Акт о приеме-передаче дел по бухгалтерскому учету

Акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2021 году

Трудоустройство главного бухгалтера ничем не отличается трудоустройства рядового гражданина. Однако при его отчислении – процедура расставания более сложная, так как объем работ, который выполняет главбух, требует тщательной передачи дел с оформлением акта приема-передачи.

Функции главбуха во многих процессах деятельности учреждения являются ключевыми.

Поэтому, разрыв взаимоотношений между главбухом и работодателем сопряжен с определенными проблемами для работодателя, связанные с соблюдением ТК РФ и ответственности за допущение ошибки при принятии дел новым должностным лицом. Новых требований к акту приема-передачи в 2021 году законодательством РФ не предусмотрено.

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2021 году

Акт передачи дел при уходе главбуха с работы является документом, обеспечивающим понятие финансового состояния фирмы.

Данный документ требуется, чтобы уходящий главбух передал документально все папки с ведением финансового учета, а также чтобы была проведена инвентаризация имущества фирмы.

При передаче дел в акте надо отобразить положение со всеми видами отчетов, расчетов с персоналом учреждения, со смежными компаниями, которые сотрудничают с фирмой, своевременность налоговых платежей, балансовое положение фирмы и прочие вопросы, касающиеся актов сверок, реестров дебиторской и кредиторской задолженностей и т.д.

(: “Как оформить передачу дел главным бухгалтером”)

Форма

Законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма приемно-передаточного акта при уходе главбуха, поэтому такой бланк заполняется в свободном виде. Особенных требований в 2021 году к его заполнению в законодательных актах РФ нет.

Чаще всего форма данного бланка разрабатывается внутриведомственными положениями, закрепленными в распоряжении начальника или другим локальным документом, где отображаются необходимые положения. К ним можно отнести:

1. Приемно-передаточный акт при замене главбуха составляется только после обеспечения текущих операций по учету, проверке отчетности и финансового положения фирмы (возможно привлечение независимых ревизоров).
2. До заполнения бланка осуществляется инвентаризация материальных, финансовых средств (проверка кассы и текущего счета) и прочих балансовых статей фирмы. Обеспечивается сверка расчетов с налоговой службой и внебюджетными структурами (ПФР, ФСС).
3. Сроки приема-передачи дел и заполнения акта, а также члены созданной комиссии отображаются, как правило, в распоряжении начальника учреждения.

Какие сведения указываются в документе?

Сдача дел при разрыве трудового соглашения с главбухом выполняется на основании распоряжения начальника учреждения. В приказе отображаются члены комиссии, обеспечивающие инвентаризацию имущественных и финансовых ресурсов фирмы и время, на протяжении которого необходимо провести передачу, с предоставлением подписанного акта.

В данном бланке обязаны быть отображены следующие пункты:

1. Общеорганизационные (сведения об учетной политике, с отображением общего положения бухучета в учреждении).
2. Отображение технических операций по учету (использование ПО, утвержденные в учреждении правила сохранности сведений в электронном и бумажном виде и др.).
3. Отображение специализированных норм, использование которых для учреждения является непременным.
4. Правила входа в систему учета (пароли, электронные ключи и пр.).
5. Наличие/отсутствие несоответствия в отчетных материалах с отображением первопричин их появления, а также прочие моменты учетных операций.
6. Передача атрибутов, которые находятся на сохранении у главбуха (штампы, печати, ключи от сейфов и прочие артефакты).
7. Общие сведения по оформлению документа (подписи должностных работников, дата заполнения бланка и пр.).

К составленному приемно-передаточному акту прикрепляются материалы по результатам инвентаризации, список документов и прочих бумаг, подлежащих передаче.

Кроме этого, в акте требуется отобразить найденные при передаче дел несоответствия по отчетам, а также особые мнения (если одна из сторон не соглашается с отображенными в документе данными).

При передаче дел требуется проверять позиции, отображенные ниже.

