+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Книга учета проверок

Содержание

Как прошнуровать книгу учета проверок – СИЗ, нормы, инструкции

Книга учета проверок

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  • Степлер;
  • Нитки;
  • Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Как правильно заполнить журнал учета трудовых книжек рассказано здесь.Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции.

Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

  1. Удалить скрепки, скобы из документа.
  2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
  4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
  12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Но в делопроизводстве все же рекомендуется проводить сшивание документов, поскольку это облегчает их хранение.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

урок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Источник: http://rossiz.ru/kak-proshnurovat-knigu-ucheta-proverok/

Журнал учета проверок юр.лица, проводимых органами гос. контроля

Книга учета проверок

Обязательно! Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы Журнал прошнурован, опломбирован Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Журнал учета проверок юридического лица и ИП, проводимых органами государственного контроля – применяется для внесения сведений о проверках, проводимых органами государственного контроля, выявленных нарушениях и предписаниях об устранении выявленных нарушений.

Типовая форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля утверждена Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 г. № 141 в целях реализации Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”.

Сфера применения Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ:

  1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля и защиты прав юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля.
  2. Настоящим Федеральным законом устанавливаются: 
  3. 1) порядок организации и проведения проверок юридических лиц, индивидуальных предпринимателей органами, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля;  2) порядок взаимодействия органов, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля, при организации и проведении проверок;  3) права и обязанности органов, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля, их должностных лиц при проведении проверок;  4) права и обязанности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, меры по защите их прав и законных интересов.

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
  • Приказ Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141 О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
  • Приложение 1 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141  РАСПОРЯЖЕНИЕ (приказ) органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о проведении проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя 
  • Приложение 2 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141   ЗАЯВЛЕНИЕ о согласовании органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля с органом прокуратуры проведения внеплановой выездной проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя, относящихся к субъектам малого или среднего предпринимательства
  • Приложение 3 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141  АКТ ПРОВЕРКИ органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя
  • Приложение 4 к Приказу Минэкономразвития от 13 апреля 2009 г. №141  ЖУРНАЛ учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля 

Контрольная пломба

Журнал учета проверок юридического лица и ИП, проводимых органами государственного контроля опломбирован номерной индикаторной пломбой.

Контрольная пломба – уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого Журнал не считается опломбированным).

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/office/5154/

Журнал учета проверок индивидуальных предпринимателей – правила оформления

Книга учета проверок

Для защиты прав бизнесменов, а также с целью учета выполнения государственными органами контроля и надзора их функций, для каждого предприятия предусмотрено обязательное ведение журнала учета проверок.

В предыдущие годы многие индивидуальные предприниматели (далее — ИП) и юридические лица достаточно пострадали от тех или иных барьеров, создававшихся уполномоченными органами при проведении контрольно-надзорных функций, поэтому сейчас, в условиях современного мира и нынешней экономики, государство в лице законодателя старается защитить права предпринимателей, в том числе императивными нормами, предусматривающими новые обязательные формы учета.

Зачем необходима книга проверок для ИП

Те предприниматели, которые просуществовали на рынке не один год, не понаслышке знают, какие проверки могут быть у ИП — помимо плановых проверок, которые публикуются на сайте Генпрокуратуры РФ и которые можно отследить заранее, существуют также внеплановые проверки.

Если же предприятие существует недавно или же за последние годы к нему не применялись никакие проверки, это совершенно не значит, что они вовсе не будут проводиться.

Достаточно жалобы одного единственного потребителя, бывшего сотрудника и вообще любого гражданина, верно оформленная и поданная в надлежащий орган власти, она моментально приведет к назначению документарной или выездной внеплановой проверки.

В отличие от плановой, внеплановая проверка не требует соблюдения различных условий, включая истечение трех лет после регистрации ИП или с момента последней проверки и может быть назначена в любой момент после получения сигнала о различных нарушениях со стороны ИП.

На сегодняшний день, складывается ситуация, согласно которой большинство предпринимателей знают, что закон предполагает наличие журнала учета проверок индивидуальных предпринимателей, но не заводят его до тех пор, пока к ним не нагрянет проверка.

