+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Должностная инструкция делопроизводителю

Содержание

Должностная инструкция инспектора делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителю

– Коммерческое право – Должностная инструкция инспектора делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя Организации, осуществляющие широкий спектр деятельности, как правило, могут себе позволить содержать в штате и секретаря, и делопроизводителя. Однако небольшие предприятия, которые не отличаются большим количеством работников, как правило, объединяют эти две должности в одну – секретарь-делопроизводитель.

Секретарь – это служащий, основной обязанностью которого является обеспечение работы руководителя предприятия с организационной и документационной точки зрения. Здесь прослеживается конкретика в должностных обязанностях.

Если к работе секретаря прибавить функции делопроизводителя, то круг деятельности расширится: сотрудник должен будет отвечать за обработку документации всего учреждения.

Общие положения 1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.1.3.

Внимание

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.5.

На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.1.6.

Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,обеспечивать их удобный и быстрый поиск. 3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальныематериалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку иликомпьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранениев архив.

3.8.
4.2.

Вносить на рассмотрение руководства предложения посовершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренныминастоящей инструкцией. 4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в егокомпетенцию.

4.4.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Важно

Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия.

  • Функции и задачи.Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации.

Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг.

  • Должностные обязанности.Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности.
  • Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д.

    Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 3.6. [Вписать нужное]. 4. Ответственность Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность: 4.1.

    За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2.

    За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
    4.3.

    За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.4.

    Должностная инструкция делопроизводителя

    В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. 3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

    4. Отправляет исполненную документацию по адресатам. 5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
    6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 7.

    Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. 9.

    Должностная инструкция инспектора-делопроизводителя

    Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению (заведующего . канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения) 1.4.

    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

    — . 1.5.

    Должностная инструкция старшего инспектора-делопроизводителя

    Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.

    Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна.

    Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности.

    Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

    Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности делопроизводителя Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:2.1.

    Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.2.3.

    Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего. Должностная инструкция делопроизводителя Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

    1. Общие положения.В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения – места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием.

    Должностная инструкция инспектора делопроизводителя скачать

    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за: — состояние учета и регистрации документов, указанных в п.

    1 раздела 2 настоящей должностной инструкции; — формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию; — .

    Должностная инструкция разработана в соответствии с (наименование, . номер и дата документа)

    Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г. СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г.

    Источник: http://prodhelp.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-inspektora-deloproizvoditelya/

    Должностная инструкция делопроизводителя

    Должностная инструкция делопроизводителю

    Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года.

    На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

    На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

    Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

    1. Общие положения

    1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

    2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

    3. Делопроизводитель должен знать:

    — нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

    — основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

    — структуру предприятия и его подразделений;

    — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

    — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

    — основы организации труда;

    — правила эксплуатации вычислительной техники;

    — основы законодательства о труде;

    — правила внутреннего трудового распорядка;

    — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

    4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

    — законодательством РФ,

    — Уставом организации,

    — приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

    — настоящей должностной инструкцией,

    — Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

    5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

    6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

    Делопроизводитель:

    1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

    2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

    3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

    4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

    5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

    6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

    7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

    8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

    9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

    10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

    11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

    12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

    3. Права делопроизводителя

    Делопроизводитель имеет право:

    1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

    — по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

    — о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

    2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

    3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

    4. Ответственность делопроизводителя

    Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

    1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

    2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

    Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya

    2. Должностные обязанности

    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

    2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

    2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

    2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

    2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

    2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.

    2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

    2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

    2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

    2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

    2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

    2.12. [Вписать нужное].

    3. Права

    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

    3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

    3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

    3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

    3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

    3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

    3.6. [Вписать нужное].

    4. Ответственность

    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

    4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

    4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

    – состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;

    – формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

    – [вписать нужное].

    Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

    Руководитель структурного подразделения

    [инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

    Согласовано:

    Начальник юридического отдела

    [инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

    С инструкцией ознакомлен:

    [инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

    Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya

    Специалист по делопроизводству обязанности

    Должностная инструкция делопроизводителю

    Утверждаю: Должность руководителя, утверждающего должностную инструкцию: __________________ Ф.И.О. «__» _____________ 200_ год

    2. Квалификационные характеристики

    2.1. Делопроизводитель должен знать:

    — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

    — основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

    — структуру предприятия и его подразделений;

    — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

    — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

    — основы организации труда;

    — правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;

    — основы законодательства о труде;

    — правила внутреннего трудового распорядка;

    — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

    2.2. Делопроизводитель должен уметь:

    — пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

    3. Должностные обязанности

    3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:

    3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

    3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

    3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.

