+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Инструкция: образцы по теме

Инструкция по делопроизводству: разработка с нуля

Инструкция: образцы по теме

Инструкция по делопроизводству должны быть в каждой компании. На масштабных предприятиях могут разрабатываться отдельные инструкции по общему и кадровому делопроизводству. В маленьких фирмах обычно составляется документ, который объединяет две инструкции и описывает, как сотрудникам следует работать с документами.

Без делопроизводства невозможна деятельность компании, потому что оно обеспечивает создание, движение, учет, хранение документов. Инструкция по делопроизводству – это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты.

В небольших предприятиях инструкция по делопроизводству необходима, потому что она:

  • регламентирует, как создавать, использовать, хранить, уничтожать документы;
  • способствует стабильности бумажной работы;
  • обеспечивает соблюдение требований законодательных и правовых нормативных актов;
  • закрепляет, как нужно организовать делопроизводство в организации;
  • определяет ответственных за делопроизводство.

Кто в компании должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству

Инструкцию разрабатывает служба ДОУ. Юристы и работники архива тоже участвуют в процессе. Если такой службы нет в компании, то написание инструкции можно передать секретарю. Когда инструкция по делопроизводству готова, руководитель отдела ее подписывает, после чего она вступает в действие.

В начале инструкции располагается гриф утверждения, в котором указывается, кто и когда подписал документ. Вместо этого может быть дана ссылка на дату и номер распорядительного документа. Инструкция по делопроизводству рассылается во все отделы предприятия, если утверждена. Сотрудники обязаны ее соблюдать.

Служба документационного обеспечения управления обучает ответственных за делопроизводство в своих отделах новым правилам. Авторы инструкции объясняют ее содержание, обращают внимание слушателей на важные моменты. Инструкция по делопроизводству доводится до всех сотрудников. А служба ДОУ контролирует, соблюдаются ли ее положения.

Авторам инструкции по делопроизводству требуется много усилий и времени. По этой причине перед разработкой лучше проконсультироваться в государственном архивном учреждении, которое на основании договора предоставляет такие услуги.

Если предприятие небольшое, требования к бумажной работе необходимо закрепить. Во многих компаниях определяется только несколько правил делопроизводства.

Когда в компании документы теряются или нарушается их юридическая сила, готовится распорядительный документ или определяются правила по работе с документами. Но со временем сотрудники забывают правила, документы теряются, поэтому такими методами организовать делопроизводство в организации не получится.

Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план

Разработка инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству содержит следующие разделы:

 «Общие положения», который:

  • содержит информацию о том, на какие документы распространяется инструкция: на все, только на секретные и т.п.;
  • устанавливает ответственность за нарушение правил;
  • определяет, какой отдел отвечает за то, чтобы работа с документами во всех отделах компании была единой.

Тематические, которые начинаются с того, как нужно составлять и оформлять документы, а далее описывают:

  • виды документов;
  • правила оформления копий, приложений;
  • правила разработки, согласования распорядительных документов;
  • работу исполнителей с документами;
  • размножение документов, а также применение печатей и бланков.

Кроме того, данный раздел может содержать информацию о том, как правильно разрабатывать документы коллегиального органа и заместителей руководителей.

 «Документооборот», который содержит описание:

  • этапов движения документов;
  • приема входящих документов;
  • отправки исходящих документов;
  • учета объема документооборота;
  • правил передачи документов между структурными подразделениями.

 «Регистрация документов», который устанавливает:

  • как регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
  • сроки и методы регистрации;
  • как правильно индексировать документы.

 «Организация справочной работы», который описывает:

  • информационно-справочную работу в компании;
  • справочные картотеки, электронную базу данных и другие справочные массивы;
  • систематизацию и классификацию справочной информации;
  • технологию поиска информации.

 «Контроль за исполнением документов», который: 

  • определяет категории документов, которые обязательно подлежат контролю;
  • описывает постановку документов на контроль;
  • описывает методы контроля (отметки на документах, контрольные карточки), обязанности исполнителей;
  •  устанавливает, как обобщать данные по контролю за исполнением документов и уведомлять об исполнительской дисциплине начальников.

 «Оперативное хранение документов», который устанавливает:

  • как служба делопроизводства и другие подразделения должны хранить документы;
  • ответственность за сохранность документов;
  • как правильно отдельные категории документов формировать в дела;
  • как разрабатывать и использовать номенклатуру дел;
  • как систематизировать дела.

 «Подготовка документов к сдаче в архив», который включает:

  • рекомендации, какие документы стоит подготовить к хранению, а какие – уничтожить;
  • описание требований к оформлению и подготовке к хранению дел;
  • передачу дел в архив.