Состояние амортизируемого имущества

Осуществляя проверку остаточной балансовой оценки предприятия, требуется убедиться в правильности амортизационных начислений на основные фонды (помещения, оборудование и прочие необоротные средства).

Здесь требуется проверить правильность применения амортизационных норм на основные фонды (согласно настоящего законодательства), для чего обеспечивают сверку остатков по учетным счетам на начало проверяемого периода времени с остатками на конец предыдущего отрезка времени.

Необходимо также осуществить проверку переоценки балансовых остатков, грамотность и обоснованность выполнения данной операции.

Сведения об учете материалов

Все материальные средства, полученные учреждением, обязаны приходоваться вначале на складе, а затем выписываться материально-ответственному работнику.

Должно осуществляется ежемесячное списание материальных ценностей согласно актов проведенных работ, с выведением остатков.

При проверке документальных остатков материалов, находившихся в подотчете материально ответственных лиц и на складе, аудитор должен убедится в их наличии.

На крупной фирме, для получения общего видения ситуации по учету в учреждении, проверку учета материальных ценностей можно осуществить выборочно. Остатки имущества на отчетную дату являются начальной точкой для проведения проверки следующего периода движения активов.

Примечание. Присутствие отчетности о движении имущественных ценностей окажет помощь в оценке положения дел в бухгалтерском учете.

Информация о расчете работников

При проверке расчетов с персоналом фирмы нужно убедиться в наличии/отсутствии долгов по зарплате. Это свидетельствует о платежеспособности учреждения и отображается в ежемесячной отчетности бухгалтерии.

Для проверки правильности начисления зарплаты можно взять некоторые фамилии подчиненных и проследить по зарплатным ведомостям начисление, удержание налогов и других платежей, а также фактическую выдачу средств.

Наличие автоматизированного «ПО» по начислению оплаты труда сводит к минимуму возможные злоупотребления, однако, при передаче дел, нового главбуха прежде всего интересует – имеются ли долги по зарплате.

Документы, которые находятся более 5 лет, обязаны быть отосланы в архив, с подтверждением 2-го экземпляра бланка передачи. Все это обязано быть отображено в приемно-передаточном бланке.

Перечень папок по описи

Первичные материалы бухгалтерии требуется передать путем составления списка, который прилагается к акту приема-передачи дел. При огромном документообороте заполняется список папок с материалами определенного назначения за месяц – например, расходные документы, или счета для перечисления и т.д.

Просмотр счетов возможен выборочным путем, с выводом остатков и сверкой их с результатами, отображенными в отчетности на предыдущую отчетную дату. Это необходимо сделать, чтобы новый главбух начал свою деятельность, с привязки к полученным остаткам, как к начальной точке.

Примечание. При ведении учета по структурным отделам – например, по филиалам подобных папок с одинаковыми названиями может быть множество, поэтому в списке указывается их количество.

Список отсутствующих бумаг

При проверке папок месяц за месяцем, осуществляется сверка наличия материалов с включенным сводным списком. При обнаружении недостающих документов составляется список. Уходящий бухгалтер обязан найти отсутствующий документ, в крайнем случае предоставить копию.

Те же материалы, которые отсутствуют, заносятся в список. Это необходимо новому главбуху для подстраховки себя при аудиторской проверке. Данный список также прикрепляется к акту приема-передачи.

Как правильно заполняется акта приема-передачи дел главного бухгалтера в 2021 году?

Как говорилось ранее, акт не имеет стандартного шаблона и оформляется в свободном стиле или согласно самостоятельно разработанному документу в учреждении.

