+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников

Содержание

Разрабатываем положение о командировках

Командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников

Источник: http://www.audit-it.ru/articles/personnel/

Отношения между работником и работодателем фиксируются с помощью законодательных актов, а также внутреннего положения о командировках в компании. Разбираем все по пунктам: что следует включить в документ и какие изменения последних лет предстоит учесть.

Зачем нужно внутреннее положение о командировках

Необходимость составления положения о командировках и введения в силу как внутреннего локального документа обусловлена рядом причин важных не только для работодателя, но и для командируемого сотрудника.

С точки зрения работодателя намного проще пользоваться одним единым документом, регламентирующим закрепление видов командировок, характер и величину возмещаемых расходов, специфику отчетности, а также действие различных служб при оформлении командировок и пр.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН.

С точки зрения работника или совместителя, который направлен в командировку, предоставляются сохранение места работы (должности), сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке, возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).

Для правильного составления положения о командировках необходимо ознакомиться со структурой разделов и выделить главные пункты, которые необходимо зафиксировать в положении.

Структура положения о командировках

Как правило структура положения о командировках включает типичные разделы, но существуют и дополнительные разделы, которые зависят от специфики деятельности того или иного предприятия.

Рассмотрим основные разделы:

  1. общие положения;

  2. порядок оформления служебной командировки;

  3. сроки командировки;

  4. порядок оплаты труда командированных расходов и гарантии при направлении в служебные командировки;

  5. порядок предоставления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки;

  6. иные пункты, в зависимости от специфики направления компании.

Общие положения:

Данный раздел является водным и содержит перечень основных понятий.

Здесь раскрываются понятие и виды служебных командировок, определяется круг лиц, на которых распространяется действие данного положения.

В трудовом законодательстве установлен запрет на направление в служебные командировки определенному перечню лиц: беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, и иные лица, указанные в ТК РФ.

В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками, например:

  1. служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы (т.е. в течение рабочего дня выезды к клиентам), если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;

  2. поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к местожительству;

  3. выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

  4. поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

Оформление служебной командировки

В данном разделе следует установить, какими документами оформляются командировки сотрудников. В компании могут использоваться не только унифицированные формы оформления командировки, но и неунифицированные, принятые в виде официального документооборота внутри компании. В таком случае необходимо зафиксировать в положении обязательные пункты, которые должны содержать:

  1. цель поездки;

  2. ожидаемый результат командировки. Цель и результат необходимы работодателя для понимания целесообразности планируемой командировки;

  3. способ поездки: каким видом транспорта планируется поездка (самолет, поезд, личный транспорт). Указывается, необходимо ли провести заказ и оплату билетов работодателем по безналичному расчету, или командируемый сотрудник будет производить оплату за наличный расчет. Если согласована поездка в командировку на личном автомобиле, то в этом случае прикладывается расчет затрат на ГСМ;

  4. вид проживания: гостиница или съемная квартира;

  5. срок командировки в соответствии с билетами (дата отправления и дата прибытия). Если конечная дата не известна, необходимо указать предполагаемую. Исходя из количества дней производится расчет суточных;

  6. наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре с клиентом.

Также необходимо описать порядок документооборота, закрепить определенные обязанности по обработке документов за работниками разных административных служб предприятия.

Источник: https://otchetonline.ru/art/kadry/65106-razrabatyvaem-polozhenie-o-komandirovkah.html

Учет и оформление командировок

Командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников

Многие организации направляют своих работников в командировки.

Какие поездки работников признаются командировками, а какие нет, какие гарантии положены работникам при направлении в командировки, кого нельзя направлять в командировки, а в каких случаях для направления в командировку потребуется письменное согласие работника, как правильно документально оформить командировку и как учесть командировку в 1С:ЗУП рассматривается в данной публикации.

Нормативные документы

Направление работников в командировки регламентируется:

  • Трудовым кодексом, статьи 166 – 168;
  • Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Определение служебной командировки

Служебная командировка  — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В командировки направляются только работники — лица, с которыми заключен трудовой договор (п.2 Положения о командировках).

Местом постоянной работы считается место расположения организации или ее обособленного подразделения, работа в котором предусмотрена трудовым договором с работником (п.3 Положения о командировках).

Поездка работника головной организации в обособленное подразделение или работника обособленного подразделения в головную организацию также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Поездки таких работников являются их основной работой, за которую они получают заработную плату, поэтому командировки в этом случае не оформляются.

Перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются организацией и закрепляются в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах организации (ст. 168.1 ТК РФ).

