Акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению

Уничтожение документов не подлежащих хранению

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов , не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации.

 Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ.

Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с  полистного просмотра документов, который определит ценность документов,  далее  надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.

В результате работы определены:

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения;
• дела, не подлежащие хранению.  

Список документов, не подлежащих хранению 

Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями. Только после того, как  акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.

Уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено

Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная  ответственность, но также и уголовная.

Составление акта о выделение документов к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК),  соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения,  вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам: 

Правила выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению

•  Решение о уничтожение документов;
•  Полистный просмотр документов;
•  Отбор и выделение документов к уничтожению;
•  Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
•  Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
•  Конфиденциальное уничтожение документов;
•  Составление акта о том , что документы физически уничтожены.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно – документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.

Услуги по уничтожению документов

Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.

Оперативное уничтожение документов

    Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании “Архивный Сервис” проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены.

По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Упаковка и вывоз

  Дела, подлежащие уничтожению, упаковываются и передаются нам для утилизации. Причем и погрузка документации, и ее вывоз на уничтожение будет осуществляться строго под контролем нашего сотрудника, который отвечает за сохранность документов архива.

Передача документов, подлежащих уничтожению, оформляется накладной или актом, в которой следует указать дату передачи документации, а также количество передаваемых дел.

Обращаясь в нашу компанию, вы получаете возможность сосредоточиться на основном направлении вашего бизнеса, в то время, как наши специалисты займутся архивной работой.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем уничтожить документы правильно.

смотрите также:

Для чего нужен страховой фонд архивных документов

Организация архива

Аутсорсинг архива

Оперативное хранение документов

Уничтожение банковских документов

Источник: //archiv-s.ru/public/unichtozhenie-dokumentov-ne-podlezhaschikh-khraneniyu/

Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем

Уничтожение документов в организации — необходимая процедура, которую нужно проводить регулярно. Как подготовить акт о выделении документов к уничтожению, расскажем в статье.

Правила уничтожения документов

Правила уничтожения деловых бумаг с истекшими сроками хранения для всех организаций одинаковы. Обычно это логическое завершение экспертизы ценности (ЭЦ) бумаг. Самая массовая группа документов, которые уничтожают, — дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет.

Выделяет деловые бумаги для утилизации экспертная комиссия (ЭК) организации. Это коллегиальный совещательный орган при руководителе организации, который принимает решение об архивном хранении деловых бумаг или их утилизации. ЭК создается приказом руководителя организации.

ЭК состоит из должностных лиц, которые могут дать профессиональную оценку бумагам разных систем документации. Грамотно оценить деловые бумаги по личному составу может только начальник отдела кадров, деловые бумаги бухгалтерского и налогового учета — главный бухгалтер и т. д.

подлежащие передаче в архив организации (деловые бумаги постоянного срока хранения, бумаги со сроком хранения свыше 10 лет и бумаги по личному составу).

подлежащие выделению к утилизации в связи с истечением сроков их хранения.

Бумаги, сроки хранения которых не истекли, в связи с чем они должны находиться на хранении.

На первую группу деловых бумаг составляются описи, по которым они передаются в архив организации. На вторую группу — акты о выделении к утилизации, не подлежащих хранению. Третья группа деловых бумаг продолжает храниться в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения.

Оценивают деловую бумагу, чтобы определить: имеет ли она после окончания срока хранения практическую, научную, историческую или любую другую ценность. Если бумага ценная, то ЭК решает продлить срок ее хранения. Если нет — она уничтожается. До того как срок хранения истечет, вопрос об оценке деловой бумаги не поднимается и она хранится, даже если ЭК в полном составе считает его ненужным.

Составление акта о выделении документов к уничтожению

Уничтожение деловых бумаг оформляют актом, в котором фиксируют факт утилизации и приводят основание для данной процедуры — ссылку на источник срока хранения. Это могут быть перечни бумаг, другие нормативные правовые акты, протокол ЭК.

Предложения к акту (свои проекты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляют структурные подразделения организации.

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства или секретарь составляет акт о выделении к уничтожению деловых бумаг, не подлежащих хранению.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководителем организации, после чего дела могут быть уничтожены.

На деловые бумаги с истекшими сроками хранения, отобранные для утилизации, в структурных подразделениях составляются акты, которые затем сводятся службой делопроизводства в один акт по установленной форме (см. ниже). В нем выделяются разделы, соответствующие структурным подразделениям, название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

В конце составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество дел, выделенных для утилизации, и запись, подтверждающая фактическую передачу деловых бумаг в пункт приема вторсырья на переработку.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составлен.

Форма акта о выделении документов к уничтожению

Форма акта приведена в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). 

Уничтожить деловые бумаги нужно способом, который исключает возможность восстановить информацию. Поэтому нельзя пускать деловые бумаги на черновики или разрывать.

Уничтожить бумаги организация может сама, если у нее, например, есть промышленный шредер – обыкновенные «кабинетные» шредеры для масштабной утилизации деловых бумаг не подходят.

Также можно воспользоваться услугами специализированной компании.

Справка

Cрок хранения истек

Дела отбираются к уничтожению и включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составляется.

На деловые бумаги с отметкой «ЭПК» может составляться отдельный акт о выделении деловых бумаг для утилизации. 

В нем указываются:

дата и место его составления, наименование перечня, в соответствии с которым проводилась экспертиза ценности документов, годы, за которые выделяются к уничтожению документы, заголовки дел, количество дел (единиц хранения), сроки хранения и номера статей по перечню.

Если к уничтожению выделяются деловые бумаги, имеющие одинаковые заголовки (дела, состоящие из нескольких томов, или дела за несколько лет), в акт вносится групповой заголовок документов дела, а количество дел (единиц хранения) указывается в графе 6, например:

Справка

Хранение деловых бумаг, отобранные для утилизации

Деловые бумаги, отобранные для утилизации, должны храниться отдельно от документов, подлежащих передаче в архив организации и быть систематизированы по группам в соответствии с тем, как они включены в акт о выделении к уничтожению.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, отобранные для утилизации дела физически не уничтожаются до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа и утверждения описей дел руководителем организации.

Акты согласовываются с экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в нем указывается, что описи дел постоянного хранения за те же годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного учреждения, при этом делается ссылка на дату и номер протокола ЭПК.

Организации — источники комплектования государственного или муниципального архива, как правило, представляют акты о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» на рассмотрение ЭПК архивного органа в двух экземплярах вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения, включенных в акт, производится только после утверждения руководителем организации описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. Накладная (или иной документ), выданная пунктом приема вторсырья и подтверждающая прием деловых бумаг для утилизации, хранится в организации вместе с актом.

Источник: //www.sekretariat.ru/article/211145-akt-o-vydelenii-dokumentov-17-m11

Акт об уничтожении документов

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: //thebestsecretary.ru/?p=6036