Бланк акта обязан отображать максимум информации:

• Вверху бланка по центру строки отображается наименование фирмы, ИНН, регистрационный адрес.
• Опустившись на строку, слева требуется разместить подпись начальника, утверждающего акт, с отображением слова «Утверждаю», названия должности, названия компании, оставлением места для подписи, Ф.И.О. и даты утверждения.
• Далее по центру строки заполняется наименование документа.
• В следующей строке отображается населенный пункт и дата заполнения документа.
• В содержательном разделе заполняется ссылка на приказ, согласно которого создана комиссия по передаче дел и заполняется данный бланк: «Согласно приказу …»
• Затем размещается таблица, в которую заполняют все сведения по передачи документации. Обычно, такая таблица содержит 4 колонки, в которых отображается:

1. Порядковый номер.
2. Название папки.
3. Число папок.
4. Примечание.

• При перечислении переданных документов, как правило, отображается период проверки и перечисляется список отображающий:

– Учетную политику.

– Бухгалтерскую отчетность.

– Отчетность по налогам.

– Фондовые начисления.

– Акты осуществляемой деятельности и услуг.

– Акты сверок расчетов с организациями.

– Результаты инвентаризации.

– Первичные материалы по учету.

– Контракты с организациями.

• Под таблицей перечисляются сведения о передаче наличных финансов, печати, ключей от сейфов, чековых книжечек, шифров для входа в ПО «клиент-банк» и т.д. При обнаружении в отчетах несоответствия, они записываются, с отображением периода, когда это было сделано, и названия документа. Затем дописывают список приложенных материалов к акту.
• Учетное состояние кассовых операций проверяют путем ревизии наличных средств в кассе фирмы.
• Расчетные операции по безналичным операциям проверяются путем сверки с банком, а также налоговыми структурами, проверив бумажные распечатки с отчетами в ПО 1С.
• Завершение заполнения бланка осуществляется подписями членов комиссии и подписями сторон о сдаче и принятии дел, с расшифровкой Ф.И.О.

Примечание. Если закупки осуществлялись за наличные деньги подотчетными лицами, то обязаны быть прикреплены чеки, квитанции и прочие платежные поручения, а денежные операции обязаны быть отображены в кассе и на балансовом счете №71.

Как передать дела новому главному бухгалтеру

Акт передачи дел обеспечит старому главбуху спокойно покинуть фирму, не переживая о дальнейшей судьбе фирмы. Ответы, на появляющиеся в ходе деятельности нового главбуха вопросы, можно будет увидеть в приемно-передаточном документе.

При намерении главбуха покинуть фирму, руководству необходимо разработать план передачи обязанностей, так как деятельность бухгалтерии прерываться не имеет права. Законодательными нормами не регламентированы правила передачи дел, поэтому приказ начальника издается в свободном стиле, согласно правил составления подобных распоряжений.

В распоряжении надо предусмотреть разделение ответственности старого и вступающего к работе бухгалтера и отобразить:

1. Причину передачи дел (статью отчисления).
2. Время проведения передачи документов.
3. Состав комиссии, выполняющую проверку.
4. Сведения о принимающем лице.
5. Подписи участников приема-передачи, печать фирмы.

Дела обязан принять новый главбух, принятый на работу работодателем. В больших компаниях по штатному расписанию имеется должность заместителя, который может в такой ситуации принять дела, если новый специалист не принят на работу. Впоследствии, приказом руководства, он может быть переведен на должность главбуха.

Для передачи дел назначается комиссия, которая обеспечивает проведение инвентаризации на фирме.

При осуществлении данной операции проверяется:

• Учет финансов, кассовой наличности.
• Государственные платежи.
• Выполнение обязательств перед организациями.
• Итоги инвентаризации

Проверка может осуществляться силами фирмы или путем приглашения внешнего аудитора. При выявлении со стороны главбуха правонарушений, он подлежит административному наказанию вплоть до уголовного, согласно законодательству РФ.

Передаче подлежит бухгалтерская документация, за которую отвечает главбух:

1. Балансовая и кассовая отчетность.
2. Материалы структурных отделов.
3. Банковские документы.
4. Архивные материалы с временем хранения до 5 лет.
5. Ключи от сейфа и остальные хранящиеся атрибуты.

