Форма паспорта архива организации

О внедрении паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию, распоряжение главы городского округа

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, в целях реализации статьи 17 Закона Калининградской области “Об Архивном фонде Калининградской области и архивах”, а также обеспечения централизованного муниципального учета документов государственной части Архивного фонда области, временно хранящихся в организациях города Калининграда:

1. Утвердить форму паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение N 1).

2. Утвердить и ввести в действие “Инструкцию о порядке заполнения паспорта архива” (приложение N 2).

3. Руководителям организаций обеспечить ежегодное представление паспортов архивов в архивный отдел мэрии города в срок до 20-го декабря текущего года.

4. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на архивный отдел (Щепкина Е.Н.).

Приложение n 1. паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 19 __ года

МэрЮ.А.СавенкоПРИЛОЖЕНИЕ N 1к распоряжениюмэра г.Калининградаот 7 декабря 1998 года N 1154-р

Кому представляется ________________________

наименование и адрес
____________________________________________
получателя
Кем представляется _________________________
наименование и адрес
____________________________________________
отчитывающейся организации
____________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации

1. Общие сведения

2. Сведения о документах

3. Кадры Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

————————————————

┌═══════┬════════════════════‰   Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное│ Код   │ Количество         │   Отопление: центральное, печное, отсутствует│строки │ штатных работников │   Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет├═══════┼════════════════════┤   Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют│ 301   │                    │   Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет

└═══════┴════════════════════…   Читальный зал: есть, нет

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

“____” ________________ 19 __г.

Руководитель

______________________________

фамилия и телефон исполнителя

Приложение n 2. инструкция о порядке заполнения паспорта архива

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2к распоряжениюмэра г. Калининграда

от 7 декабря 1998 года N 1154-р

Настоящая инструкция определяет порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию – документа централизованного муниципального учета, установленного Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержден приказом Росархива от 11.03.97 года N 11 и зарегистрирован Минюстом России – регистрационный N 1344 от 8 июля 1997 г.).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Паспорт составляется каждой организацией – источником комплектования Калининградского городского архива.

1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 1 декабря текущего года и хранится постоянно.

1.3. Паспорт представляется в архивный отдел мэрии города Калининграда к 20 декабря.

1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенных документов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении фондах и документах, включая неописанные.

1.6. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления не допускаются.

2.1. Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 “Количество фондов”

Указывается количество архивных фондов, которые находятся на хранении в организации. Фондом называется весь комплекс документов, образующихся в деятельности организации. Кроме фонда данной организации, в архиве могут находиться документы ликвидированных организаций, а также подведомственной сети.

Графа 3 “Загруженность архивохранилища в процентах”

Степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества единиц хранения, хранящихся в архиве, с учетом документов, принятых на временное хранение, на расчетную вместимость архивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100.

2.2. Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 “Количество единиц хранения. Всего”

Указывается общее количество дел постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в архиве организации.

Графы 2-3 “Крайние даты”

Указываются для документов постоянного хранения даты первого и последнего документов, находящихся в архиве.

Для документов по личному составу первоначальная дата поступления дел в архив организации должна совпадать, как правило, с годом ее создания.

Графа 4 “Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения”

Указывается количество дел постоянного хранения и по личному составу, обработанных в делопроизводстве и внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов администрации Калининградской области.

Графа 7 “Хранится сверх установленного срока”

Указывается количество дел постоянного хранения, которые хранятся в архиве организации сверх установленного ст. 19 Закона “Об Архивном фонде Калининградской области и архивах” срока.

2.3. Раздел 3. Кадры

Указываются данные об освобожденных сотрудниках архивов.

Паспорт должен быть подписан руководителем организации. Указывается фамилия и телефон исполнителя.

Источник: //docs.cntd.ru/document/438860348

Инструкция по заполнению паспорта архива

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

1. Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 — «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно.

В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

• постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
  организации;
• постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

Скачать (в формате doc)

Источник: //www.komi-permarchiv.ru/index.php?page=instruktsiya-po-zapolneniyu-pasporta-arhiva