По факту, Федеральный Закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.

2008 года N 294-ФЗ не устанавливает требований о наличии журнала учета на каждом предприятии.

Подробно о правах и обязанностях индивидуальных предпринимателей читайте в этой статье: https://ipshnik.com/vedenie-ip/chto-otnositsya-k-pravam-i-obyazannostyam-individualnogo-predprinimatelya.html

Пункт 8 статьи 16 вышеупомянутого закона говорит о том, что ИП имеют право вести такой журнал, а значит, могут и совершенно не вести его.

Соответственно, каких-либо административных санкций за отсутствие книги проверок для ИП не предусмотрено, тем не менее, каждая проверяющая организация, в подводящем итоги проверки акте, будет вносить соответствующую запись об его отсутствии на предприятии.

Такая запись не страшна сама по себе, но в данном случае, в ведении подобного учета заинтересован прежде всего ИП, который с его помощью может проследить, а при необходимости — подтвердить проведенную на его предприятии проверку, её длительность и итоги.

Как правильно оформить журнал учета проверок

После введения в действие Федерального Закона, о котором упоминалось выше, целый год предпринимателям приходилось вести журнал учета проверок в произвольной форме и лишь после издания Приказа Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 года N 141 была утверждена долгожданная, типовая форма журнала.

Приложение 4 данного Приказа содержит установленный для использования образец книги проверок, последние изменения в который вносились в 2010 году.

Следует заметить, форма журнала учета проверок в целом достаточно простая, помимо традиционных сведений о предприятии в нее предполагается вносить следующие краткие сведения о проводимых проверках:

  • данные о начале проверки (дата, время), включая сведения из приказа о её проведении;
  • совокупное время уже проведенной проверки;
  • сведения об организации, которая её проводила;
  • цель, предмет и задачу проверки;
  • данные из акта проверки организации;
  • сведения о лице, проводившем проверку;
  • данные о выданных ИП в результате проверки предписаниях.

С образцами документов для ИП можно ознакомиться здесь: https://ipshnik.com/obraztsyi-dokumentov-dlya-ip

Что касается требований к оформлению журнала учета, они установлены все тем же Федеральным Законом, в котором определено лишь требование о необходимости прошить журнал, пронумеровать, а также удостоверить печатью (при её наличии у ИП).

Таким образом, журнал учета может быть распечатан на стандартных листах бумаги размером А4, главное — выполнить вышеуказанные требования.

В отношении срока хранения данного журнала законодательно не установлено никаких требований, тем не менее, по общей практике, рекомендуется придерживаться общих нормативных требований к хранению управленческих архивных документов, которыми предусмотрено 5 лет срока для хранения подобных типов документов. Наличие у ИП нескольких филиалов, магазинов или отделений подразумевает ведение журналов на каждом из них.

При первой же проверке, ИП, на предприятии которого заведена книга проверок, должен напомнить проверяющим лицам о необходимости отметиться в ней, а также внести сведения о проводимом мероприятии по контролю.

Своевременно внесенные и верно заполненные в книгу сведения позволят апеллировать к вышестоящим органам, в случае любых нарушений в ходе любой проверки. Следует обратить особое внимание на требование закона к проверяющему лицу о внесении собственной подписи в журнал учета проверок индивидуального предпринимателя, к которому пришли с проверкой.

Как можно защитить себя от основных угроз при осуществлении коммерческой деятельности ИП узнайте в этой статье: https://ipshnik.com/vedenie-ip/osnovnyie-ugrozyi-i-sposobyi-zashhityi-pri-osushhestvlenii-kommercheskoy-deyatelnosti-ip.html

В том случае, если проверяющий отказывается подписаться, ИП не стоит допускать его на свое предприятие, в тоже время немедленно сообщить об отказе в то ведомство, откуда прибыла проверка.

В иной ситуации, если результаты проверки или её общий ход связаны с нарушением действующего законодательства и также нарушением прав ИП, он может, согласно закону, в течение 15 календарных дней после её окончания (получения акта проверки) подать все свои возражения в соответствующий орган.