    3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

    3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

    3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

    3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

    3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

    3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

    3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

    3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

    3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

    3.14.

    Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

    Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

    3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.

    3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.

    3.17. Копировать необходимые для работы документы.

    4. Права

    Делопроизводитель имеет право:

    4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

    4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

    4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

    4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

    4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    5. Ответственность

    Делопроизводитель несет ответственность:

    5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

    5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.

    5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

    5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

    5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

    5.6. За неразглашение коммерческой тайны.

    5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.

    6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя

    6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.

    6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.

    7. Взаимоотношения

    Делопроизводитель:

    7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

    7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.

    Разработал: Наименование должности _____________________ Ф.И.О. подпись Согласовано:

    Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.

    С инструкцией ознакомлен: Делопроизводитель: ___________________ /Ф.И.О./ «__» _____________ 200_ год подпись

    Источник: https://u-bags.ru/%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82-%D0%BF%D0%BE-%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D1%83-%D0%BE%D0%B1%D1%8F%D0%B7/

    Делопроизводитель: должностные обязанности

    Должностная инструкция делопроизводителю

    Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами.

    Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.

    Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

    Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

    Кто такой делопроизводитель

    Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации.

    Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация.

    Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

    Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек.

    В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных.

    Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

    Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

    Отличие от секретаря

    Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию.

    Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата.

    Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

    Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

    В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

    Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции.

    К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании.

    Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

    Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций.

    В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков.

    Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

    Деятельность делопроизводителя

    Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря.

    Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника.

    Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

    Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота.

    Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций.

    Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

    Должностные обязанности

    Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции.

    Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо.

    Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

    Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

    Делопроизводитель — должностные обязанности:

    1. Формирование электронной базы документов.
    2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
    3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
    4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

    Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

    Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

    Права

    Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством.

    Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности.

    Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

    Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

    Ответственность

    Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства.

    Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины.

    Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

    Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

    Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

    Требования к работнику в данной должности

    Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование.

    Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам.

    Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

    Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

    Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

    1. Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
    2. Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
    3. Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
    4. Практический опыт в рассматриваемой сфере.
    5. Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

    Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

    Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

    Выводы (+ видео)

    В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда.

    На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения».

    Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

    Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/deloproizvoditel-dolzhnostnye-obyazannosti.html

    Должностные инструкции делопроизводителя в организации – СИЗ, нормы, инструкции

    Должностная инструкция делопроизводителю

    Профессия секретаря-делопроизводителя получила своё широкое распространение сравнительно недавно, однако специалисты данной области работы считаются высококвалифицированными и востребованными на рынке труда. И человек данной профессии может получить перспективы в карьерном плане и с точки зрения профессионального роста, в случае работы в больших компаниях, которые имеют целые службы секретариата.

    Актуальность профессии

    Секретариатом считается структурный отдел организации, в обязанности которого входит проведение переговоров по телефону, работа с документами и переводами, ведение служебной переписки и многое другое.

    Однако необходимо отметить, что объемы работы достаточно велики, так как каждый день через руки делопроизводителя проходит огромное количество бумаг, требующих проведения аналитической работы и перенаправления адресату, в некоторых случаях требуются также навыки перевода с иностранного языка, и, конечно же, сопровождение деятельности предприятия в части определённых должностной инструкцией полномочий. Однако речь об этом пойдёт несколько позже.

    Относительно возникновения профессии следует сказать о давних корнях её происхождения.

    Так, раньше функции делопроизводителя выполнялись писарями и секретарями, и только в конце прошлого столетия появилась такое наименование профессии, как секретарь-делопроизводитель.

    Были основаны факультеты в ВУЗах, обучение в которых предполагает получение соответствующего документа об образовании в качестве специалиста категории делопроизводства и архивного дела.

    Умения и качества

    Претендент на занимание данной должности должен обладать определёнными навыками и умениями, преимуществом в получении должности будет наличие профильного образования, однако это не носит обязательного характера.

    Среди требований к претенденту следует выделить такие умения, как:

    • Проведение работы с документацией предприятия;
    • Знания основ делопроизводства;
    • Знания основ архивного дела.
    • Уверенное владение компьютером и офисными программами.
    • Знание и умение в пользовании орг. техникой.
    • При этом важно уметь не только пользоваться программным обеспечение и орг. техникой, но и уметь проводить мелки ремонт и организовывать серьёзный ремонт неполадок и ошибок системы.