инструкции по делопроизводству зависит от того, какие на предприятии условия работы, как построены технологии делопроизводства. Поэтому она состоит не из всех тематических разделов. Инструкцию можно дополнить описанием работы с обращениями граждан, с ДСП, а также техническими аспектами подготовки документов.

Инструкция по делопроизводству может содержать и приложения с оттисками печатей, справочной информацией, перечнем контролируемых документов, рисунками.

  • Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Даже в маленьких компаниях инструкцию по делопроизводству нужно утверждать приказом руководителя.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководитель может подготовить согласно образцу.

Причины, по которым разрабатывается приказ, могут быть изменены, например, вследствие внедрения системы. Если будет необходимость, добавьте ссылку на соответствующие документы.

Кроме того, можно разработать приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству, в тексте которого слово «утвердить» нужно заменить на «ввести в действие», а гриф утверждения – поставить на саму инструкцию по делопроизводству.

Также в приказе можно указать поручения, их сроки и исполнителей.

Если разработана новая инструкция по делопроизводству, то при ее утверждении обязательно нужно добавить стандартную фразу «Признать утратившим силу приказ …», чтобы отменить действие прежнего документа.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается нечасто, потому что действует длительное время. Пересматривать инструкцию требуется, если на предприятии изменилась технология делопроизводства или произошли значительные изменения в существующих документах, регламентирующих методы работы с архивом. Каждое новое правило должно быть утверждено приказом руководителя.

Открытое акционерное общество «Калина»

ПРИКАЗ

г. Москва

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                                                                       О.К. Малина

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Источник: https://www.gd.ru/articles/8617-instruktsiya-po-deloproizvodstvu-razrabotka-s-nulya

Рабочая инструкция

Инструкция: образцы по теме

Упорядочить процесс заказа, планирования и изготовления образцов изделий на основном производстве.

2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящей инструкции применяются следующие сокращения и обозначения:

  • ДР — дирекция по развитию;
  • ОГТ — отдел главного технолога;
  • ПДО — планово-диспетчерский отдел;
  • УПК ПДО — участок подготовки компонентов планово-диспетчерского отдела;
  • ОПП — опытно-промышленная партия;
  • УСП ДР — управление по сопровождению производства дирекции по развитию;
  • НД — нормативный документ.
  • КД — конструкторская документация;
  • ТД — технологическая документация;
  • ЦСиМ — цех сборки и монтажа;

3.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность за выполнение положений инструкции в целом несёт главный технолог предприятия.

4.ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

Процесс представлен блок-схемой на следующем листе настоящей инструкции.

Ежемесячно 25-го числа предыдущего месяца Заместитель главного конструктора по сопровождению производства простым письмом информирует Начальника ПДО и Главного технолога о возможных заданиях на изготовление образцов.

При заказе изготовления образцов на основном производстве заполняются следующие документы:

  • лист изготовления образцов;
  • решение о запуске партии;
  • задание и чек-лист для проведения ОПП.

При предварительном планировании на каждый вид образцов ПДО отводит одну смену.

При итоговом планировании ПДО учитывает время, требуемое для сборки и указанное в Листе изготовления образцов.

Для каждого вида изделий, образцы которых требуют изготовления на основном производстве, заполняется форма «Лист изготовления образцов».

Не позднее, чем за 5 рабочих дней до предполагаемой даты изготовления образцов Заместитель главного конструктора по сопровождению производства дирекции по развитию инициирует заполнение листа изготовления образцов и согласуется его с ОГТ и ПДО.

Согласованный Лист изготовления образцов хранится у Заместителя главного конструктора по сопровождению производства.

Лист изготовления образцов предназначен для ответов на организационные вопросы при запуске сборки изделий на линиях.

Графы «Наименование / код изделия по 1C» и «Назначение образцов» заполняет представитель УСП ДР.

Примеры назначения образцов:

  • для проведения типовых испытаний в дирекции по развитию;
  • для проведения испытаний потребителем;
  • для согласования с потребителем по процедуре РРАР;
  • для согласования с потребителем внешнего вида.