Такие возражения оформляются в письменной форме и к ним ИП может приложить документы, а также их копии, подтверждающие обоснованность поданных возражений. Очевидно, одним из таких документов вполне может пригодится именно журнал учета проверок.

Источник: https://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/dlya-chego-neobhodim-zhurnal-ucheta-proverok-individualnyih-predprinimateley.html

Как прошнуровать книгу учета проверок

Книга учета проверок

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения Как пронумеровать страницы, прошить Можно ли исправлять записи в книге Как оформить опломбирование. Образец опломбировки Оформление книги учета движения трудовых книжек.

Срок хранения Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина. Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета. В указанный журнал надлежит вносить информацию:

  • о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
  • оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Важно Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов.

Она имеет обычную стандартную обложку и обычные листы, которые должны иметь лишь соответствующие требованиям графы для внесения записей.

В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.
В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:

  1. Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
  2. Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем.
  3. Книгу необходимо прошить и опломбировать.

Несоблюдение одного из перечисленных требований приведёт к штрафу работодателя, а ведение журнала будет признано ненадлежащим.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Для прочности сшивания необходимо сделать это несколько раз.

  • Концы нитки должны быть выведены на оборотную сторону книги и завязаны в узел. При этом необходимо оставить 6–7 см нитки.
  • Можно ли исправлять записи в книге Поскольку нет специальных норм, регулирующих порядок внесения исправлений в книгу учета, при совершении указанных действий следует руководствоваться пп. 4.2, 4.3 положения «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Это объясняется тем, что в книге учета движения трудовых книжек отражаются сведения о поступивших документах, а также средствах, затраченных на первичное оформление трудовой (при трудоустройстве впервые), а значит, указанный документ может быть признан первичным учетным документом и исправлять в нем ошибки следует по указанным правилам.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов. Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад.

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц.

Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей.

После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Внимание Выписка оформляется в специальном бланке и проходит регистрацию в качестве исходящей документации; содержит следующие сведения:

  • Выходные данные организации;
  • Данные, которые непосредственно касаются трудовой книжки работника в виде таблицы.

Срок хранения Журнал после того, как увольняется последний работник (чьи сведения содержатся в законченном учетном документе), убирают в архив на 75 лет.

В случае реорганизации предприятия книга переводится во вновь сформированное учреждение вместе с книжками и другими документами согласно с актом передачи.

Ведение учетного журнала позволяет в случае необходимости восстановить доподлинно всю картину деятельности человека, в т.

Источник: http://sv-groups.ru/kak-pravilno-proshnurovat-zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek-foto/

Как прошнуровать журнал

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке.

Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Как прошивать журнал учета?

ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой. Инструкция:

  • Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
  • От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
  • При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
  • Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
  • Подробнее можно увидеть на схеме
  • После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема Как прошить папку с 4 дырками: схема Такой вариант используется в делах с большим количеством листов.

Как правильно сшивать документы

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  • С помощью шила делаем три отверстия.

Как прошить журнал?

В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия. И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.

Как правильно прошить журнал Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом. Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия. Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза.

Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.

Как правильно сшить документы

Внимание Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

Источник: http://k-p-a.ru/kak-proshnurovat-knigu-ucheta-proverok/

Скачать образец журнала проверок контролирующих органов 2019 года

Книга учета проверок

2   0   9119

Законодательство РФ устанавливает необходимость проведения проверок по деятельности и функционированию юридических лиц. Для регистрации и учета всех проводимых проверок юр. лицо должно вести специальный журнал, куда органы государственного контроля заносят соответствующие записи.

Что это такое

Журнал учета проверок юр. лица или ИП – специальный документ, позволяющий фиксировать и анализировать информацию о проведенных плановых или внеплановых проверках, проводимых государственными службами.

Журнал необходим для хранения всех сведений о нарушениях и для принятия мер по предотвращению этих нарушений.

Сроки и необходимость проверок устанавливается законодательством. В связи с этим журнал позволяет защитить интересы предпринимателя, если какой-либо госорган оказывает излишнее внимание предприятию.

Ответственный за ведение журнала назначается руководителем организации.

