Акт на вскрытие пакета с запасными экземплярами (дубликатами) ключей от входных дверей, хранилищ, сейфов

| Порядок хранения, учёта и выдачи аварийных ключей (ЧС)

Дорогие друзья!

С Вами Владимир и сегодня мы поговорим о порядке хранения на объекте аварийных комплектов ключей от помещений арендаторов, процедуре периодической проверки ключей, находящихся на хранении, и, разумеется, алгоритме выдачи ключей в случае чрезвычайной ситуации.

Внутренний объём любого Здания поделён на модули, которые, за исключением технических помещений и мест общего пользования (холлы, туалеты, зоны Retail), как правило, сданы в аренду.

Контроль доступа в арендуемые помещения осуществляется при помощи установки механических замков или Системы контроля и управления доступом (СКУД).

Разумеется, от каждого помещения существует как минимум два комплекта механических ключей, один из которых передаётся арендатору по факту подписания договора аренды, а второй остаётся на хранении в Управляющей компании.

И вот здесь, дорогие коллеги, принципиально важно вне зависимости от плотности «нарезки» внутренних площадей изначально грамотно поставить на объекте процесс учёта ключей от всех помещений. Ибо сразу сделать по-человечески всегда проще, чем потом разгребать «завалы».

Основные принципы грамотного построения процесса хранения аварийных комплектов ключей:

1. Управляющая компания должна иметь экстренный доступ в любое арендуемое помещение в случае Чрезвычайной ситуации (пожар, авария трубопроводных, электрических, механических систем и др.).

   Необходим комплект аварийных (ЧС) ключей от каждого помещения, ключи должны быть актуальными (соответствовать дверным замкам);

2. Ключи необходимо хранить в охраняемом помещении с оперативным доступом для технического персонала.

   Для хранения целесообразно использовать специализированный шкаф;

3. Все операционные процедуры с ключами (приём на хранение, проверка, выдача, вскрытие пенала при ЧС) должны быть документально прописаны, ответственные лица – ознакомлены под роспись. Обязательно оформление реестра аварийных ключей.

Оптимальным считаю создание и внедрение стандартизированной операционной процедуры (положения), в котором сжато, четко и понятно прописана последовательность действий при всех манипуляциях с ключами.

Рассмотрим по порядку основные моменты:

I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей

Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?

• В помещении охраны (в интегрированной проходной, мониторной комнате);
• На ресепшн в холле первого этажа здания

Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.

Как хранить ключи?

Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом  пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор). На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.

Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф.

Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.

Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов

При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение. При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности.

В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей».

Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается).

Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.

III. Порядок проверки соответствия (актуальности) ключей

Проверка производится 1 раз в 12 месяцев или чаще, если того требует ситуация (заменён замок, произошла кража и др). Для проведения проверки потребуется следующее:

— реестр ЧС (аварийных) ключей от арендуемых помещений;

— бланк акта вскрытия пенала (тубуса) в двух экземплярах для каждого арендатора;

— номерные пломбы-наклейки (или пластиковые контрольные пломбы);

Для выполнения этой задачи от Управляющей компании создаётся группа из 2-х человек из числа административно-технического персонала, которая осуществляет последовательный обход 100 % помещений и в присутствии представителей арендаторов выполняет следующие действия:

1. вскрытие пенала (тубуса) с ключом;
2. проверку соответствия ключа замку;
3. помещение аварийного ключа в пенал (тубус) и опломбировку пенала;
4. подписание совместного с арендатором акта (форма прилагается)

Повторно обращаю Ваше внимание на тот факт, что любые из вышеперечисленных действий выполняются только в присутствии представителя арендатора. Также настоятельно рекомендую манипуляции с ключами выполнять в резиновых перчатках, чтобы не оставлять отпечатков пальцев – жизнь штука сложная и не стоит брать на себя совершенно необязательные риски.

IV. Порядок вскрытия помещений арендаторов при возникновении ЧС

В случае наличия признаков Чрезвычайной ситуации в помещении арендатора (сработка противопожарных систем, течь воды, бытовой канализации и др.

), группа  быстрого реагирования (ГБР) состоящая, как правило, из сотрудника службы безопасности и дежурного технического специалиста, прибывает к месту хранения аварийных ключей.

Старший смены охраны извлекает из «Шкафа для хранения аварийного комплекта ключей» опечатанный пломбой тубус и вскрывает его.