Гарантии при направлении работника в командировку

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Кого нельзя направлять в командировки

Запрещается направлять в командировки:

  • беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
  • работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
  • лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

В каких случаях потребуется письменное согласие работника

Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:

  • женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
  • матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ);
  • работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
  • работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
  • отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)

Какие документы упоминаются в Положении о командировках

Документы и действия при направлении в командировку:

  • Для направления работника в командировку необходимо письменное решение работодателя (п.3 Положения о командировках). Обычно это приказ о направлении работника в командировку.
  • При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточные для дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (п.10 Положения о командировках)

По возвращении из командировки:

  • По возвращении из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы работника, связанные с командировкой (п.26 Положения о командировках).

Документы для подтверждения срока фактического пребывания в командировке (п.7 Положения о командировках):

  • Основными документами для подтверждения фактического срока пребывания работника в командировке являются проездные документы.
  • Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, то ему необходимо оформить служебную записку, в которой указать фактический срок пребывания в командировке, и приложить к ней документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
  • Если проездных документов нет, то срок пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования (квитанция, талон из гостиницы либо иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования).
  • При отсутствии проездных документов и документов по найму жилого помещения для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования потребуется служебная записка от работника и (или) иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия из места командирования.

Какие формы документов использовать

Работодатель самостоятельно определяет, какими документами будет оформляться направление в командировку (их следует закрепить в локальном нормативном акте организации).

Можно использовать формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Настройки учета командировок в 1С

Для того чтобы в программе имелась возможность регистрировать командировки в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Учет отсутствий должен быть установлен флажок Командировки:

Установка флажка В том числе внутрисменные позволит регистрировать командировки на несколько часов в течение одного рабочего дня (рабочей смены).

Документы 1С для регистрации командировок

Для регистрации направления работника в командировку в программе 1С:ЗУП используется документ Командировка. Документ позволяет оформить приказ на командировку на одного работника по форме № Т-9.

Для оформления приказа на группу сотрудников (форма № Т-9а) используется документ Командировка группы.

Это документ-помощник, сам он ничего не регистрирует и не имеет операции проведения, предназначен лишь для оформления группового приказа.

  Предполагается, что сначала вводится групповой документ Командировка группы, а затем автоматически создаются индивидуальные документы Командировка на каждого сотрудника.

Ввести документы Командировка и Командировка группы в разделе Кадры можно из журналов Все кадровые документы и Все отсутствия сотрудников.

Заполнение документа «Командировка»

В реквизите Месяц указывается месяц начисления, в котором должна быть начислена оплата за командировку.

В реквизите Дата — дата оформления приказа на командировку.

Дата начала и дата окончания командировки определяются с учетом п.4 Положения о командировках:

  • Днем выезда в командировку считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса и т.п.) из населенного пункта, в котором постоянно работает сотрудник. При этом учитывается время отправления: если отправление произошло до 24 часов включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Аналогично, днем приезда считается дата прибытия транспорта в место постоянной работы с учетом времени прибытия.
  • Если место отправления транспорта (станция, пристань, аэропорт) находится за чертой населенного пункта, то при определении времени выезда / приезда учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Флажок Командировка на неполный день (внутрисменная) устанавливается, если регистрируется командировка не несколько часов в рамках одного рабочего дня (смены). В этом случае указываются дата и количество часов командировки.

Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если регистрируется длительная командировка, на период которой вместо командированного работника на его позицию может быть принят другой сотрудник. Подробно этот механизм рассматривается в публикации Временное освобождение ставок штатного расписания

На вкладке Дополнительно указываются данные для формирования печатной формы приказа:

Вкладка Стаж ПФР отображается в документе Командировка только в том случае, если сама организация или ее обособленные подразделения расположены в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных местностях) либо если в организации имеются должности, работа на которых дает право на льготную пенсию.

На вкладке Стаж ПФР можно определить отображение периода командировки в персонифицированной отчетности (форме СЗВ-СТАЖ): можно отменить/назначить территориальные условия ПФР на период командировки, отменить включение периода командировки в стаж для досрочного назначения пенсии.

Из документа Командировка можно получить следующие печатные формы:

  • Приказ о направлении в командировку (Т-9); PDF
  • Командировочное удостоверение (Т-10); PDF
  • Служебное задание (Т-10а). PDF

Использование документа «Командировка группы»

Документ Командировка группы предназначен для оформления группового приказа на командировку.

