Лист-заверитель дела
Лист-заверитель дела: содержание и оформление
Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации.
Лист-заверитель в системе учетных документов
Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией. Одним из важнейших участков делопроизводственной деятельности считается формирование дел.
Под термином “дело” понимаются документы, объединенные в совокупность по принципу принадлежности к одному участку работы. Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу. Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы.
От верного распределения документации в дела зависит сохранность наиболее важных служебных бумаг, а также скорость их поиска при последующей работе. Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е. принцип его формирования.
Опись относится к категории учетных документов и является, по сути, своеобразным оглавлением, перечнем. В описи указываются их порядковые номера, идентификационные индексы, названия, даты оформления, номера страниц. Необходимость и правила составления описей определяются внутренним нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству, а также специальными положениями и инструкциями.Лист-заверитель дела также можно считать учетным документом. Он содержит сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Его используют для того чтобы вести учет общего количества листов дела. Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации.
Бланк листа-заверителя
Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.
Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.
2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки.
Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.
Справка
К стандартным реквизитам бланка относятся:
- Название вида документа;
- Наименование должности составителя;
- Подпись;
- Расшифровка;
- Дата составления;
В бланк вносят следующую информацию:
Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);
Особенности физического состояния и формирования дела;
Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней.
В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк.
Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:
Подшитые в дело служебные бумаги;
Лист-заверитель личного дела: образец оформления
Действующие на данный момент Правила организации хранения архивных документов (Приложение №8) предлагают следующий образец оформления листа-заверителя:
Данный образец действителен для всех дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения. Дела по личному составу не являются исключением из этого правила.
Все дела, которые подготавливаются к передаче в архив учреждения после окончания календарного года, необходимо описать и оформить в установленном Правилами порядке. Согласно данному нормативному документу, в конце каждого дела на бумажной основе должен быть подшит лист-заверитель.
Его в общем случае имеет формат А4, в картотеках соответствует формату карточки. Лист запрещено выносить на обложку дела или оборот последней страницы.Вложенные документы:
Заполнение листа-заверителя
При заполнении листа-заверителя дела следует придерживаться следующего алгоритма:
Указать номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел;
Цифрами и прописью указать общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (отметим, что внутренняя опись при этом не учитывается);
Указать номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”;
Перечислить литерные номера.
Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.
Перечислить пропущенные номера;
Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя.
Отметим, что количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчете общего количества пронумерованных листов. Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.
Указать количество листов внутренней описи;
Заполнить графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела. В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой — указать номера листов, на которых она встречается.
К подобным особенностям можно отнести:
- Наклеенные фотографии;
- Нестандартный (крупный) формат;
- Наличие конвертов с вложениями (в таблице указывается не только факт наличия конверта, но и количество вложенных в него листов);
- Физические повреждения (например, порванные или залитые водой страницы, трудно читаемые ксерокопии);
- Наличие типографских экземпляров брошюр (если количество страниц не указано в общей нумерации, его нужно привести в таблице);
Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.
Указать наименование должности лица, составившего лист-заверитель, поставить подпись и расшифровать ее.
Проставить дату оформления;
В некоторых случаях после оформления дела в его состав и состояние могут быть внесены изменения. Так, например, некоторые документы могут получить повреждения в процессе хранения. Или появится необходимость заменить копией оригинал той или иной служебной бумаги.
В качестве дополнительного примера можно привести трудовые книжки, которые не подшиваются в дело, а вкладывают в конверт. По прошествии некоторого времени бывший сотрудник или его родственники могут затребовать трудовую книжку из архива, что приведет к изменению состава дела.В таком случае все внесенные изменения необходимо зафиксировать в соответствующем акте и сделать отметку в листе-заверителе дела со ссылкой на этот акт.
Справка
Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.
Руководитель архивного отдела Васильева П.К. П.К. Васильева
25.04.2021
Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования. Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.
Вложенные документы:
Источник: //www.sekretariat.ru/article/211015-qqq-17-m7-list-zaveritel-dela
Как оформить лист заверитель личного дела
- Темы:
- Документооборот
- Документы делопроизводства
- Оформление документов
- Оформление дел
Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации. Из статьи вы узнаете:
- зачем нужен лист-заверитель и обязательно ли его оформление;
- как составляется лист-заверитель личного дела;
- лист-заверитель личного дела: образец оформления;
- какие сведения указывают при заполнении листа-заверителя;
Лист-заверитель в системе учетных документов Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией.
Лист-заверитель дела: содержание и оформление
Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела.
Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может.
Яркий пример – невостребованные трудовые книжки, про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются.
Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.
Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке.
После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения.
Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).
Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.
Лист-заверитель дела
Важно Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.
Бланкер.ру
Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.
2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки.
Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.
Справка К стандартным реквизитам бланка относятся:
- Название вида документа;
- Наименование должности составителя;
- Подпись;
- Расшифровка;
- Дата составления;
В бланк вносят следующую информацию: Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами); Литерные номера; Пропущенные номера; Особенности физического состояния и формирования дела; Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4.
Внимание На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.
В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листа дела; наличие пропущенных номеров листов дела; наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Оформляем дела на постоянное хранение
Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.
Личное дело сотрудника
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.
Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3) На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.
), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Речь идет, например, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д.
Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата.В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается. В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела. Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.
Источник: //juristufa.ru/2021/04/21/kak-oformit-list-zaveritel-lichnogo-dela/
2.3 Составление листа-заверителя дела
Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция
Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления…
Личное дело: особенности оформления и ведения
_ внутренняя опись документов дела;
_ личный листок по учету кадров или анкета; _ копия документа, удостоверяющего личность; _ автобиография; _ копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний…
Личное дело: особенности оформления и ведения
2. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись входит в дело…
Общие правила формирования и оформления дел в учреждении
2.2 Нумерация листов дела
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором…
Общие правила формирования и оформления дел в учреждении
2.4 Внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.)…
Общие правила формирования и оформления дел в учреждении
2.5 Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела…
Организация документооборота
1. Требования ЕСГД к подготовке и передаче дел в архив предприятия. Порядок подготовки дел. Значение этой стадии документооборота. Составление описи дел. Проверка формирования документов в дела
Подготовка дел для последующего хранения Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования…
Особенности формирования в дела отдельных категорий документов
1.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела
В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел…
f3. Составление внутренней описи документов дела
Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2)…
Правила ведения и хранения личных дел
1.1 Понятия и состав личного дела
Личное дело ГОСТ Р51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности…
Правила ведения и хранения личных дел
3.1 Оформление обложки личного дела
При заведении личного дела на его обложку выносятся: – наименование вышестоящей организации — указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет…
Службові листи як особливий вид довідково-інформаційних документів
2.2 Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі: Ш Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації…
Службові листи як особливий вид довідково-інформаційних документів
2.3 Вимоги до тексту службового листа
Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним…
2.2. Составление внутренней описи документов дела
Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2)…
3.3 Оформление титульного листа
В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность. Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта…
Источник: //manager.bobrodobro.ru/34580