После вскрытия тубуса аварийный комплект ключей выдаётся ГБР и в присутствии старшего смены охраны производится вскрытие помещения арендатора. По факту устранения аварийной ситуации, помещение закрывается на ключ дежурным техническим специалистом из состава ГБР в присутствии не менее 2-х человек из службы охраны.

Тубус, опечатанный новой пломбой, возвращается на хранение в «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

Арендатору по e-mail направляется уведомление о чрезвычайной ситуации с приложением электронной копии «Акта о вскрытии помещения».

Оригиналы актов подписываются непосредственно у ответственного представителя арендатора сотрудником Управляющей компании из состава административно-технического персонала.

Отмечу, что описанные выше действия необходимо выполнить максимально оперативно – непосредственно в день ЧС или максимум на следующий день. Если ЧС произошла в выходные или праздничные дни, документы оформляются в первый рабочий день после праздников.

Уточнения и рекомендации

1. Арендатор в обязательном порядке должен быть оповещён о ЧС до того момента, как ГБР вскроет помещение. Именно поэтому в Договор аренды необходимо изначально включать номера телефонов для экстренной связи с представителями арендатора.

   Оповещение арендатора осуществляет специально назначенное лицо от Управляющей компании строго по мобильному телефону с установленным программным обеспечением для записи разговоров. Запомните – это очень важно, все разговоры должны быть записаны.

2. Не раз встречал на объектах утверждённые процедуры, в соответствии с которыми дежурный технический специалист обязан оформить «Служебную записку о вскрытии тубуса помещения арендатора» сразу после получения ключей (формы записок могут различаться).

   Друзья, при угрозе развития ЧС заниматься этим делом — полнейшая глупость и все силы необходимо сконцентрировать на оперативном доступе в помещение и ликвидации аварийной ситуации. Здесь действует простой принцип: сначала ликвидируется ЧС, а потом оформляются документы. Не зря ведь при вскрытии помещения присутствуют 3 человека, два из которых — сотрудники службы безопасности.

   Моя позиция в данном вопросе проста: нет совершенно никакой необходимости заставлять дежурного техника заниматься бумагомарательством, оформлением документов занимается строго охрана.

3. Все манипуляции с ключами должны быть документально оформлены в виде Положения, утверждённого Генеральным директором.

   К Положению в обязательном порядке прилагается Лист ознакомления с подписями персонала. Положение, как и другие основные документы, хранится в шкафу с документацией.

4. Если дверь арендуемого помещения оснащена обычным замком и СКУД, и при этом компоненты никак не связаны между собой, то комплект аварийных ключей должен включать в себя как механический ключ, так и электронную карту.

   Дело в том, что чрезвычайные ситуации в помещениях далеко не всегда (к счастью) связны с неконтролируемым горением, а зачастую являются следствием неисправностей различного вида инженерного оборудования. А при отсутствии признаков пожара в помещении, как известно, не сработает противопожарный алгоритм и система СКУД не будет отключена.

   И в этом случае ГБР воспользуется электронной картой для разблокировки электронного замка, что быстро и удобно.

5. Регулярно проверяйте соответствие аварийных ключей замкам помещений – не реже 1 раза в год. Особенно это актуально для объектов с «мелкой нарезкой», когда в здании сдаётся в аренду большое количество помещений малой площади. Когда арендаторов много и они часто меняются, весьма вероятна ситуация несанкционированной смены дверного замка.

Друзья, на этом всё. Если у Вас возникли вопросы — пожалуйста, пишите мне на vy@telluma.ru

Обязательно отвечу на каждое письмо!

Искренне Ваш

Владимир Якимов

Акт вскрытия пенала (тубуса) Акт о вскрытии помещения_лист 1 Акт о вскрытии помещения_лист 2

Источник: //www.telluma.ru/poryadok-hraneniya-uchyota-i-vydachi-avarijnyh-klyuchej-chs/

Тт 78.36.004-2012 типовая инструкция о порядке приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (мхиг), инструкция мвд россии от 03 декабря 2012 года №78.36.004-2012

ТТ 78.36.004-2012

Указание ГУВО МВД Россииот 03.12.2012 N 36/3865

Рекомендации разработанысотрудниками ФКУ НИЦ “Охрана” МВД России Полонниковым В.В.,Белоусом В.Н., Воробьевой Т.Н., Задорожной Е.В., под руководствомА.Г.Зайцева.

Рекомендациипредназначены для инженерно-технических работников вневедомственнойохраны.

1.Общие положения

1.1.

