачу.

Основные нормативные документы, используемые при составлении номенклатур дел:

• «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002);
• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).
• «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2008);
• «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010);
• отраслевые и ведомственные Перечни документов.

Для составления номенклатуры дел организации, занимающейся специфическими видами деятельности, требуется использование основных нормативных документов в области делопроизводства, документоведения и архивного дела. А также умение работать со специальными отраслевыми и ведомственными Перечнями документов.

1-й этап

Обследование документального фонда – первый шаг в составлении номенклатуры дел предприятия.

При обследовании документального фонда осуществляется анализ состава документов по видам, формам, способам воспроизведения.

Делаются выводы о наличии в каждом структурном подразделении документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения. Отслеживаются взаимосвязи внешних и внутренних документных потоков.

Первый этап составления номенклатуры дел предприятия должен проводиться квалифицированными специалистами в области делопроизводства.

Одновременно с обследованием документального фонда производится первичное описание документов, образующихся в текущем делопроизводстве структурных подразделений. Это очень ответственная часть работы.

Важно, чтобы используемые в номенклатуре дел описания документов и групп документов правильно отражали их специфические особенности, были понятны и удобны в использовании для сотрудников.

2-й этап

Следующий шаг – анализ первичных описаний, редактирование заголовков, проставление сроков хранения документов по Перечням. Определяются места хранения подлинников документов. Проводится аннотирование описаний для документов, представленных копиями, компьютерное оформление номенклатуры дел структурных подразделений.

3-й этап

На третьем этапе производится согласование полученного варианта номенклатуры дел структурных подразделений с уполномоченными сотрудниками организации заказчика. Здесь важно умение корректно снять возникающие разногласия.

4-й этап

На четвертом этапе составления номенклатуры дел необходимо составить и оформить индексы дел в соответствии с действующей или специально разработанной схемой присвоения делопроизводственных индексов структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел на бумажном носителе является документом постоянного хранения. Хранится в управлении делами, секретариате, канцелярии.

Наконец, номенклатура дел составлена, утверждена руководством, введена в действие распорядительным документом.

Номенклатура дел в текущей работе предприятия

Документы в структурных подразделениях по мере поступления формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, делам присваиваются индексы.

В делопроизводстве удобно формировать в дела документы разных видов, связанные определенными, одним или несколькими, признаками (корреспондентским, географическим, тематическим и т.д.).

Документы в делах, сформированных в текущем делопроизводстве по определенному признаку (признакам), могут иметь разные сроки хранения. В последующем обязательно проводится экспертиза ценности документов для формирования их на архивное хранение.

При выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению необходимо руководствоваться номенклатурой дел. Номенклатура дел предприятия – основной внутренний документ для проведения экспертизы ценности документов.

Используя номенклатуру дел, легко составить Акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Номенклатура дел предприятия формирует комплекс документов постоянного и долговременного хранения на уровне текущего делопроизводства. К этим документам должно быть обращено основное внимание руководителей, отвечающих за их сохранность.

Благодаря номенклатуре дел проблема составления сдаточных описей для передачи документов в архив значительно упрощается. Используя электронную форму легко составить сдаточную опись для архива. Если предприятие имеет устоявшуюся структуру, однажды составленная номенклатура дел может прослужить не один год, нуждаясь в небольшом ежегодном редактировании.

Контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляется управлением делами, секретариатом, канцелярией предприятия.

В портфеле исполненных заказов нашей компании-номенклатуры дел для ведущих организаций энергетической отрасли, телекоммуникационных компаний, средств массовой информации.
Наши специалисты готовы поддержать Ваши усилия на любом этапе составления документа.
Мы проанализируем имеющиеся документы, дадим рекомендации по дальнейшей работе.

Возьмем на себя продолжение работ по составлению номенклатуры дел на любом этапе готовности документа.

Источник: //www.archion.ru/catalog/nomenklatura-del

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2021) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2021 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2021, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2021 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: //gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii