Форма обложки дела

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

91

Приложение № 25

к п. 3.5.3.

код федерального архива ________

код федерального органа исполнительной власти ________

___________________________________________________________________________________________

(Наименование федерального архива)

(Наименование федерального органа исполнительной власти и структурного подразделения)

ДЕЛО № ______ ТОМ № ___

_____________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На _________ лист Хранить _____________

Ф. № __________

Оп. № _________

Д. № __________

92

Приложение № 26

к п. 3.5.3.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬДЕЛА № ________

в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________________; пропущенные номера листов ____________________________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________________________

Формат А4 (210 × 297 мм)

Форма листа-заверителядела

93

Приложение № 27

к п. 3.5.3.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _________________________

Итого____________________________________________________ документов, (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________. (цифрами и прописью)

Формат А4 (210 × 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

На основании__________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

_____________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-историческойценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________________________

(название фонда)

Итого____________________________ дел за __________________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________________________________

(наименование архивного учреждения) (протокол от ______________________ № ____________________ )

Источник: //StudFiles.net/preview/3962078/page:15/

Оформление обложки личного дела

1. Анкета или личный листок по учету кадров. 2. Дополнеия к анкете или личному листку. 3. Автобиография. 4. Второй экземпляр трудового договора.

5. Копии документов об образовании. 6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности. 7. Рекомендационное письмо. 8.

И так далее. В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление работника.

Внутренняя опись документов личного дела

К ним относятся

1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Как оформить личное дело сотрудника

, в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования дел в соответствующих ведомствах (см.

например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381). Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации).

Правила формирования личного дела на сотрудника

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника.

не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в карточке, рекомендуется не включать в личное копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы личного подшиваются в папку — «дело».

В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Формирование личного дела работника

После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров.

Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Обложка дела – образец оформления

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно.

Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.

Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).

Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы.

Источник: //yuridicheskayakonsulitatsiya.ru/oformlenie-oblozhki-lichnogo-dela-28149/

Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Оформление обложки дела – последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье.

Оформление обложки дела – заключительный этап общей процедуры формирования дела.

Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

Как происходит формирование дел

Процедура формирования дел происходит в три этапа:

согласно утвержденной номенклатуре дел исполненные документы распределяются по делам;

внутри дела документы располагаются в определенной последовательности (тематической, хронологической, по субъектам дела и т.д.);

обложка дела оформляется согласно установленному порядку.

Если на предприятии действует централизованная форма делопроизводства, то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

От того насколько правильно сформировано дело, зависит правильность оформления обложки дела. Поэтому стоит напомнить эти правила:

1. В дело группируются деловые бумаги за один календарный год. Исключение составляют судебные и личные дела, а также деловые бумаги выборных органов.
    
2. Деловые бумаги постоянного и временного срока хранения распределяются по разным делам. Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело.
    
3. В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги. (Разного рода черновики, временные копии, проекты, а также бумаги, подлежащие возврату, в состав дела не включаются).
    
4. Оформление каждого компонента дела регламентируется правилами, закрепленными федеральными, региональными и локальными нормативными актами.
    
5. Инициативные письма (запросы) и ответы на них, сопроводительные письма и приложения к ним должны хранится в одном деле.
    
6. Объем завершенного дела составляет не более 250 листов. Минимальный объем папки не ограничен. Если количество бумаг больше, то дело делится на тома и части.
    
7. Существует несколько вариантов сортировки компонентов дела:
   • хронологический (по порядку регистрационных номеров);
   • алфавитный (по фамилиям заявителей, личные карточки сотрудников, анкеты, сводки, отчеты из разных подведомственных структур);
   • тематический (по рассматриваемым вопросам).

Как документы группируются в дела

Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории.

Распорядительные документы группируются в отдельные папки согласно их виду: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения). Возможно уточнение разновидности приказа по автору: министерство, организация и т.д.

Как известно, приказы бывают трех типов: по личному составу, по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Каждый тип приказа формирует отдельное дело.

Протоколы заседаний группируются в папки по критерию авторства протокола (коллегия, совещание, совет директоров и т.д.), внутри папки они сортируются по дате и порядковому номеру.

Как правило протоколы заседаний готовятся на основании других деловых бумаг: проект решения, повестка дня, доклад. Эти бумаги также помещаются в папку с протоколами в последовательности решаемых вопросов.