Прием дубликатовключей от квартир и мест хранения имущества граждан (далее – МХИГ),оборудованных техническими средствами охраны (далее – ТСО) иподключенных на пульт централизованного наблюдения (далее – ПЦН)подразделения вневедомственной охраны территориального органа МВДРоссии (далее – Охрана), осуществляется на основании заключенного ссобственником (далее – Собственник) договора на охрану егоимущества (далее – Договор).

1.2. При необходимостивозможно оформление отказа Собственника от предоставлениядубликатов ключей в форме дополнительного соглашения кДоговору.

1.3. В случае согласияСобственника с условиями сдачи дубликатов ключей уполномоченнымисотрудниками подразделения вневедомственной охраны принимаютсяключи от всех замков входных дверей в квартиру (МХИГ), устройстваотпирания (коды доступа) к входной двери в подъезд (холл).

1.5. Самостоятельноевскрытие охраняемой квартиры (МХИГ) сотрудниками ОВО возможнотолько при согласии Собственника.

1.6. Бланки расторгнутыхдоговоров с подписью Собственника о получении ключей илидокументации об уничтожении ключей хранятся в архиве не менее 3лет.

1.7. Запрещается сдаватьв архив бланки расторгнутых договоров без отметки о возврате илиуничтожении ключей.

1.8.

Организация приема,хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ)осуществляется в соответствии с инструкцией, утверждаемойначальником подразделения (при необходимости инструкцияразрабатывается для каждого отдельного ПЦО). Инструкциейопределяются алгоритмы приема, выдачи, хранения, уничтоженияневостребованных дубликатов ключей, а также порядок и контрольведения документации.

2.Порядок приема дубликата ключей от объектов

2.1. Ответственным заорганизацию приема, хранения и выдачи дубликатов ключей отохраняемых квартир (МХИГ) является начальник ПЦО. Допускаетсяназначение ответственного за данное направление деятельностисотрудника из числа руководящего состава подразделениявневедомственной охраны с внесением соответствующих дополнений вего функциональные обязанности.

2.2.

О приеме дубликатовключей делаются соответствующие отметки в договоре, оперативнойкарточке на охраняемую квартиру (МХИГ) и в журнале учетаприема-выдачи дубликатов ключей (Приложение N 1) с указаниемпультового номера, адреса и количества сданных ключей. При этом длякаждого пультового номера необходимо предусмотреть резервное местодля внесения последующих изменений (не менее 3-х записей).

2.3. К принятомукомплекту ключей крепится бирка, на которой указывается пультовойномер и номер Договора.

2.5. В присутствииСобственника пенал с ключами опечатывается (пломбируется).

3.Порядок хранения дубликатов ключей на ПЦН

3.1. Опечатанный пенал сключами хранится в запираемом на замок и опечатанном шкафу.

3.2. Шкафы с дубликатамиключей находятся в помещении, представляющем собой отдельную,технически укреплённую комнату (шкаф), исключающую доступпосторонних лиц.

Внутри каждого шкафа(стеллажа) должна находиться опись хранящихся в нём пеналов сдубликатами ключей с указанием дат проводимых сверок.

Отдельное помещение дляхранения дубликатов ключей оборудуется ТСО с выводом тревожныхизвещений в ПЦО (ЦОУ).

3.3. Допускаетсяразмещение шкафов в прямой видимости дежурной смены ПЦО (ЦОУ).

3.4. Журнал учётаприёма-выдачи дубликатов ключей регистрируется, заносится в описьдокументации и хранится в ПЦО (ЦОУ).

3.5. В период несенияслужбы дежурная смена ПЦО (ЦОУ) несёт персональную ответственностьза сохранность и обоснованность использования дубликатов ключей отохраняемых квартир (МХИГ).

4.Порядок выдачи дубликатов ключей для перезакрытия охраняемыхквартир (МХИГ)

4.1. Перезакрытиеквартиры (МХИГ) с помощью дубликатов ключей должно быть проведено втечение 3-х часов с момента поступления сигнала “тревога” на ПЦООВО при невозможности оповещения Собственника или его доверенноголица.

4.2. Перезакрытиеохраняемой квартиры (МХИГ) производит дежурный ПЦО (ЦОУ) илистарший группы задержания подразделения вневедомственнойохраны.

4.3. О факте выдачипенала с ключами из хранилища для осмотра охраняемой квартирыпроизводится запись в журнале регистрации выдачи и приемадубликатов ключей для осмотра и перезакрытия квартир (МХИГ)(приложение N 2).

4.5. Если перезакрытиеохраняемой квартиры (МХИГ) производится в присутствии доверенноголица Собственника, акт перезакрытия не составляется. В графе N 9журнала указывается Ф.И.О. доверенного лица.