Сначала в табличную часть документа вносятся сведения о сотрудниках, направляющихся в командировку:

Затем по ссылке Оформить отсутствия автоматически создаются и заполняются документы Командировка на каждого из сотрудников из табличной части.

В результате в табличной части надпись «Оформить отсутствие» меняется на «Отсутствие учтено», по нажатию на которую можно открыть соответствующий документ Командировка.

Из документа Командировка группы можно получить печатную форму Приказа о направлении работников в командировку по форме №Т-9а. PDF

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени период командировки отражается буквой «К»:

Источник: http://buhpoisk.ru/uchet-i-oformlenie-komandirovok.html

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

Командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье “Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных”.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала “Упрощенка”.

Документы на командировку

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировкуПисьменное распоряжение руководителя
Дата начала командировкиДата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировкиДата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировкиДата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировкиДата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Шаг 2. Выдайте суточные. 

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье “Обновите формы путевых листов”.

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

Оформление командировки: документы

Командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников

Служебная поездка сотрудника за территорию своего предприятия для выполнения задач, поставленных пред ним руководством, считается командировкой. Она может быть как плановой, то есть с заранее определенной датой, так и внеплановой, вызванной производственной необходимостью.

Вне зависимости от вида командировки и её продолжительности, поездка должна быть надлежащим образом оформлена. При подготовке командировки составляется приказ по форме №Т-9, в случае направления одного человека. Если служебная поездка предусматривает участие двух и более сотрудников для выполнения поставленных задач, то используется форма №Т-9а.

Инициатором командировки может быть как руководство организации, так и трудящийся, если в процессе выполнения им своих должностных обязанностей возникла производственная необходимость организации такой поездки.

В данном случае ответственный работник направляет работодателю соответствующее заявление, в котором информирует его появлении такой необходимости. Руководитель на основании служебной записки и других документов принимает решение, касательно направления работника в командировку.

  Работники со своей стороны не могут отказаться от поездки без веских на то оснований.

Оформление поездки сопровождается составлением ряда документации, перечень которой содержится в постановлении 729 о командировках с изменениями. Согласно данному нормативному акту командировка предусматривает заполнение следующих бумаг:

  • Служебное задание для сотрудника, отправляющегося в поездку;
  • Приказ или распоряжение руководителя предприятия;
  • Командировочное удостоверение;
  • Авансовый отчет;
  • Отчет о проделанной работе и выполненных задачах по итогам командировки;
  • Журнал учета сотрудников, направляемых в служебную поездку.

Нормы, касающиеся проведения и оформления служебной поездки постоянно изменяются и дополняются. Поэтому перед тем, как оформить командировку сотруднику в 2017 году, следует учесть ряд последних новшеств, которые вступили в силу в 2016 году.

Согласно им данная процедура существенно упростилась. Обязательным к оформлению остался только приказ о командировке, авансовый отчет и журнал учета командированных сотрудников.

Остальные документы из указанного перечня составляются по желанию руководства организации.

Также изменения коснулись и продолжительности поездки. Если раньше они не должны были превышать 40-ка дней для обычных поездок и года для строителей, то служебные командировки в 2017 году не ограничиваются. Работодатель самостоятельно определяет длительность поездки служащих, исходя из сложности и объема поставленных перед ними задач.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, направляющихся в командировку

Несмотря на то, что данные документы перестали быть обязательными для оформления при направлении служащих в командировку, на многих предприятиях продолжают активно их использовать. Они позволяют обеспечивать более строгий контроль и учет.

Командировочные удостоверения оформляются по форме №Т-10, если сотрудник отправляется в служебную поездку в пределах РФ или в страны СНГ, с которыми у нашей страны подписаны межправительственные соглашения и пересечение границы производится без простановки соответствующих отметок. Работодатель также имеет право самостоятельно разработать форму данного документа.

Для командировок в иные зарубежные страны оформление удостоверения не требуется, так как в загранпаспорте сотрудника пограничная служба проставляет отметки о въезде и выезде из страны. По ним может быть установлена точная дата пересечения границы.

Сегодня также много говорят о возможности внесения изменений в законодательство, относительно командировочных удостоверений в 2017 году, изменения, свежие новости, касающиеся этого вопроса, будут известны позднее.

Использование служебного задания при оформлении командировки на данный момент также не является обязательным. Если же работодатель примет решение продолжать использование данной формы, то это необходимо закрепить в локальных актах фирмы. В этих документах устанавливается и форма документа: унифицированная или индивидуальная.