Вопросы листа изготовления образцов:

  • Количество образцов — указывается количество образцов, подлежащих изготовлению, кратно мультиплицированию платы.
  • Дата запуска — указывается согласованная дата изготовления образцов
  • Линия сборки — указывается согласованная линия сборки образцов (номер линии)
  • Продолжительность сборки — указывается требуемые временные ресурсы линии для сборки образцов в часах
  • Время старта — указывается время начала переналадки линии для изготовления образцов
  • Требуемые ресурсы — указываются требуемые человеческие ресурсы для изготовления образцов с градацией по квалификации. Хронометраж на изготовление образцов ОГТ не делает

Ф.И.О. сопровождения от ДР — указывается Ф.И.О. сотрудника, сопровождающего изготовление образцов от дирекции по развитию

Ф.И.О. сопровождения от ОГ Т — указывается Ф.И.О. технолога, сопровождающего изготовление образцов от ОГТ

Ф.И.О. получателя образцов — указывается Ф.И.О. сотрудника, которому физически передаются образцы после изготовления

Папка КД — указывается папка на сервере с КД по изготавливаемым образцам. Состав документации, требуемой для изготовления образцов, указан в СТП «Технологическая подготовка производства и управление технологической документацией». В исключительных случаях с согласия ОГТ возможно отсутствие отдельных документов.

1C — указываются даты заведения карточки готового продукта и полуфабрикатов, заведения спецификации, указывается, что делать по 16 с готовыми образцами (списать, куда переместить и т.д.)

Дата готовности маршрутного техпроцесса — указывается дата подготовки маршрутной технологии (карты потока процесса) для изготовления образцов. Подготовка операционной технологии на усмотрение Главного технолога, за исключением критичных операций.

Краткое описание техпроцесса — кратко описывается, как изготавливается образец.

Пример 1: образцы КСУД M74 собрать вплоть до операции сборки с дном включительно, не вальцевать. Внутрисхемное тестирование не проводить. Упаковать стандартную тару вместе с корпусом.

Пример 2: образцы собрать только по поверхностному монтажу без АОИ.

Дата готовности программ SMD — указывается конечная дата подготовки программ для установщиков поверхностного монтажа

Дата готовности программ АОИ — указывается конечная дата подготовки программ для автоматической оптической инспекции, если АОИ проводится.

Дата получения трафарета — указывается дата получения трафарета.

Дата передачи несерийной комплектации — указывается дата передачи комплектации, заказанной в ДР для сборки образцов.

При подготовке комплектации для изготовления образцов используется следующее правило:

Сотрудник ДР, отвечающий за несерийную комплектацию, отрабатывает спецификацию 1C нa образцы изделия и выделяет в ней те компоненты, которые должны быть переданы на участок подготовки компонентов. Передача отработанной спецификации 1С начальнику участка подготовки компонентов проводится не позднее, чем за 3 дня до даты изготовления образцов.

Комплектация, которая не используется в основном производстве, платы и корпусные изделия заказываются ДР самостоятельно и передаются на участок подготовки компонентов не позднее, чем за 2 дня до даты начала изготовления образцов. Перенос срока передачи компонентов возможен только по согласованию с ПДО.

Комплектация, которая используется в основном производстве и требуется для изготовления образцов, заказывается со склада компонентов сотрудниками ПДО согласно РИ «Инструкция по работе с заявками» после передачи отработанной сотрудником ДР спецификации.

Не позднее, чем за сутки до изготовления образцов, ОГТ оформляет решение о запуске партии по, в котором помимо данных по комплектации указываются ответы по статусу подготовки производства образцов по Листу изготовления образцов.

В случае отсутствия решения о запуске партии изготовление образцов не допускается.

По итогам сборки образцов чек-лист до заполняется в срок не позднее, чем через 3 дня после передачи образцов заказчику.

В случае возникновения разногласий при согласовании Листа изготовления образцов решение принимается на совещании Заводской комиссии.

5.ССЫЛКИ

СТП «Технологическая подготовка производства и управление технологической документацией»;

РИ «Работа с давальческим сырьём»;

РИ «Инструкция по работе с заявками»;

Ф «Задание и чек-лист для проведения ОПП»;

Ф «Лист изготовления образцов»;

Ф «Решение о запуске партии».

Источник: http://gostost.ru/instrukcij-izgotovlenie-obrazcov/

Инструкция — простой в написании вид статей для сайтов

Инструкция: образцы по теме

Статьи-инструкции… Их любят и читатели, и заказчики, и веб-авторы.

Нам заказали серию статей-инструкций!

Читатели за исчерпывающее руководство и решение проблем, заказчики— за растущую лояльность читателей и повышение собственной экспертности. А веб-авторы за простоту написания этих статей для сайтов и востребованность на рынке.

Правда, есть один минус.

Инструкция должна быть написана по правилам и учитывать все особенности этого вида статей. Готовы узнать все правила, особенности и нюансы?

Тогда начинаем…в формате инструкции, конечно.

Источник: https://free-writing.ru/instrukciya-dlya-instrukcii-vostrebovannyj-i-prostoj-v-napisanii-vid-statej-dlya-sajtov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.