4.6. Если необходимостьвскрытия квартиры (МХИГ) по каким-либо причинам отпала, пенал вопечатанном виде возвращается на ПЦО. В этом случае в графе N 9журнала указывается, что пенал не вскрывался, а также делаетсязапись о причине отмены вскрытия пенала.

4.7. По окончании осмотраохраняемой квартиры (МХИГ) и выяснения причин срабатываниясигнализации сотрудник ОВО, производивший вскрытие квартиры (МХИГ),составляет соответствующий акт (приложение N 3), один экземпляркоторого оставляет в квартире на видном месте, второй сдает вместес дубликатами ключей на ПЦО.

4.8. При приеме пенала сключами необходимо проверить полноту и качество составления акта,соответствие номера договора на бирке с ключами с данными напенале, а также целостность печати (в случае, если вскрытие объектапри его осмотре на месте отпала). О факте возврата ключей делаетсяотметка в журнале выдачи.

4.9. Акт вскрытияквартиры после осуществления контроля помещается в литерноедело.

5.Порядок передачи ключей под ответственное хранение по смене

5.1. Передача ключа отхранилища производится при приеме-сдаче дежурства на ПЦО.

5.2. В ходе приема-сдачидежурства заступающий на смену дежурный ПЦО (ЦОУ) обязан проверитьцелостность печатей и исправность запирающих устройств шкафов дляхранения дубликатов ключей.

5.3. При обнаружениинарушений правил хранения и порядка выдачи дубликатов ключей отквартир (МХИГ), а также при выявлении отсутствия дубликатов ключейпередача дежурства прекращается с незамедлительным докладомруководителю подразделения вневедомственной охраны, которыминициируется проведение служебной проверки по соответствующимнарушениям.

6.Организация и осуществление контроля за хранением и использованиемключей

6.1. Виды контроля:

6.1.1. Ежедневный -осуществляется при приеме-сдаче дежурной смены ПЦО. В ходе контроляпроверяется наличие ключей в открытых пеналах, обоснованностьизъятия ключей из хранилища, наличие соответствующих записей вучетной документации, наличие и качество составления актов овскрытии охраняемых квартир (МХИГ).

6.1.2. Выборочный -осуществляется руководящим Составом (ответственным) подразделениявневедомственной охраны на основании утвержденного графика.

Выборочный контроль можетбыть проведен по инициативе проверяющего при наличиисоответствующего предписания.

Входе проведения выборочного контроля вскрываются указанные вграфике (проверяющего) хранилища (сейфы), производится сверканаличия пеналов с ключами с описью, проверяется наличие печатей напеналах.

Выборочно вскрывается до 10 пеналов, сверяется количествоключей с записями в книге приема дубликатов ключей от квартирграждан.

6.1.3. Инвентаризация -осуществляется комиссией, назначенной приказом начальникаподразделения вневедомственной охраны. Председателеминвентаризационной комиссии не может быть назначен сотрудникданного ПЦО (ЦОУ). Инвентаризация проводится 1 раз в год.

Входе инвентаризации осуществляется проверка наличия и соответствияучетным данным всех хранящихся на ПЦО ключей, а также выполнениетребований настоящей Инструкции.

Результатыинвентаризации, выводы и предложения комиссии оформляются актом.

Акт представляется руководителю подразделения вневедомственнойохраны.

6.2. При установлениифакта утери дубликатов ключей или необоснованного вскрытия пеналовсоставляется акт и инициируется проведение служебной проверки дляустановления обстоятельств дела.

7.Порядок замены ключей

7.1. При необходимостизамены части дубликатов ключей или всего комплекта дежурный ПЦО(ЦОУ) изымает из шкафа (стеллажа) пенал с ключами, затем вприсутствии Собственника производится их замена.

7.2. Дежурный ПЦО (ЦОУ)делает соответствующую запись в книге приема-выдачи дубликатовключей от охраняемых квартир (МХИГ), указав в графе “примечание”причину замены.

8.Порядок выдачи ключей Собственнику во временное пользование

8.1. По письменномузаявлению Собственника (его доверенного лица) дубликаты ключей отохраняемой квартиры (МХИГ) могут быть выданы ему во временноепользование.

8.2. Заявление о выдачеключей от охраняемого объекта помещается в литерное дело.

8.3. О выдаче ключейделается соответствующая запись в журнале приема-выдачи дубликатовключей от охраняемых квартир (МХИГ), которая заверяется подписьюСобственника (его доверенного лица).

Источник: //docs.cntd.ru/document/1200102127