Это может быть:

  • генеральный директор;
  • секретарь;
  • юрист;
  • другой специалист компании, наделенный данными полномочиями.

Информацию в журнал вносят также проверяющие органы и контролирующие ведомства. Ответственность за сохранность документа несет не только уполномоченное лицо, но и руководитель предприятия или ИП.

Необходимость ведения журнала законодательно не установлена. А значит, организации имеют право не делать записи.

Однако такое решение может негативно сказаться на дальнейшем функционировании предприятия. В частности, доказать излишнее внимание конкретного проверяющего будет сложнее без документальных доказательств.

Если компания все же ведет журнал учета, то контролирующие органы не могут отказать во внесении соответствующей записи о проверке. В случае отказа руководитель предприятия должен обратиться к начальству проверяющих, а затем – в суд, если не удалось достичь компромисса.

Виды проверок

Проверки юридического лица проводятся государственными органами на основании законодательства РФ.

Существует два вида проверок:

 Плановая Цель – удостовериться в соблюдении предприятием или ИП законодательных норм и требований, установленных федеральными и муниципальными нормативно-правовыми актами, в том числе провести проверку соответствия предоставляемых сведений фактическим данным.Проверка проводится на основании распоряжения Генпрокуратуры РФ в установленные сроки, указанные на официальном сайте.

Основаниями для проверки являются:

  • регистрация юр. лица или ИП;
  • окончание действительности предыдущей проверки;
  • начало предпринимательской деятельности.
 Внеплановая Цель – удостовериться в соблюдении федеральных и муниципальных законов, в выполнении особых предписаний, включая проведение мероприятий по безопасности, инструктажей, ликвидации последствий аварии или чрезвычайной ситуации и т.д.Проверка не имеет конкретных сроков и проводится по мере необходимости. Госорганы обязаны уведомить юр. лицо о предстоящем визите не менее, чем за сутки до проверки.

Основаниями для проверки являются:

  • окончание срока на исправления недочетов по предыдущей проверке, в том числе ликвидации последствий аварии;
  • поступление в госорганы информации о возможной угрозе жизни и здоровью персонала или потребителей, а также о вреде окружающей среды;
  • другие случаи, предусмотренные законодательством.

Срок проведение проверки в обоих случаях не может превышать 20 рабочих дней.

Правила заполнения

Ведение журнала учета проверок подразумевает соблюдение некоторых правил и нюансов:

  • правки в документе не допустимы;
  • ошибки и неточности также не желательны;
  • информация, вносимая в журнал должна быть корректной и достоверной;
  • журнал ведется в единственном экземпляре;
  • форма ведения журнала может быть как электронной, так и письменной. Однако при ведении документа в электронном формате форму нужно будет распечатать для проставления подписей проверяющего;
  • листы нумеруются и прошиваются;
  • на последнем листе журнала указывается общее количество страниц печать организации и подпись руководителя;
  • документ храниться в канцелярском или другом отделе организации и предъявляется по первому требованию.

Алгоритм заполнения журнала учета:

  1. Заполнить титульный лист с указанием:
    • даты начала ведения;
    • наименования организации или ИП;
    • юридический адрес;
    • номер свидетельства о регистрации.
  2. Указать должностные лица:
    • ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение документа;
    • ФИО и должность руководителя компании с подписью.
  3. Заполнять основную часть с указанием:
    • даты начала и окончания мероприятий по проверке;
    • наименование контролирующего органа и документы, на основании которых проводится проверка;
    • сведения о виде и целях мероприятий;
    • номер акта об окончании и результатах проверки;
    • основные нарушения;
    • ФИО и должность лица, проводившего проверочные мероприятия.

Несмотря на то, что ведение журнала учета – не обязательная процедура, многие организации вводят такой документ в работу для обеспечения безопасности и контроля проводимых проверок.

Журнал имеет унифицированную форму и определенный порядок заполнения. Только при соблюдении этих условий документ будет иметь юридическую силу.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник: https://juristampro.ru/skachat-obrazec-zhurnala-proverok-kontrolirujushhih-organov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.