Все атрибуты по передаче заносятся в приемно-передаточный бланк, с подписями сторон.

Скачать бланк и образец акта приема-передачи дел

Источник: //uvolnenie.net/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-glavnogo-buhgaltera/

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики.

Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха.

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

– люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;

– период времени, в течение которого будут переданы документы;

– если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;

– дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;

– порядок, сроки выполнения инвентаризации;

– порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как правильно составить акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо.

Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.

Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

– книги покупок и продаж;

– журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

– журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;

– книги выдачи доверенностей;

– кассовые книги;

– журналы регистрации путевых листов;

– журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

– дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);

– даты, наименования документов, которые передаются;

– список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);

– все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);

– расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Общество с ограниченной ответственностью “Компания”

Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО “Компания”

____________________ (Петров И.В.)

2 мая 2021 г.

Акт приема-передачи документов ООО “Компания”

г. Москва 2 мая 2021 г.

Согласно приказу от 01.04.2021 N 30 бывший главный бухгалтер передала, а действующий главный бухгалтер приняла следующие документы:

Правоустанавливающие документы (учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет, документы о регистрации контрольно-кассовой техники, лицензии – если компания осуществляет лицензируемые виды деятельности, и др.) – 1

Учетная политика организации, действовавшая в период с 2009г. по настоящее время – 1

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2гг. и I квартал 2021 г. – 4

книга (или оборотно-сальдовые ведомости), регистры бухгалтерского учета[2] за гг. и I квартал 2021 г. – 4

Налоговые регистры за 2гг. и I квартал 2021 г. – 4

Документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения) – 1

Акты сверок расчетов с контрагентами за 2гг. – 1

Инвентаризационные описи за 2гг. – 3

Книги покупок и продаж[3] за 2гг. и I квартал 2021 г. – 13

Журналы регистрации счетов-фактур[4] полученных и выданных за 2гг. и I квартал 2021 г. – 13

Документы от поставщиков – товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), полученные за 2гг. и I квартал 2021 г. – 10

Документы от покупателей – товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), выставленные за 2гг. и I квартал 2021 г.

Договоры с поставщиками и покупателями, прочими контрагентами за 2гг. и I квартал 2021 г. – 4

Источник: //www.webohrannik.ru/sovetnik/akt/obrazets-akta-peredachi-del-glavnogo-bukhgaltera.html

Акт передачи дел бухгалтера: образец заполнения, типовой бланк, форма

Уход бухгалтера – не катастрофа для компании, но если его не оформить правильно, то это может принести некоторые проблемы. Поэтому бухгалтеру при увольнении необходимо передать свои дела специально оформленным актом.

Что такое акт передачи дел бухгалтера

Должность главного бухгалтера является ключевой в финансовом управленческом блоке компании, и его увольнение не должно сказаться на бухгалтерской отчетности фирмы. Поэтому при смене бухгалтера требуется передача дел, оформленная актом.

Нормативное регулирование

Требования и форме акта на законодательном уровне отсутствуют, поэтому при его составлении надо придерживаться норм:

• Закона о бухучете (402-й ФЗ).
• Устава фирмы.
• Внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, правил ведения документооборота).

Кем и для чего составляется

Акт составляется бухгалтером, сдающим свои дела, и подписывается принимающим. Он должен подтвердить, что находящиеся на балансе документы, бухгалтерская отчетность и денежные средства предприятия на момент передачи новому сотруднику находятся в полном порядке. При его составлении следует учесть что:

Виды и особенности

При передаче дел главного бухгалтера может возникнуть две ситуации, каждая из которых имеет свои особенности и требует отдельный вид акта:

1. Если сменщик уже найден, то акт оформляется с его подписью, и заверяется директором компании.
2. Если после увольнения вакансия главбуха остается свободной, то дела передаются одному из сотрудников бухгалтерии, означенным в приказе, либо самому директору фирмы. Они и подписывают акт со стороны компании.