Утвержденные планы и отчеты группируются в папки отдельно от проектных и расчетных документов по ним.

Отчет за 2021 год, составленный в 2021 году, должен быть подшит в дело 2021 года, а не 2021-го.

План на 2021 год, составленный в 2021 году, – в дело 2021 года.

Если план является перспективным, то он относится к году начала его действия, в свою очередь отчет о реализации такого плана – к последнему году его действия.

Порядок расположения компонентов отчета является систематическим.

Лицевые счета работников по зарплате группируются в отдельные папки. Внутри дела они сортируются по фамилиям в алфавитном порядке.

Статистическая документация, которая накапливается в ходе управленческой деятельности может группироваться отдельно, а может – вместе с другими бумагами по данному вопросу.

Например, в папке находится отчет предприятия по основной деятельности за 2021 год. Целесообразно включить в эту папку все виды аналитических и статистических отчетов, иллюстрирующих деятельность предприятия за текущий период.

Переписка также составляет отдельный блок документации. Вопрос, решаемый в ходе переписки представлен в папке в хронологической последовательности: от самых первых бумаг, ставящих проблему до более поздних.

Справка

Личные дела имеют свою особую последовательность расположения составляющих компонентов:

1. внутренняя опись компонентов дела;
2. заявление о приеме на работу;
3. анкета;
4. автобиография;
5. документы, подтверждающие образование;
6. выписки из распорядительных документов о назначении;
7. дополнительные материалы (справки и другие бумаги).

Трудовые договорыи личные карточки формируются в отдельные дела и не включаются в личные дела. Порядок сортировки договоров внутри папки – алфавитный.

Документы подведомственных организаций, которые поступили в вышестоящую структуру, формируются в отдельные дела. Для каждой организации – своя папка.

Другой вариант – деловые бумаги одного вида, относящиеся к подведомственным структурам, группируются в отдельную папку. Примером может служить папка годовых отчетов филиалов о реализации товара.

Подробнее обо всех тонкостях и нюансах формирования дел и группировки деловых бумаг в папках читайте в статье Правила формирования дел.

Как оформляется обложка дела

Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела. В обязательном порядке обложка должна содержать:

Название структурного подразделения;

Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

Срок хранения. Если дело относится к категории постоянного хранения, то на нем ставиться надпись: “Хранить постоянно”

Количество листов дела. Данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе, находящимся внутри папки);

Крайние даты компонентов дела (они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является первой крайней датой, дата последней по времени бумаги является второй крайней датой).

Справка

Обратите внимание

1. Организация или отдел за период, к которому относятся бумаги, входящие в состав дела, могла изменить свое наименование. В таком случае старое наименование компании заключается в скобки, а под ним дается новое наименование.

    

2. Иногда возникает необходимость в качестве приложения включить в состав папки бумаги, выходящие за крайние даты. В таком случае, под строкой “Крайние даты” делается следующая запись: «в деле имеются документы за… год(ы)».

    

3. Если папка содержит годовые планы или отчеты, то в ее заголовке уже будет указание на год. В таких папках даты могут не указываться.
    
4. Обычно на обложку дела переносится заголовок, взятый из номенклатуры дел предприятия.

   Если возникает необходимость, в него могут быть внесены уточнения (номера протоколов или приказов).
    

5. В том случае, если дело состоит из нескольких томов или частей, то общий заголовок должен присутствовать на каждом томе.

    

6. Если в папке содержатся копии деловых бумаг, то в заголовке должно быть это указано. Специальных указаний на подлинность деловых бумаги делать не следует.

    

7. Если дела, сформированные на вашем предприятии, впоследствии будут переданы в государственный или муниципальный архивы, то на обложке дела необходимо предусмотреть место для названия того архива, в который бумаги будут переданы.
    
8. Формирование дел и оформление обложки осуществляется после окончания того календарного года, в который они были созданы. Передача дел в архив предприятия происходит в соответствии с описью дел.

Подробнее о том, как подготовить дело для передачи в архив организации, с примерами оформления и ответами на частые вопросы читайте в статье: “Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел”

Скачать чистый бланк >>>

Источник: //www.sekretariat.ru/article/211069-oformlenie-oblojki-dela-17-m9