Зачастую служебные задания используются на крупных предприятиях, с разветвленной структурой. В данном случае руководитель каждого подразделения самостоятельно решает вопросы, касающиеся оформления этих документов, а директор предприятия и отдел кадров с их помощью осуществляют контроль над деятельностью всех структур.

В данном документе отмечаются:

  • Данные командируемого служащего;
  • Основания направления в поездку;
  • Цели и задачи;
  • Место, куда выезжает сотрудник, и где будет выполнять возложенные на него обязанности;
  • Продолжительность командировки.

Для небольших предприятий использование служебных заданий не актуально. Им рационально минимизировать количество оформляемых документов для ускорения процедуры отправки сотрудников в командировку.

Касательно журнала учета командированных сотрудников, то это один из немногих документов, оформление которых осталось обязательным. Он необходим для отражения информации о служащих, направляемых в служебные поездки и прибывших на данное предприятие.

Форма данного документа установлена Приказом №739н, как и порядок осуществления учета направляемых и прибывающих командированных работников. Отсутствие такого журнала на предприятии является нарушением трудового законодательства и влечет за собой привлечение к ответственности согласно ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

Документы, оформляемые при направлении в командировку

Командировки по новым правилам 2017 года предусматривают составление ограниченного количества обязательных документов для направления служащих в командировку.

Первым оформляется приказ или распоряжение руководителя фирмы или подразделения предприятия.

При этом может использоваться как унифицированная форма №Т-9(а), так и индивидуальная, разработанная в данной организации и закрепленная в её локальных актах.

Независимо от того, какой бланк документа используется, в нем должны быть отражены:

  • Реквизиты данного предприятия;
  • Данные командируемого сотрудника, в том числе отдел в котором он работает, занимаемая должность и табельный номер, если таковой был ему присвоен при трудоустройстве;
  • Место, куда он направляется согласно служебному заданию;
  • Цели и задания, поставленные перед ним на время командировки;
  • Продолжительность поездки.

Кроме того, может указываться основание для издания приказа. Такая графа содержится в унифицированной форме данного документа, но обязательной для бланков предприятия не является.

В ней отражается документ, на основании которого было принято решение о направлении служащего в поездку. В его роли может выступать план командировок, докладная записка или служебное задание.

Также в качестве основания может быть указан договор с партнером, предусматривающий необходимость направления работников данной фирмы на территорию контрагента.

Авансовый отчет – еще один обязательный документ, оформляемый при направлении служащего в командировку. Он используется для подтверждения расходования денежных средств полученных сотрудником перед поездкой с целью погашения связанных с ней расходов. При оформлении авансового отчета используется унифицированная форма №АО-1.

Авансовые средства выдаются служащему согласно кассовому ордеру. В данном документе указывается сумма выплаты и её целевое назначение, которое заполняется на основании приказа о командировке.

Они выдаются для погашения расходов сотрудника во время поездки и для реализации поставленных перед ним задач. Любые операции связанные  с ними должны иметь документальное подтверждение.

Эти бумаги по возвращении из командировки должны быть предоставлены в бухгалтерию.

Авансовый отчет заполняется сотрудником на основании документов, подтверждающих его траты. По завершению поездки эти документы сдаются в бухгалтерию для проверки, но не позднее 3-х дней с момента её окончания. Если сотрудник получил авансовые средства, но каким-либо причинам не отправился в поездку, то он должен вернуть деньги в кассу предприятия.

Авансовый отчет заполняется сотрудником с лицевой и обратной стороны. При этом на первой отмечаются:

  • Данные командированного работника;
  • Целевое назначение и общая сумма полученных им средств;
  • Информация о предыдущем авансе (он должен быть погашен, в противном случае ему не имеют права выдавать средства на следующую поездку);
  • Командировочные траты, подтверждённые документально;
  • Наличие перерасхода и остатка по полученному авансу.

На оборотной стороне перечисляются оправдательные документы, которые прилагаются к отчету. При этом каждый из них должен быть пронумерован. Необходимо соблюдать очередность: в каком порядке бумаги записаны, в таком они и должны прикрепляться к отчету.

Сотрудники бухгалтерского отдела должны сопоставить предоставленные доказательства расходов (чеки, билеты, квитанции и т.д.) с информацией, содержащейся в отчете. По завершении необходимых действий он передается руководителю на согласование. После утверждение авансового отчета производится списание денежных средств и внесение их в базу расходов.