Необходимые сведения

Сведения, необходимые для составления акта передачи это:

• Устав, учредительный договор, регистрационные документы.
• Сведения и документы по организации бухучета.
• Регистры по налоговому и бухгалтерскому учетам.
• Отчетность по бухгалтерским, налоговым и финансовым документам.
• Приказ по инвентаризации, плюс акты или описи.
• Отчеты по налоговым сверкам и проверкам.
• Сведения, касающиеся учета основных средств.
• Сведения, касающиеся учета ТМЦ.
• Сведения по учету и движению денежных средств.
• Сведения по учету трудовых отношений с сотрудниками, их рабочего времени и оплаты труда.
• Отчеты по авансовым суммам.
• Договора и акты сверок с партнерами. Накладные, акты работ или услуг.
• Доверенности, справки, путевые листы.
• Доверенности с бланками строгой отчетности.
• Сведения по учету займов и нематериальных вложений.

Структура

Акт должен состоять из нескольких смысловых блоков:

• Начинается с информационного блока: место подписи директора, дата передачи, обоснование (номер приказа) полные инициалы участников процедуры.
• Затем идет перечень передаваемого имущества, включающий: документы, папки, чековую книжку, печать, ключи от сейфа.
• И подписи уходящего бухгалтера и его сменщика, подтверждающие состоявшуюся передачу дел.
• Акт должны дополнять приложения с описью документов в папках и актом инвентаризации денежных средств и задолженностей компании.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

Составляется акт передачи следующим образом:

• Дата подписания акта определяется приказом директора.
• Предварительно проводится инвентаризация финансов компании (касса, остатки на р/с).
• Затем последовательно проверяется состояние дел по бухучету.
• Организация бухучета и учета денежного оборота фирмы.
• Учет ОС, НМА и производственных запасов.
• Учет расчетов фирмы с контрагентами.
• Состояние бухгалтерско-финансовой отчетности.
• Перечень имеющейся документации и ее сохранность.
• После проведения сверки составляется акт передачи с фактически установленными данными. Если уходящий бухгалтер отказывается подписать данный акт, это фиксируется соответствующим актом, и назначается комиссия по проверке состояния бухучета.
• После подписания акта обоими сотрудниками оба экземпляра утверждаются директором.
• Один передается уволенному бухгалтеру, а второй регистрируется по внутреннему документообороту и направляется в архив.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером, расскажет видео ниже:

Бланки и образцы

Единой формы бланка акта передачи дел для бухгалтера не существует. Поэтому компания должна сама разработать подходящую ее форму и утвердить ее для внутреннего документооборота.

Образец акта передачи дел для бухгалтера

Источник: //uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/priem-peredacha/del-buhgaltera.html

Документы бухгалтерского учета

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

1. Первичные.
2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете.

Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички.

Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

• внутренние и внешние;
• распорядительные и оправдательные;
• разовые и накопительные;
• строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации.

В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки.

Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

• наименование;
• номер документа;
• суть сделки или операции;
• данные составителя;
• подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

• в специальных книгах (журналах);
• на отдельных листах и карточках;
• в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
• непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки.

Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу.

Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

• бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
• учетную политику и локальные нормативные акты;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
• переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:

Бланк для заполнения акта

Источник: //ppt.ru/forms/buh/akt-peredachi

Акт приема передачи документов: образец

В процессе функционирования любого предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно потребуется передача документов другому лицу.

При этом осуществляется отправка кадровых, ЖСК и других из рук в руки.

Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании и других лиц.

При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому работнику.

Важно знать основную специфику оформления данных в определенных обстоятельствах. Необходимо правильно его составить.

Для этого используется специальная форма. Применяя бланк, можно составить требуемый файл.

Акт приема-передачи документов бухгалтерии

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк.

Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов.

Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей. В ней указываются следующие данные:

• число, месяц, РіРѕРґ;
• номера;
• наименования бухгалтерских файлов.