    Другие существенные навыки:

    • Знать содержание руководящих и нормативных документов, которые касаются ведения делопроизводства в компании, и уметь применять их на практике .
    • Владеть основными сведениями из Единой государственной системы делопроизводства.
    • Знать стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    • Структуру организации и её подразделения.
    • Осуществлять контроль за прохождением служебной документации.
    • Знать положения законодательства о труде, а также быть ознакомленным с правилами внутреннего трудового распорядка.
    • Быть ознакомленным с правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

    Секретарь делопроизводитель в большинстве случаев является лицом фирмы, поэтому он должен уметь производить правильное впечатление на посетителей. Важно наличие навыков правильного корректного общения и умения избегать конфликтных ситуаций.

    В большинстве случаев на эту должность претендует женская половина, однако в редких случаях ими могут быть и мужчины.

    Среди прочего, делопроизводитель занимается организацией совещаний, оказывает помощь коллегам, организует график работы персонала и многое другое. Поэтому очень важно наличие опрятного внешнего вида и соответствие одежды внутреннему дрес-коду компании.

    Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

    • для регистрации ИП
    • регистрации ООО

    Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

    • Ведение бухгалтерии для ИП
    • Ведение бухгалтерии для ООО

    Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
    Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

    Каков круг обязанностей?

    В обязанности входит следующее:

    • Проведение работы по приёму и регистрации поступающей корреспонденции (ведение журнала входящих и исходящих документов), применяя регистрационные карточки.
    • Компьютерная обработка поступающей корреспонденции в соответствии с требованиями руководства организации.
    • Передача документов сотрудникам для последующего исполнения.
    • Отслеживать порядок прохождения документов, осуществлять контроль за характером их исполнения.
    • Выдать справки по уже зарегистрированным документам.
    • Отправка на исполнение документации и корреспонденции адресатам.
    • Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции
    • Систематизировать и хранить документацию текущего архива.
    • Подготовка и сдача в архив организации документов, делопроизводство по которым закончено.
    • Обеспечение сохранности приходящей служебной документации.

    Какие полномочия вверяются?

    К полномочиям данного сотрудника относят:

    • Принятие решений в целях обеспечения повседневной деятельности – по всем вопросам в границах компетенции.
    • Запрашивать информацию, необходимую в работе.
    • Подготавливать и предоставлять руководителю предложения по оптимизации своей работы.

    Меры ответственности

    Секретарь в некоторых случаях может нести ответственность за некоторые свои действия, среди которых:

    Меры ответственности указываются в должностной инструкции, в соответствии с нормами законов о труде в РФ.

    Должностная инструкция

    Скачать шаблон и образец должностной инструкции делопроизводителя.

    Этот документа надлежит составлять кадровыми служащими предприятия в произвольной форме, однако, опираясь на нормы законов о труде, и в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.

    В тексте должностной инструкции необходимо сделать и описать такие разделы:

    • Трудовая функция работника (права и обязанности).
    • Определится с уровнем квалификационной подготовки, необходимым для выполнения поставленных задач.
    • Перечень необходимых знаний для успешного ведения работы.
    • Ответственность за несоблюдение положений инструкции.

    Работника необходимо ознакомить с документом под роспись перед началом выполнения обязанностей.

    О работе секретаря делопроизводителя смотрите в следующем видеоролике:

    Работа в разных учреждениях

    Работа секретаря-делопроизводителя сопряжена с выполнением разного рода зада, специфика которых отличается в зависимости от места работы и руководства. Можно работать в таких учреждениях, как ДОУ, школа, администрация, военная часть, МВД, больница.

    Спектр обязанностей будет отличатся в связи с тем, что эти организации осуществляют разного рода деятельность, подчиняются в своей работе разным законам и имеют различные уставы.

    https://www.youtube.com/watch?v=EANPnFCTSUw

    Поэтому трудовая функция будет иметь отличия, однако общие требования к кандидату и основные навыки и умения для получения данной работы идентичны.

    лекция посвященная основам делопроизводства:

    Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=6134

    Делопроизводитель: должностные обязанности

    Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами.

    Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.

    Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

    Источник: http://rossiz.ru/dolzhnostnye-instruktsii-deloproizvoditelya-v-organizatsii/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.