В качестве документов, подтверждающих время нахождения в командировке, выступают:

  1. Авиа-, ж/д билеты и прочие проездные документы;
  2. Если поездка осуществлялась на личном транспорте сотрудника – предоставляется путевой лист с отметками о прибытии и убытии, чеки, квитанции и т.п.
  3. Загранпаспорт с отметками о пересечении границы иностранного государства при зарубежных поездках.

Согласно действующим правилам датой отбытия в служебную поездку считается день отправления транспорта, которым трудящийся будет добираться до места командирования. Возвращение соответственно определяется исходя из времени его прибытия.

При этом необходимо ориентироваться на полные сутки, то есть до 24 часов включительно будет считаться текущий день, а после – следующие.

Поэтому если автобус приезжает 15 числа в 23:55, то командировка заканчивается в этот день, а если в 00:10, то – 16 числа.

Однако на практике случаются ситуации, когда для реализации поставленных пе6ред сотрудником задач, он вынужден задержаться в командировке. Конечно, этот вопрос должен согласовываться с руководителем, но как в данном случае оформить документы?

Современное законодательство не устанавливает конкретный порядок действий в данном случае, поэтому работодатель со своей стороны самостоятельно регулирует такие вопросы. Однако для предотвращения возникновения спорных ситуаций лучше, если процедура оформления задержки в командировке будет закреплена в локальных актах предприятия.

В общем порядке продление срока служебной поездки осуществляется в следующем порядке:

  1. Направление запроса на увеличение продолжительности командировки и его согласование с руководством.
  2. Оформление приказа со ссылкой на соответствующий запрос. В документе указываются причины продления срока поездки и новая дата его завершения.
  3. Начисление денежных средств для погашения дополнительных расходов служащего, связанных с большей продолжительностью служебной поездки.
  4. Направление сотруднику ответа о продлении срока нахождения в командировке. Также может присылаться или направляться по электронной почте копия приказа руководителя.

На основании данного приказа также осуществляется продление срока сдачи авансового отчета данным сотрудником. Соответственно положенные три дня, будут отсчитываться от новой даты завершения служебной поездки.

Источник: https://vse-o-trude.ru/oformlenie-komandirovki-dokumenty/

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция | документы для направление в командировку работника

Командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников

Служебное задание передается работнику или хранится в кадровой службе до возвращения работника из командировки.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку служебное задание может не оформляться.

2.

 Ознакомить работника с приказом о направлении в командировку

Приказ следует распечатать и ознакомить с ним работника под роспись – в нижней части приказа работник должен расписаться и поставить дату ознакомления.

4.

 Оформить командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку командировочное удостоверение может не оформляться.

5.

 Получить от работника заявление о выдаче средств на командировочные расходы

Заявление заполняется непосредственно работником. Руководитель организации должен проставить на заявлении резолюцию о командировке (надпись в верхнем левом углу заявления: Согласовано. Подпись. Расшифровка подписи. Число).

6.

 Выдать работнику денежные средства на командировочные расходы

На основании заявления о выдаче средств на командировочные расходы заполняется расходный кассовый ордер. После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Выдача денег производится при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу.

8.

 Вручить работнику командировочное удостоверение

 Дата выбытия из организации заверяется подписью уполномоченного лица (работника кадровой службы, начальника соответствующего структурного подразделения и т.д.) и печатью организации.

По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется также печатью.

В случае если работник в течение командировки перемещается в разные места в рамках выполнения одного задания, то прибытие и выбытие из мест назначения также заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку командировочное удостоверение может не оформляться.

9.

Проставить в командировочном удостоверении отметку о возвращении в организацию

По возвращении работника в организацию уполномоченное лицо проставляет отметку в командировочном удостоверении о прибытии и заверяет печатью.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку командировочное удостоверение может не оформляться.

11.

Получить от работника отчет о выполнении задания в служебном задании

По возвращении из командировки работник заполняет графу “Краткий отчет о выполнении задания” и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), ставит подпись и дату.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку отчет о выполнении задания может не оформляться.

Срок: 3 рабочих дня со дня возвращения работника из командировки.

12.

Получить от работника отчет о потраченных средствах

Все командировочные расходы должны быть подтверждены документально (билетами, квитанциями и т.д.). Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

Если работником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру на основании приказа.

Срок: 3 рабочих дня со дня возвращения работника из командировки.

Это все, что необходимо выполнить в рамках процедуры для условий, указанных вами в опросном листе.
Осталось:• заполнить и распечатать документы,• последовательно выполнить инструкцию.

 Нормативная документация

Источник: https://www.freshdoc.ru/kadry/other/napravlenie-rabotnika-v-komandirovku/

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.