Акт приема-передачи при замене директора

Директор Рё главный бухгалтер занимаются заверением важной бухгалтерской документации. Если стоит задача – смена директора, РІ этом случае составляется акт Рѕ передаче его прав РґСЂСѓРіРѕРјСѓ лицу.  

При смене директора, как и главного бухгалтера, необходимо поставить в известность организации, занимающиеся контролем предприятий, а также банк, который обслуживает компанию.

Для государственных предприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Что касается частных организаций, они в этом случае принимают самостоятельное решение.

Для оформления акта потребуется специальный бланк, который нужно заполнить согласно общепринятым нормативам.

Следует сказать, что при смене директора может возникнуть масса вопросов и проблем только в отношении бюджетных компаний. Но они вполне решаемы.

Прием осуществляется комиссией, которая создается РЅР° РѕСЃРЅРѕРІРµ приказа. 

Акт приема-передачи кадровой документации

Для того чтобы правильно заполнить такой файл, необходим образец.

При отправлении кадровых записей другому лицу на предприятии при увольнении, следует заполнить бланк.

Всегда в процессе заполнения кадровых документов нужно обязательно указать такие моменты:

• номер Рї/Рї;
• название;
• временной период;
• число файлов;
• примечания.

Если имеют место такие ситуации, как утрата личных дел, отсутствия заполнения личных карточек, это следует указать в примечании при передаче кадровых документов.

Передача информации, касающейся воинского учета

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, составляется специальный акт, для заполнения которого существует образец. Для того чтобы правильно его составить, потребуется образец, который можно скачать. Данные, которые должна содержать форма:

• название организации;
• дата;
• имена, отчества Рё фамилии должностных лиц, состоящих РІ РєРѕРјРёСЃСЃРёРё;
• должность, фамилия, РёРјСЏ Рё отчество ответственного Р·Р° РІРѕРёРЅСЃРєРёР№ учет;
•  РґРѕР»Р¶РЅРѕСЃС‚СЊ, РёРјСЏ, отчество, фамилия лица, принявшего человека;
• причина;
• название файлов.

Акт приема-передачи документов при замене учредителя

При необходимости в смене учредителя на предприятии возникают определенные сложности. Учредителем назначаются исполнители, которые будут нести ответственность за процесс перевода файлов.

Действует приказ о составлении комиссии.

При этом указывается период, в течение которого осуществляется отправка.

При смене и назначении нового учредителя отправляются в его руки. Форму акта можно скачать без проблем.

Акт приема-передачи документов на хранение государством

​

Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение.

При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.

• реорганизационные мероприятия РІ компании;
• окончание СЃСЂРѕРєР° хранения документации РЅР° предприятии;
• ликвидация компании;
• РґСЂСѓРіРёРµ ситуации.

При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает.

Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте.

В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.

Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК

В этой ситуации осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по тому же принципу, что и в случае приема-передачи информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. Это самые важные документы ЖСК и следует не допускать ошибок в процессе оформления акта, поэтому лучше использовать образец.

Следует скачать файл, на котором ставится дата и обозначается место.

Согласно приказу формируется комиссия, состоящая из трех человек.

Правильно составленная форма РѕС‚ РѕРґРЅРѕРіРѕ лица Рє РґСЂСѓРіРѕРјСѓ, поможет избежать недоразумений. Р’ обязательном РїРѕСЂСЏРґРєРµ такая процедура осуществляется РїРѕ решению РєРѕРјРёСЃСЃРёРё. 

Скачать чистый бланк акта приема-передачи документов

Скачать образец заполнения акта приема-передачи документов

Скачать акт приема-передачи при смене директора

Скачать акт приема-передачи документов по воинскому учету

Скачать акт приема-передачи документов на государственное хранение

Источник: //paperdoc.ru/documents/act/akt-priema-peredachi-buxgalterskix-dokumentov